Πώς το δικηγορικό γραφείο σας μπορεί να είναι λογαριασμός για πελάτες που διατηρούν σε QuickBooks

Πρακτικές Συμβουλές Λογισμικού Λογιστικής για Εμπειρογνώμονες

Οι ορθές λογιστικές πρακτικές είναι ένα από τα σημαντικότερα διοικητικά καθήκοντα που ασκούν οι δικηγόροι κατά τη διαχείριση των νομικών τους πρακτικών. Είτε είστε αποκλειστικός επαγγελματίας, έχετε μια μικρή νομική πρακτική, είτε είστε συνεργάτης σε μια μεγάλη επιχείρηση, έχετε τις ίδιες λογιστικές ευθύνες με όλους τους άλλους δικηγόρους. Ενώ η πολυπλοκότητα των εργασιών λογιστικής και λογιστικής μπορεί να αλλάξει με το μέγεθος της πρακτικής σας, οι βασικές λογιστικές αρχές θα παραμείνουν οι ίδιες.

Στην πραγματικότητα, θα πρέπει να ακολουθείτε τους κανόνες και τους κανονισμούς της πολιτείας σας σχετικά με τη λογιστική καταχώρισή σας για κεφάλαια πελατών. Εφόσον οι κανόνες αυτοί διαφέρουν από κράτος σε κράτος, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τους κανονισμούς του κράτους σας σε αυτόν τον τομέα. Ωστόσο, αν εσείς ή η δικηγορική σας εταιρεία χρησιμοποιεί τα QuickBooks στην πρακτική σας, η παρακάτω συμβουλή μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τυχόν προχωρημένες πληρωμές ή παρακρατήσεις που λαμβάνετε από τους πελάτες σας.

Τρόπος ρύθμισης του λογαριασμού του πελάτη

Ορισμένες πολιτείες μπορούν να επιτρέπουν στους λογαριασμούς πελατών να καταγράφονται χωριστά στα λογιστικά βιβλία, αλλά για τα χρήματα που θα κατατεθούν στον τραπεζικό λογαριασμό λειτουργίας της δικηγορικής εταιρείας. Άλλες πολιτείες απαιτούν τη χρήση λογαριασμών εμπιστοσύνης, όπου οι πελάτες-πελάτες δεν λογιστικοποιούνται μόνο ξεχωριστά αλλά διατηρούνται σε ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό από τον λειτουργικό λογαριασμό της επιχείρησής σας που χρησιμοποιείται για καθημερινές επιχειρηματικές δαπάνες. Ορισμένοι δικηγόροι έχουν κάνει αμερικανικούς δικηγορικούς συλλόγους.

Τα παρακάτω βήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν οι πελάτες σας πληρώνουν προπληρωμένες προκαταβολές και όταν το κράτος σας επιτρέπει να καταθέσετε τα χρήματα στον λογαριασμό ελέγχου της εταιρείας σας.

1. Μεταβείτε στο μενού Λίστα .
2. Επιλέξτε το Λογαριασμό λογαριασμού .
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Λογαριασμός .
4. Επιλέξτε Νέα .
5. Επιλέξτε Άλλοι τύποι λογαριασμού .
6. Επιλέξτε Άλλη Τρέχουσα Ευθύνη .

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .
2. Θα εμφανιστεί το παράθυρο Προσθήκη νέου λογαριασμού .
3. Στο πεδίο Όνομα λογαριασμού (Account Name ), εισαγάγετε τους διαχειριστές πελατών .
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Δεδομένου ότι οι επιζώντες δεν κερδίζονται, θα καταγράψετε μια υποχρέωση για αυτές τις προκαταβολές. δεν θα πρέπει να το καταγράφετε ως εισόδημα όταν παίρνετε ένα φύλακας. Ο αντισυμβαλλόμενος θα αναγνωρίζεται ως έσοδο όταν το τέλος κερδίζεται όταν ο πελάτης σας παρέχει νομικές υπηρεσίες.

Πώς να εφαρμόσετε έναν αντάπτορα σε ένα τιμολόγιο

Όταν έχετε παράσχει στον πελάτη σας νομικές υπηρεσίες, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο και να εφαρμόσετε το ποσό του αντισυμβαλλομένου στο τιμολόγιο. Στη συνέχεια, ο υπόχρεος θα αφαιρεθεί από το ποσό που σας χρωστάει ο πελάτης και ο υπόχρεος θα μεταφερθεί από τον λογαριασμό ευθύνης και θα αναγνωριστεί ως έσοδο εκείνη την ώρα.

1. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα .
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία τιμολογίων .
3. Επιλέξτε το προσαρμοσμένο τιμολόγιο της νομικής σας εταιρείας από τη λίστα.
4. Κάντε κλικ στο βέλος με το αναπτυσσόμενο μενού Πελάτης: Εργασία και επιλέξτε έναν πελάτη από τη λίστα.
5. Κάντε κλικ στην πρώτη γραμμή στη στήλη Στοιχείο .
6. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε ένα στοιχείο.
7. Καταχωρίστε τα στοιχεία χρέωσης.
8. Στο τέλος των στοιχείων του τιμολογίου, εισάγετε το στοιχείο Retainer (Σημείωση: χρησιμοποιήστε μια ποσότητα -1 και ένα ποσοστό ίσο με το ποσό του αντισυμβαλλομένου που εφαρμόζετε στο τιμολόγιο.)

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να δημιουργήσετε το τιμολόγιο.

Πρακτικές συμβουλές

Όπως αναφέρθηκε, τα δικηγορικά γραφεία υπόκεινται σε αυστηρές λογιστικές απαιτήσεις για κεφάλαια πελατών. Αυτές οι απαιτήσεις διαφέρουν από κράτος σε κράτος. Ενώ όλα τα κράτη απαιτούν από τους δικηγόρους να χρησιμοποιούν λογαριασμούς εμπιστοσύνης για την κατοχή κεφαλαίων πελατών σε ορισμένες περιπτώσεις, θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τις απαιτήσεις σας για συγκεκριμένες πολιτείες. Μπορεί να χρειαστεί να κρατήσετε τους διαχειριστές σας στο λογαριασμό εμπιστοσύνης της επιχείρησής σας ή μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε μόνο λογαριασμούς για τους αντισυμβαλλόμενους χωριστά στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησής σας. Η διαφορά είναι ότι με τους λογαριασμούς εμπιστοσύνης, πρέπει να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή δεοντολογική συμπεριφορά για τον χειρισμό των κεφαλαίων των πελατών. Η μη τήρηση αυτών των κανόνων και πρακτικών μπορεί να οδηγήσει σε διοικητικές, αστικές ή ποινικές κυρώσεις.