Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτούς τους σαρωτές στο σημείο πώλησης.
Σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ( GAAP ), οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν είτε ένα περιοδικό είτε ένα διαρκή σύστημα απογραφής. Παρακάτω, μάθετε τη διαφορά μεταξύ των δύο συστημάτων και τι θα λειτουργούσε καλύτερα για την επιχείρησή σας.
Περιοδικό Σύστημα Απογραφής
Η περιοδική διαχείριση αποθεμάτων επιτρέπει σε μια εταιρεία να γνωρίζει την αρχική απογραφή και τον τερματισμό απογραφής μέσα σε μια λογιστική περίοδο, αλλά δεν παρακολουθεί καθημερινά την απογραφή. Η απογραφή παρακολουθείται από τον πραγματικό αριθμό απογραφών. Στο πλαίσιο αυτού του συστήματος, όλες οι αγορές καταγράφονται σε λογαριασμό αγορών. Όταν ολοκληρωθεί η φυσική απογραφή, το υπόλοιπο του λογαριασμού των αγορών μετατοπίζεται στο λογαριασμό απογραφής, ο οποίος με τη σειρά του προσαρμόζεται ώστε να ταιριάζει με το κόστος της καταληκτικής απογραφής.
Ο υπολογισμός του κόστους των αγαθών που πωλούνται στο πλαίσιο του περιοδικού συστήματος απογραφής είναι:
Έναρξη απογραφής + Αγορές = Κόστος αγαθών διαθέσιμων προς πώληση
Κόστος διαθέσιμων προς πώληση αγαθών - Τέλος απογραφής = Κόστος πωληθέντων αγαθών
Το κόστος τερματισμού του αποθέματος μπορεί να υπολογιστεί χρησιμοποιώντας τις μεθόδους λογιστικής απογραφής LIFO ή FIFO ή άλλες λιγότερο συνήθεις μεθόδους. Η αρχική απογραφή τελειώνει απογραφή από την προηγούμενη χρονική περίοδο.
Σύστημα διαρκούς απογραφής
Ένα σύστημα διαρκούς απογραφής απογραφής καταγράφει τα υπόλοιπα αποθεμάτων μετά από κάθε συναλλαγή μέσω συστημάτων απογραφής σημείων πώλησης .
Εξαλείφει την ανάγκη για κλείσιμο του καταστήματος για απογραφή φυσικών αποθεμάτων, καθώς τα συστήματα διαρκούς απογραφής επιτρέπουν τη συνεχή αποθεματοποίηση. Τα συστήματα αδιάλειπτης απογραφής διατηρούν έναν τρέχοντα απολογισμό της απογραφής της εταιρείας.
Τα συστήματα διαρκούς απογραφής συνεπάγονται μεγαλύτερη τήρηση αρχείων από τα συστήματα περιοδικών απογραφών. Κάθε στοιχείο αποθέματος φυλάσσεται σε ξεχωριστό βιβλίο. Αυτά τα βιβλία απογραφής περιέχουν πληροφορίες σχετικά με το κόστος πώλησης αγαθών, αγορών και αποθεμάτων. Τα συστήματα διαρκούς διαχείρισης αποθεμάτων επιτρέπουν υψηλό βαθμό ελέγχου της απογραφής της εταιρείας από τη διοίκηση.
Τα συστήματα διαρκούς απογραφής παρέχουν στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης μια καταγραφή του πωλούμενου προϊόντος, του τόπου πώλησης από πότε πωλείται και της τιμής στην οποία πωλήθηκε. Ως αποτέλεσμα, επιτρέπει στις επιχειρήσεις να έχουν περισσότερες από μία τοποθεσίες με ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων.
Ακόμη και με ένα διαρκές σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, η εταιρεία πρέπει να κλείσει τουλάχιστον μία φορά ετησίως για να πραγματοποιήσει μια περιοδική ή μη αυτόματη καταμέτρηση των αποθεμάτων. Τα σαρωμένα δεδομένα πρέπει να ενημερώνουν τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης σχετικά με το τι πρέπει να είναι διαθέσιμο το απόθεμα. Το κύριο πλεονέκτημα της πραγματοποίησης μιας περιοδικής καταμέτρησης απογραφής είναι να προσδιοριστεί πόσο έχει απολεσθεί, κλαπεί ή υποστεί αλλοίωση.
Διαχρονική και Περιοδική Διαχείριση Αποθέματος
Εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή ή εάν δεν έχετε επιπλέον χρήματα για να επενδύσετε, η περιοδική διαχείριση αποθεμάτων μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή για εσάς επειδή μπορείτε να πάρετε μόνο με ταμειακή μηχανή και απλή λογιστική διαδικασία. Αν πουλάτε υπηρεσίες και όχι προϊόντα, μπορεί να μην χρειαστείτε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, εκτός αν έχετε ένα εστιατόριο ή αν βρίσκεστε στην επιχείρηση φιλοξενίας.
Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, ίσως θέλετε να μεταβείτε σε ένα σύστημα διαρκούς διαχείρισης απογραφής, καθώς σας επιτρέπει να γνωρίζετε την ισορροπία στο λογαριασμό αποθέματός σας ανά πάσα στιγμή. Οι μεγάλες επιχειρήσεις διαθέτουν συνήθως συστήματα διαρκούς απογραφής και όχι συστήματα περιοδικών απογραφών, δεδομένου ότι τα υπόλοιπα οικονομικά και λογιστικά τους συστήματα είναι μηχανογραφημένα.