Εδώ είναι 5 εύκολα βήματα και 2 συμβουλές που πρέπει να πάρετε για να δημιουργήσετε ένα μικρό λογαριασμό μετρητών για τη μικρή επιχείρησή σας .
Αν έχετε μεγαλύτερη SMB, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μικρούς λογαριασμούς μετρητών για κάθε τμήμα σας.
Εύκολα βήματα για τη δημιουργία και διαχείριση ενός λογαριασμού μετρητών
Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο η μικρή επιχείρησή σας πρέπει να δημιουργήσει και να διαχειριστεί μικρά μετρητά:
Προσθέστε έναν Λογαριασμό Petty Cash στο Λογαριασμό σας αν δεν έχετε ήδη ένα. Ξεκινήστε ένα μικρό ταμείο χρημάτων γράφοντας μια επιταγή που χρεώνεται στην εταιρεία σας στο "Petty Cash". Μετρήστε την επιταγή.
Εάν έχετε μια επιχείρηση ενός ατόμου, που βασίζεται στο σπίτι, μπορεί να χρειαστείτε μόνο 100 δολάρια στο μικροσκοπικό σας ταμείο. Αν έχετε μεγαλύτερη SMB με πολλαπλά τμήματα, μπορεί να χρειαστείτε ένα μικροσκοπικό ταμείο για κάθε τμήμα και ίσως χρειαστεί να είναι λίγο μεγαλύτερο. Βασιστεί το μέγεθος του μικρού ταμείου μετρητών σας στο μέγεθος της επιχείρησής σας και την κρίση σας ως διαχειριστή.
Τοποθετήστε τα μικρά μετρητά, από την επιταγή που έχετε εισπράξει, σε ένα καθορισμένο μικρό χρηματικό συρτάρι, το οποίο μπορεί να κλειδωθεί, ή ένα κλειδωμένο μικροσκοπικό κουτί, ή ένα χρηματοκιβώτιο. Το συρτάρι, το κιβώτιο ή το χρηματοκιβώτιο στο οποίο τοποθετείτε τα μικρά μετρητά σας θα πρέπει να έχει μια καθορισμένη τοποθεσία στο γραφείο σας από την οποία δεν πρέπει να μετακινηθεί.
Όσον αφορά τα μικρά ταμειακά ταμεία, όσο λιγότερα άτομα έχουν πρόσβαση σε αυτό, τόσο το καλύτερο. Θα πρέπει να δώσετε πρόσβαση σε δύο άτομα στο μικροσκοπικό ταμείο. Αν έχετε πολλά μικρά χρηματικά ποσά σε πολλαπλά τμήματα, δώστε πρόσβαση σε δύο άτομα σε κάθε τμήμα. Ένα άτομο θα πρέπει να έχει την ευθύνη για την αναπλήρωση του μικρού ταμείου.
Το δεύτερο άτομο θα πρέπει να έχει την ευθύνη για την καταγραφή των μικρών χρηματικών συναλλαγών στο λογιστικό σας σύστημα.
Αυτός ο θεματοφύλακας πρέπει να κάνει εγγραφή στο περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών . Εάν τα μικρά ταμειακά ταμεία σας έχουν συσταθεί στο ποσό των $ 100, στη συνέχεια χρεώνουν μετρητά Petty για $ 100 και πιστωτικά μετρητά για $ 100.
Δημιουργήστε μια λίστα με τις δαπάνες του λογαριασμού μικρών μετρητών καθώς τις κάνετε. Σε αυτόν τον κατάλογο θα πρέπει να περιλαμβάνονται αποδείξεις για κάθε δαπάνη. Αυτές οι αποδείξεις είναι τα πρωτότυπα έγγραφα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των συναλλαγών του περιοδικού σας. Χρεώνετε κάθε δαπάνη και μετρητά σε μετρητά στο περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών.
Ανανεώστε το μικροσκοπικό ταμείο μετρητών στο εγκεκριμένο ποσό όπως είναι απαραίτητο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πραγματοποιήσει πρώτα τις συναλλαγές του περιοδικού σας από τα πρωτότυπα.
Συμβουλές σχετικά με τη διαχείριση του Petty Cash
Ανανεώστε το μικροσκοπικό ταμείο όταν δεν μπορείτε να περάσετε τη μέρα σας με τα μικρά μετρητά που έχετε στη διάθεσή σας.
Ορίστε ένα όριο σε δολάρια για αγορές που μπορούν να γίνουν από μικρά μετρητά.