Η σωστή τήρηση των φορολογικών εγγράφων μπορεί να είναι η πιο σημαντική καταγραφή που έχετε για την εταιρεία σας. Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) απαιτεί να διατηρείτε ορισμένα φορολογικά αρχεία για ορισμένες χρονικές περιόδους και άλλα αρχεία για διαφορετικές χρονικές περιόδους. Δεν θέλετε ο χρόνος φόρου να κυλήσει γύρω και πρέπει να πανικοβάλλεστε επειδή η εταιρεία σας δεν έχει τα φορολογικά αρχεία της, προκειμένου. Φορολογικά αρχεία σε αταξία μπορεί να σας κοστίσει εκπτώσεις και αν θα ελέγχονται, μπορεί να προκαλέσει ένα πρόβλημα και να κοστίσει χρήματα. Μετά από όλα, θέλετε να πάρετε όλες τις εκπτώσεις που μπορείτε και να είναι σε θέση να τις υποστηρίξει.
Εδώ είναι οκτώ συμβουλές σχετικά με τα φορολογικά αρχεία που πρέπει να τηρούνται, πώς να τα κρατήσετε και πόσο καιρό να τα διατηρήσετε:
01 - Δημιουργήστε ένα καλό σύστημα λογισμικού λογιστικής
Η τελική φορολογική σας δήλωση είναι προϊόν της σωστής τήρησης αρχείων μέσω του λογισμικού σας στο εσωτερικό του λογισμικού.
02 - Το βάρος της απόδειξης για τους φόρους επιχειρήσεων
Όταν κάνετε μια καταχώρηση, όπως το εισόδημα, τα έξοδα και τις εκπτώσεις, στη φορολογική σας δήλωση, έχετε αυτό που είναι γνωστό ως το βάρος της απόδειξης για αυτούς. Πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι δικαιούστε ορισμένες εκπτώσεις και δαπάνες για να δικαιούστε να τις λάβετε ως μειώσεις.
Πώς διαπιστώνετε την απόδειξη; Μέσα από καλή τήρηση αρχείων, φυσικά. Αν έχετε αρχεία που τεκμηριώνουν αυτές τις εκπτώσεις και τα έξοδα, έχετε εκπληρώσει τις ευθύνες σας να φέρει το βάρος της απόδειξης για το IRS. Μην κάνετε παρακρατήσεις ή ζητήσετε εισόδημα χωρίς να έχετε τεκμηριώσει ότι έχετε το βάρος της απόδειξης.
03 - Έγγραφα πηγής για τα περιοδικά λογιστικής
Τα έγγραφα προέλευσης για αγορές για τις επιχειρήσεις σας, όπως ακυρωμένα επιταγές, αποδείξεις, κασετόφωνα και άλλα, είναι αυτά που κάνετε από τον λογιστικό σας κατάλογο και τις εγγραφές από το περιοδικό. Είναι επίσης η τεκμηρίωσή σας για φορολογικές ελαφρύνσεις για την επιχείρησή σας που λαμβάνετε κατά το τέλος του φορολογικού έτους. Τα έγγραφα πηγής που φυλάσσονται σωστά μπορούν να σας κάνουν πολύ δρόμο με καλή τήρηση αρχείων.
Τα πρωτότυπα έγγραφα του χαρτιού θα πρέπει να φυλάσσονται μαζί με τα βιβλία όπου καταγράφεται η συναλλαγή. Ως αντίγραφο ασφαλείας, σε περίπτωση πυρκαγιάς ή άλλης καταστροφής, κάθε έγγραφο προέλευσης πρέπει να σαρωθεί στο σωστό αρχείο του υπολογιστή και να αποθηκευτεί σε μια μονάδα flash.
04 - EFT και οι πληρωμές της επιχείρησής σας
Η τεχνολογία αλλάζει τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων μας. Αντί να γράφουμε ελέγχους χαρτιού για συναλλαγές, συχνά χρησιμοποιούμε πιστωτικές ή χρεωστικές κάρτες ή ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων (EFT) για την πληρωμή των λογαριασμών. Πώς διασφαλίζουμε ότι έχουμε τα κατάλληλα πρωτότυπα έγγραφα για το IRS κάτω από αυτές τις συνθήκες;
Εάν χρησιμοποιείτε είτε EFT είτε πιστωτικές / χρεωστικές κάρτες, χρησιμοποιήστε τις οικονομικές καταστάσεις που εκδίδει η τράπεζά σας ως έγγραφα πηγής. Για την ΕΜΤ, η δήλωση πρέπει να δείχνει τα εξής: ποσό που μεταφέρθηκε, όνομα δικαιούχου και ημερομηνία κατάθεσης της οποίας μεταφέρθηκε στο λογαριασμό από το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Για τις πιστωτικές / χρεωστικές κάρτες, η δήλωση πρέπει να δείχνει τα εξής: χρεωμένο ποσό, όνομα δικαιούχου πληρωμής, ημερομηνία συναλλαγής.
Η απόδειξη πληρωμής από μόνη της δεν σημαίνει απαραίτητα ότι δικαιούστε φορολογική έκπτωση. Διατηρήστε τα δελτία και τα τιμολόγια πιστωτικών καρτών για να τεκμηριώσετε την απαίτησή σας σε παρακράτηση.
05 - Ημερήσια και μηνιαία σύνοψη των εσόδων και των εκταμιεύσεων
Το ημερήσιο και μηνιαίο δελτίο εισπράξεων μετρητών και μετρητών εκταμιεύσεων αξίζει το βάρος του σε χρυσό. Οτιδήποτε χάσατε στα λογιστικά βιβλία και τα περιοδικά σας, πιθανόν να τα βρείτε εδώ. Και πάλι, θα χρειαστείτε τεκμηρίωση πηγής. Οι εκταμιεύσεις όπως τα έξοδα τηλεφωνικής και διαδικτυακής υπηρεσίας και τα έξοδα φορτηγών / αυτοκινήτων μπορούν να ληφθούν εδώ ως πιθανές φορολογικές ελαφρύνσεις.
06 - Δώστε προσοχή στο ταμείο μετρητών σας
Οποιεσδήποτε συναλλαγές που πραγματοποιούνται από τα μικρά ταμειακά ταμεία πρέπει να αντιμετωπίζονται ως εκταμιεύσεις μετρητών με έγγραφο προέλευσης. Ορισμένοι μπορεί να εκπίπτουν από το φόρο .
07 - Μειώσεις φόρου μισθοδοσίας υπαλλήλων
Οι εκπτώσεις φόρου μισθωτών εργαζομένων είναι περίπλοκες. Ο φορολογικός οδηγός επικεντρώνεται συνήθως στον φόρο προσωπικών προσώπων, αλλά αυτό το άρθρο συνοψίζει τις φορολογικές επιπτώσεις του φόρου επιχειρήσεων των εργαζομένων. Διατηρήστε ασυνήθιστα καλά αρχεία για τους υπαλλήλους σας.
08 - Πόσο καιρό θα έπρεπε να κρατήσετε τα φορολογικά σας αρχεία;
Σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος, πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία σας εφόσον αυτά είναι απαραίτητα για τη διαχείριση οποιουδήποτε μέρους του φορολογικού κώδικα.
Εάν έχετε εργαζόμενους, πρέπει να τηρείτε τα αρχεία τους για περίοδο τουλάχιστον 4 ετών. Για να είσαστε ασφαλείς, φυλάξτε τα αρχεία των υπαλλήλων σε περίοδο όχι μικρότερη των 7 ετών. Εάν οφείλετε φόρο, φυλάξτε τα αρχεία σας για τουλάχιστον 3 χρόνια. Αν διαθέτετε ιδιοκτησία, φυλάξτε τα αρχεία σας μέχρι να λήξει η προθεσμία για το έτος κατά το οποίο θα διαθέσετε το ακίνητο σε φορολογητέα διάθεση. Αν δεν αναφέρετε εισόδημα που πρέπει να αναφέρετε και είναι πάνω από το 25% του ακαθάριστου εισοδήματος της φορολογικής δήλωσης, φυλάξτε τα αρχεία σας για 6 χρόνια.