Μάθετε σχετικά με τις βασικές πληροφορίες που βρίσκονται στο έγγραφο προέλευσης
Γιατί τα έγγραφα πηγής είναι σημαντικά
Το έγγραφο προέλευσης είναι απαραίτητο για τη λογιστική και τη λογιστική διαδικασία, καθώς αποτελεί την απόδειξη ότι συνέβη μια χρηματοοικονομική συναλλαγή.
Εάν μια εταιρεία ελέγχεται, τα έγγραφα πηγής υποστηρίζουν τα λογιστικά περιοδικά και το γενικό μητρώο ως αδιαμφισβήτητο ίχνος ελέγχου.
Η διατήρηση ενός εγγράφου προέλευσης για μια επιχείρηση είναι ακριβώς όπως τη διατήρηση αποδείξεων για φορολογικά εκπιπτόμενα στοιχεία για τους προσωπικούς σας φόρους. Εάν οι φόροι σας ελέγχονται, παρέχουν την απόδειξη ότι έχετε κάνει αυτές τις αγορές. Το ίδιο ισχύει και για την επιχείρησή σας, αλλά στις επιχειρήσεις, δεν διατηρείτε αποδείξεις μόνο για δαπάνες που εκπίπτουν από τη φορολογία. Διατηρείτε πρωτότυπα έγγραφα για κάθε οικονομική συναλλαγή.
Τι έγγραφα προέλευσης παρέχουν
Ένα έγγραφο προέλευσης περιγράφει όλα τα βασικά στοιχεία της συναλλαγής, όπως το ποσό της συναλλαγής, στον οποίο πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή, ο σκοπός της συναλλαγής και η ημερομηνία συναλλαγής.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα κοινών εγγράφων πηγής:
- μια ακυρωμένη επιταγή
- τιμολόγιο
- απόδειξη του ταμειακού καταλόγου
- παραλαβή από υπολογιστή
- πιστωτικό σημείωμα για επιστροφή χρημάτων
- κάρτα χρόνου των εργαζομένων
- απόδειξη κατάθεσης
- εντολή αγοράς
Πώς να επεξεργαστείτε έγγραφα πηγής
Το έγγραφο προέλευσης πρέπει να καταγράφεται στο κατάλληλο λογιστικό περιοδικό όσο το δυνατόν συντομότερα μετά τη συναλλαγή. Μετά την καταγραφή, όλα τα έγγραφα πηγής θα πρέπει να κατατεθούν σε κάποιο είδος συστήματος όπου μπορούν να ανακτηθούν αν και πότε είναι απαραίτητα.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι ακόμη σημαντικό να παρέχετε την αλυσίδα επιμέλειας ώστε να μπορείτε να διαπιστώσετε ότι το εν λόγω έγγραφο προέλευσης παρέμεινε υπό τον έλεγχό σας.
Έγγραφα πηγής έναντι φωτοτυπιών
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα φωτοαντίγραφα των εγγράφων προέλευσης είναι νομικά αποδεκτά. Για παράδειγμα, η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων έχει αποδεχθεί φωτοαντίγραφα αποδείξεων από το 1997, εφόσον είναι ευανάγνωστα, περιέχει όλες τις πληροφορίες που υπάρχουν στο πρωτότυπο και, εντός των ορίων της διαδικασίας σάρωσης, παρουσιάζει αυτές τις πληροφορίες σε μορφή όμοια με την πρωτότυπο.
Μια απόδειξη υλικών που περιόριζε τα αγορασθέντα αντικείμενα και την καταβληθείσα τιμή, αλλά που σαρώθηκε χωρίς το όνομα του προμηθευτή, δεν θα πληρούσε τις προϋποθέσεις. Ένα έγγραφο που παρουσίασε όλες τις πληροφορίες στην αρχική απόδειξη, αλλά που επανατυπώθηκε σε μορφή Word ή Excel δεν θα μπορούσε επίσης να τύχει.
Το πρότυπο IRS - πλήρες, ευανάγνωστο και ακριβή αναπαραγωγή του πρωτοτύπου - είναι το ίδιο πρότυπο που χρησιμοποιείται σε πολλές επιχειρήσεις και κυβερνητικούς οργανισμούς. Ωστόσο, άλλα ιδρύματα προσθέτουν αυτές τις γενικές απαιτήσεις.
Το Πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον, για παράδειγμα, δέχεται μόνο ως υποκατάστατα των πρωτότυπων φωτοαντιγραφικών εγγράφων που έχουν σαρωθεί με ελάχιστη πυκνότητα 300 κουκκίδων ανά ίντσα (dpi) και παρουσιάζεται σε μορφή PDF ή TIFF. δεν δέχεται φωτοτυπίες JPEG.
Αν σκοπεύετε να σαρώσετε λογιστικά ή νομικά έγγραφα για να διευκολύνετε την αποθήκευση, επικοινωνήστε με το αρμόδιο ίδρυμα για να βεβαιωθείτε ότι θα αποδεχτούν τα έγγραφα με τη μορφή που σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε.