Διατηρήστε τις αποδείξεις σας οργανωμένες για εκθέσεις φόρων, ασφαλίσεων και εξόδων
Έχετε έναν τόνο εισπράξεων για να οργανώσετε και να ασχοληθείτε, πριν μπορείτε ακόμη να σκεφτείτε να επιστρέψετε τα έξοδά σας; Ή ίσως να τα χρειάζεστε για να τεκμηριώσετε τα έξοδα που σχετίζονται με το φόρο ή για να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας μιας ασφαλιστικής απαίτησης. Εδώ είναι μερικές εξαιρετικές επιλογές λογισμικού που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε αυτές τις αποδείξεις χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή εγγράφων αν ψάχνετε για έναν απλούστερο και γρηγορότερο τρόπο.
NeatReceipts Κινητό σαρωτή και ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης
Το NeatReceipts Mobile Scanner και το Ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης αποτελείται από έναν συμπαγή και ελαφρύ σαρωτή, το λογισμικό που οργανώνει αποδείξεις και άλλες ψηφιακές εικόνες, ένα καλώδιο USB και αξεσουάρ για την αποθήκευση ταξιδιών και επιφάνειας εργασίας.
Το λογισμικό NeatReceipts οργανώνει αποδείξεις, φορολογικά έγγραφα, επαγγελματικές κάρτες και έγγραφα και τα κάνει όλα ξεχωριστά, ώστε να είναι εύκολο να τα εντοπίσετε όταν τα χρειάζεστε. Οι αποδείξεις μπορούν να εκτυπωθούν, να αποσταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εξαχθούν σε διάφορες μορφές, όπως PDF, OFX και QIF.
02 - Κουτί με παπούτσια
Σάρωση των αποδείξεων σας και αποστολή τους ηλεκτρονικά στο Shoeboxed για να τα οργανώσετε και να τα αποθηκεύσετε online.
Το Shoeboxed μπορεί να ενσωματωθεί με τα QuickBooks Online κάτω από συγκεκριμένα σχέδια και οι χάρτες ανάλυσης δαπανών και τα γραφήματα διατίθενται επίσης online. Υπάρχουν επίσης δωρεάν εφαρμογές για iPhone, iPad και Android που προσφέρουν δυνατότητες όπως η δυνατότητα χρήσης του ενσωματωμένου GPS του τηλεφώνου σας για να παρακολουθείτε με ακρίβεια χιλιόμετρα και να αποτυπώνετε εικόνες απόδειξης χρησιμοποιώντας τη φωτογραφική μηχανή του smartphone σας.
Τα "Μαγικά Φάκελα" του Shoeboxed είναι ελεύθεροι φάκελοι που μπορείτε να γεμίσετε με αποδείξεις, επαγγελματικές κάρτες και άλλες ακαταστασίες χαρτιού, και στη συνέχεια απλώς να τις ταχυδρομήσετε μέσα. Αυτό σας εξοικονομεί από το να τις σαρώσετε. Το Shoeboxed θα το κάνει για εσάς, θα τα σαρώνει σε ψηφιακά αρχεία και θα στέλνει τα αντίγραφα του χαρτιού πίσω σε εσάς δωρεάν.
Οι αποδείξεις μπορούν επίσης να εισαχθούν αυτόματα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας αν χρησιμοποιείτε το Gmail της Google. Διαφορετικά, εξακολουθείτε να μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά τις αποδείξεις σας σε Shoeboxed ώστε να μπορούν να εντοπιστούν.
Το Shoeboxed μπορεί να εξάγει δεδομένα σε Quicken, Excel και σε φορμά αρχείων CSV ή PDF.
Υπάρχουν τρία βασικά σχέδια Shoeboxed για να επιλέξετε από:
- Lite : Μέχρι 50 έγγραφα ανά μήνα για έναν χρήστη
- Κλασικό : Κατάλληλο για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, 150 έγγραφα ανά μήνα, προπληρωμένα Magic Envelopes (μόνο για τις ΗΠΑ) με επιστροφή εγγράφων και ενσωμάτωση στο QuickBooks Online. Για έως και δύο χρήστες
- Επιχειρήσεις : Ίδια προσφορές με τα Classic, αλλά με 500 έγγραφα ανά μήνα και μέχρι τρεις χρήστες.
Υπάρχει επίσης ένα δωρεάν, αλλά πολύ μικρής κλίμακας σχέδιο με όριο πέντε έγγραφα ανά μήνα, καθώς και ένα μεγάλο επιχειρηματικό σχέδιο για 1.000 έγγραφα ανά μήνα. Κάθε σχέδιο προσφέρει μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο.
Visioneer RoadWarrior
Το Visioneer RoadWarrior είναι λογισμικό που οργανώνει την παραλαβή και συσκευάζεται με ένα μικρό φορητό σαρωτή USB που μπορεί να σαρώσει μια σελίδα σε δευτερόλεπτα. Το RoadWarrior χρησιμοποιεί τεχνολογία Kofax Virtual ReScan ή VRS για τη βελτίωση της σάρωσης και το λογισμικό οργανώνει σαρωμένες αποδείξεις και έγγραφα. Οι εικόνες παραλαβής μπορούν να αποθηκευτούν σε μορφή PDF με δυνατότητα αναζήτησης ή ως έγγραφα Word, Excel ή WordPerfect. Οι επαγγελματικές κάρτες μπορούν επίσης να σαρωθούν.
Rack2-Filer
Το λογισμικό Rack2-Filer συνοδεύεται από το Fujitsu ScanSnap S1300i και σαρώνει αποδείξεις και άλλα έγγραφα για ψηφιακό αποθηκευτικό χώρο σε μορφές όπως DOC και DOCX του Microsoft Word ή Adobe PDF. Οργανώστε τις σαρωμένες αποδείξεις και τα έγγραφα στο Rack2-Filer σε εικονικούς καταλόγους αρχειοθέτησης και e-binders, τα οποία μπορούν να περιηγηθούν ανατρέχοντας σε σελίδες.
- Εάν εργάζεστε σε e-binders, απλά επισημάνετε τις πληροφορίες και προσθέστε φύλλα διαίρεσης, υπερσυνδέσμους ή κολλώδεις σημειώσεις.
- Η αναζήτηση Rack2-Filer ελέγχει κάθε έγγραφο -συμπεριλαμβανομένων των κολλητικών σημειώσεων και των τίτλων των βιβλιοδεικτών - με λέξη, φράση ή αριθμό.