Αποστέλλονται από το γραφείο του (Εισάγετε το όνομα)
Από καιρό σε καιρό θα λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από δικηγόρο που στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο όνομα του γραφείου του. Εδώ είναι μερικά προβλήματα με αυτή την προσέγγιση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Πρώτον, ο δείκτης εμφάνισης των Εισερχομένων των περισσότερων συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα εμφανίσει ένα όνομα που είναι μεγάλο. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα δουν μόνο κάποια μερίδα "από το γραφείο του", και ίσως μερικά γράμματα του ονόματος του ατόμου. Το πιο σημαντικό, φαίνεται ανόητο και λίγο επιτηδευμένο. Ένα γραφείο δεν στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ένας δικηγόρος πρόκειται να στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να είναι στο όνομά του.
Φανταστικά εφέ
Μερικοί δικηγόροι αγαπούν να γίνουν δημιουργικοί με την εμφάνιση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων τους. Την άλλη μέρα έβλεπα ένα μπλοκ υπογραφής δικηγόρου και για μια στιγμή σκέφτηκα ότι έχω προβλήματα οράματος. Αποδεικνύει ότι οι θολές επιστολές ήταν σκόπιμες. Τα ειδικά εφέ μπορεί να φαίνονται διασκεδαστικά, αλλά οτιδήποτε κάνει τις λέξεις δύσκολες στην ανάγνωση είναι μια κακή ιδέα. Ειδικά αν αυτό που είναι δύσκολο να διαβαστεί είναι το όνομα του δικηγόρου και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ακόμα χειρότερα από τα ειδικά εφέ στα γράμματα είναι όταν οι δικηγόροι γεμίζουν τα μηνύματά τους με έργα τέχνης ή φανταχτερά γραφικά. Αυτό καθιστά το μήνυμα πιο αργό για λήψη, πιο αργό για να ανοίξει, και περισσότερο από μια ταλαιπωρία για να διαβάσετε.
Ο στόχος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η επικοινωνία των πληροφοριών, όχι των καλλιτεχνικών δεξιοτήτων. Κρατήστε το απλό.
Δεν υπάρχει Υπογραφή μπλοκ
Δεν είναι τόσο δύσκολο να δημιουργήσετε ένα αυτόματο μπλοκ υπογραφής στα περισσότερα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο και οι απόψεις ποικίλλουν ως προς την ποσότητα πληροφοριών που πρέπει να συμπεριληφθεί σε ένα μπλοκ υπογραφής. Κάποιοι δικηγόροι μετατρέπουν τα footers τους σε μίνι διαφημιστικά μηνύματα που βγαίνουν σε κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ενώ άλλοι κάνουν μια πολύ μινιμαλιστική προσέγγιση μόνο με το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον αριθμό τηλεφώνου τους.
Οι περισσότεροι βάζουν κάποιο είδος ειδοποίησης απορρήτου ή νομική αποποίηση ευθυνών στο κάτω μέρος του υποσέλιδου. Όλα αυτά είναι αποδεκτές χρήσεις ενός μπλοκ υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό που δεν είναι αποδεκτό είναι να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν εντοπίζουν τον αποστολέα. Ο παραλήπτης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα πρέπει να μαντέψει ποιος έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι δικηγόροι πρέπει να εντοπίζονται σαφώς σε κάθε επικοινωνία που στέλνουν και αν ο δικηγόρος είναι έξυπνος, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνει επίσης μια ειδοποίηση περί απορρήτου.
Σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ενώ είστε θυμωμένοι
Ένα από τα οφέλη από το παλιό σύστημα της αποστολής επιστολών στους ανθρώπους ήταν ότι υπήρχε μια ενσωματωμένη περίοδος "ψύξης" μεταξύ της στιγμής που θα γράφτηκε μια επιστολή και πότε θα έλειπε πραγματικά ο παραλήπτης. Αν ο δικηγόρος έγραφε ο ίδιος την επιστολή, θα ήταν πιθανό να παραμείνει σε τραπέζι για αρκετές ώρες πριν να μεταβεί στο ταχυδρομείο. Εάν υπαγορευόταν, από τη στιγμή που ο γραμματέας τελείωσε την πληκτρολόγηση, ο δικηγόρος μπορεί να έχει πάρει πάνω σε αυτό που τον έκανε τόσο θυμωμένος στην πρώτη θέση.
Αυτή η προστασία δεν υπάρχει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο δικηγόρος μπορεί να πυροδοτήσει μια θυμωμένη missive μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα από αυτό που προκάλεσε την οργή. 99,99% του χρόνου, αυτό θα είναι μια κακή ιδέα. Κανείς δεν σκέφτεται σαφώς όταν οδηγείται από θυμό. Πηγαίνετε να κάνετε κάτι άλλο και επιστρέψτε στο θέμα που προσβάλλει αργότερα όταν κάποια από την οργή έχει διαλυθεί.
Θα μπορούσε να κάνει τη διαφορά μεταξύ της διατήρησης ή της απώλειας πελατών, φίλων και χρημάτων.
Δεν πραγματοποιούν έγκαιρες απαντήσεις
Ορισμένοι δικηγόροι θεωρούν ότι ο παλιός κανόνας των 5 ημερών για την ανταπόκριση στην επιχειρηματική αλληλογραφία ισχύει και για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν το κάνει. Ανεξάρτητα από το πόσο ενοχλητικό μπορεί να είναι, η πραγματικότητα είναι ότι οι άνθρωποι αναμένουν ταχύτερες απαντήσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ό, τι σε μια επιστολή που αποστέλλεται μέσω του ταχυδρομείου. Αν κάποιος πελάτης ή κάποιος άλλος πληρεξούσιος στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσπαθήστε να απαντήσετε εντός 24 ωρών αν είναι δυνατόν. Εάν πρόκειται για περίπλοκο ζήτημα που δεν μπορεί να δοθεί η δέουσα προσοχή αυτή τη στιγμή, τουλάχιστον στείλτε μια επιβεβαίωση και αφήστε το άτομο να γνωρίζει πότε να περιμένει μια απάντηση. Οι περισσότεροι πελάτες θα εκτιμήσουν ένα φιλικό μήνυμα που λέει ότι το email λήφθηκε και θα απαντηθεί στο εγγύς μέλλον. Ενόψει της σιωπής, ο πελάτης αφήνεται να κάνει εικασίες σχετικά με το εάν ο δικηγόρος έστειλε ακόμη το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν η απάντηση είναι στο δρόμο ή αν οι ανησυχίες του πελάτη απλώς αγνοούνται.
Λάθος παραλήπτης στο πεδίο Προς
Ένα από τα σπουδαία πράγματα σχετικά με τη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης σε συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι επιτρέπει στους δικηγόρους να βρίσκουν πιο γρήγορα τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πελατών ή των συναδέλφων τους. Ένας από τους κινδύνους της λειτουργίας αυτόματης συμπλήρωσης είναι ότι ένας δικηγόρος που δεν είναι προσεκτικός θα μπορούσε να στείλει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος άτομο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό θα μπορούσε να είναι μόνο μια μικρή αμηχανία, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, θα μπορούσε να είναι επαγγελματική αμέλεια. Μην στείλετε τυχαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εμπιστευτικές πληροφορίες πελατών σε αντιτιθέμενο νομικό σύμβουλο ή ακόμη και σε άλλον πελάτη.
Χρησιμοποιώντας την επιλογή "Απάντηση σε όλους".
Ο αντίθετος σύμβουλος σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια πρόταση ή βεβαιώνει τη θέση του σχετικά με ένα θέμα. Προωθήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους άλλους δικηγόρους της επιχείρησής σας που ασχολούνται με την υπόθεση για να το συζητήσουν. Σύντομα χρησιμοποιείται το κουμπί "απάντηση όλα", χωρίς κανείς να αντιλαμβάνεται ότι η αντίθετη συμβουλή αντιγράφεται στην εσωτερική συζήτηση της επιχείρησής σας. Συμβαίνει. Αν θέλετε να προωθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συζήτηση, καταργήστε τις πληροφορίες του αποστολέα προτού το προωθήσετε. Και, κάθε φορά που χρησιμοποιείτε την επιλογή Απάντηση σε όλα, ελέγξτε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα παραληπτών πριν πατήσετε την αποστολή.
8. Λεπτές γραμμές θέματος. Θυμηθείτε ότι οτιδήποτε αποστέλλεται σε άλλο δικηγόρο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να διαβιβαστεί σε οποιονδήποτε άλλο. Σκεφτείτε δύο φορές πριν χρησιμοποιήσετε γραμμές υποκειμένων, όπως "ηλίθιος πελάτης μου" ή "τάξη ηλίθιο δικαστή." Ποτέ δεν ξέρει πού μπορεί να προσγειωθεί ένα αντίγραφο αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, μην αφήνετε τις υποκείμενες γραμμές κενές, καθώς αυτό μπορεί να αναγκάσει κάποιον άλλο δικηγόρο να μην παρατηρήσει ότι υπάρχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την περίπτωσή σας. Μια απλή γραμμή θέματος της "υπόθεσης Parkerson" ή "Smith πρότεινε συμφωνία" ή οποιοσδήποτε τίτλος είναι σχετικός με το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί καλύτερα.
Και ενώ ο "ηλίθιος πελάτης" μπορεί να είναι η ακριβέστερη περιγραφή του περιεχομένου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι μια κακή επιλογή για τη γραμμή θέματος.
9. Παρακολουθήστε τον τόνο σας - και μην διαβάσετε εσφαλμένα κάποιον άλλο. Όταν οι άνθρωποι μιλούν ο ένας στον άλλο πρόσωπο με πρόσωπο, τα σημάδια του προσώπου και οι φωνητικοί τόνοι καθιστούν συνήθως την πρόθεση ενός ατόμου σαφή. Στις τηλεφωνικές κλήσεις, η φωνή ενός ατόμου είναι συνήθως αρκετή για να μπορεί να πει πότε κάποιος είναι σαρκαστικός, αστείο ή σοβαρός. Αλλά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι επικίνδυνα εύκολο να διαβάσετε πλήρως την πρόθεση ενός ατόμου. Πολυάριθμες φιλίες έχουν καταστραφεί από ένα άτομο παρανοώντας την πρόθεση άλλου προσώπου σε δηλώσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και με τους δικηγόρους που συνηθίζουν να διαμαρτύρονται μεταξύ τους ήδη, είναι εύκολο για έναν πληρεξούσιο να είναι γρήγορος να υποθέσει ότι το άλλο πρόσωπο είναι εχθρικό ή αγενές.
Όπως συζητείται στην ενότητα "γράφοντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενώ είστε θυμωμένος", πάρτε μερικά λεπτά για να κρυώσετε πριν στείλετε μια απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του τρελού.
Μετά από μια ώρα περνάει, ίσως να συνειδητοποιήσετε ότι το έχετε καταλάβει απόλυτα εσφαλμένα. Μην έχετε μια απάντηση που ενεργοποιεί τις τρίχες στις δηλώσεις που γίνονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μην πυροδοτείτε μια απάντηση μέχρι να εξετάσετε αν είναι δυνατόν ο αποστολέας να είχε διαφορετική πρόθεση από ό, τι είχε αρχικά εμφανιστεί. Εάν φαίνεται ότι μια δήλωση μπορεί να διαβαστεί με περισσότερους από έναν τρόπους και ένας από αυτούς τους τρόπους είναι μη προσβλητικός, προσπαθήστε να δώσετε στον αποστολέα το πλεονέκτημα της αμφιβολίας πριν κόψει το κεφάλι του με ένα θανάσιμο e-mail.
Υπάρχουν άλλοι λάτρεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δικηγόρου που θα έπρεπε να έχουν κάνει τη λίστα των Top 10; Πείτε μας για το θέμα στο φόρουμ.