Μπορεί να έχετε πληρωτέα ποσά (αζήτητα επιταγές) που δεν μπορείτε να στείλετε σε έναν πωλητή, υπερπληρωμές σε έναν πελάτη ή ένα paycheck που δεν αξιώνεται από έναν υπάλληλο ή άλλο ακίνητο που ανήκει σε κάποιον άλλο, αλλά στην οποία έχει την ιδιοκτησία σας και εσείς δεν ξέρουν πώς να αποκτήσουν αυτό το ακίνητο στο πρόσωπο που το κατέχει.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι νόμοι που αφορούν την μη ζητηθείσα ιδιοκτησία (συμπεριλαμβανομένων των μισθών) ρυθμίζονται από τα μεμονωμένα κράτη. Οι κανονισμοί είναι εκείνοι του κράτους όπου είναι ο δικαιούχος, όχι το κράτος όπου βρίσκεται η επιχείρησή σας.
Εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται σε κατάσταση όπου δεν μπορείτε να βρείτε τον κάτοχο μη κατοχυρωμένης ιδιοκτησίας, υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να κάνετε:
1. Πραγματοποιήστε κάθε εύλογη προσπάθεια για να βρείτε τον αποδέκτη της πληρωμής, ώστε να μπορείτε να του δώσετε τα χρήματα.
2. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον παραλήπτη μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, πρέπει να αναφέρετε την έλλειψη πληρωμής στο κράτος σας και να πληρώσετε τα χρήματα προς το κράτος, έτσι ώστε να είναι διαθέσιμη στον παραλήπτη σε μεταγενέστερο χρόνο.
Ας υποθέσουμε ότι πληρώσατε έναν υπάλληλο ο οποίος έχει εγκαταλείψει την εταιρεία σας και δεν έχει εισπράξει αποδοχές. Έχετε τα χρήματα στον λογαριασμό μισθοδοσίας της επιχείρησής σας, αλλά θυμηθείτε ότι δεν είναι ιδιοκτησία σας. Η μη ζητηθείσα ιδιοκτησία θεωρείται υποχρέωση για λογιστικούς σκοπούς. δηλαδή είναι ιδιοκτησία που κρατάτε αλλά δεν είναι ιδιοκτησία της εταιρείας σας.
Η επιχείρησή σας έχει δύο ευθύνες για την ακίνητη περιουσία: (1) να αναφέρει και να πληρώσει τα μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία στη σωστή κατάσταση και (2) για να βεβαιωθεί ότι η εταιρεία αντικατοπτρίζει σωστά την υποχρέωση στον ισολογισμό της.
Μη ζητηθέντα ακίνητα και λογιστική σας
Για λόγους λογιστικής, όταν φτάσετε στο σημείο όπου θα πρέπει να αναφέρετε την μη ζητηθείσα επιταγή στην πολιτεία σας, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ακυρώσετε την επιταγή και να βάλετε το ποσό σε λογαριασμό μεσεγγύησης. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα κεφάλαια δεν δαπανώνται κατά λάθος.
Θα πρέπει να έχετε ήδη καταβάλει τους φόρους απασχόλησης σε αυτό το ποσό.
Κρατήστε καλά όλα τα αρχεία για αυτόν τον δικαιούχο ή τον υπάλληλο και βεβαιωθείτε ότι συνεχίζετε να προσπαθείτε να επικοινωνήσετε με το άτομο τακτικά. Ο Justin Pritchard, Expert Banking στο The Balance, έχει ένα πρότυπο για εξαιρετικούς ελέγχους που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Υποβολή εκθέσεων και καταβολή στο κράτος
Η αρχή της escheat (προφέρεται "es-cheat" όπως ακριβώς φαίνεται) κυβερνά εδώ. Το Escheat σημαίνει "παράδοση" και βασίζεται σε ένα δόγμα του κοινού νόμου που απαιτεί την επιστροφή (παραδοθείσα) στην πολιτεία χωρίς να ζητηθεί από το πρόσωπο που το έχει. Η ιδέα είναι ότι η ιδιοκτησία δεν είναι δική σας και ότι το κράτος διαθέτει περισσότερους πόρους για την εξεύρεση του ατόμου ή της εταιρείας που κατέχει.
Αν δεν βρεθεί κάτοχος, το κράτος διατηρεί την ιδιοκτησία. Τα είδη των περιουσιακών στοιχείων που μπορεί να ισχύουν είναι οι έλεγχοι (συμπεριλαμβανομένων των μισθών), τα κεφάλαια μεσεγγύησης, οι υπερπληρωμές πελατών, οι πληρωτέοι λογαριασμοί που δεν μπορούν να πληρώσουν στους πωλητές, οι έλεγχοι μισθοδοσίας και οι έλεγχοι προμήθειας.
Κρατικοί νόμοι για μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία
Όλα τα κράτη έχουν αποκρούσει τους νόμους που περιγράφουν τις χρονικές περιόδους και τις διαδικασίες. Οι κρατικοί νόμοι περιλαμβάνουν συνήθως αυτά τα βήματα:
- Η κατάσταση ορίζει μια χρονική περίοδο χωρίς επαφή σχετικά με την ιδιοκτησία.
- Τότε ετησίως υπάρχει μια περίοδος που προσπαθεί να εντοπίσει τους ιδιοκτήτες, στέλνοντας επιστολές για τη δέουσα επιμέλεια στην τελευταία γνωστή διεύθυνση. Θα ήταν καλό να στείλετε αυτές τις επιστολές με πιστοποιημένο ταχυδρομείο ή "αίτημα επιστροφής που ζητήθηκε", έτσι ώστε να έχετε ένα αρχείο προσπαθώντας να επικοινωνήσετε με το άτομο ή την εταιρεία.
- Μετά από αυτή την περίοδο του έτους, πρέπει να υποβάλετε μια αναφορά στο κράτος και ένα εμβάσμα των ποσών που οφείλονται σε κατόχους που δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε.
Μη ζητηθέντα κέρδη
Οι μη ζητηθέντες μισθοί υπόκεινται επίσης σε νόμους απαξίωσης ως μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία. Εφαρμόζονται οι νόμοι του κράτους στο οποίο εργάστηκε για τελευταία φορά. Εάν έχετε ένα paycheck για έναν πρώην υπάλληλο ή εργαζόμενο που δεν έχει ζητηθεί για κάποιο χρονικό διάστημα, πρέπει να ακολουθήσετε το ίδιο χρονοδιάγραμμα αναφοράς του κράτους, όπως και για άλλη ιδιοκτησία. Δείτε αυτό το άρθρο για περισσότερες συζητήσεις σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης των μη ζητηθέντων μισθών.
Κρατικοί νόμοι Escheat
Μπορείτε να αναζητήσετε το όνομα του κράτους σας και τη λέξη "escheat". Για παράδειγμα, αναζητήστε "νόμους απαγόρευσης της Αϊόβα". Μπορείτε να δείτε τον ιστότοπο του ταμίας, του τμήματος εσόδων ή της υπηρεσίας φορολόγησης για να βρείτε πληροφορίες. Θυμηθείτε, κάθε κράτος έχει διαφορετικές απαιτήσεις. Αυτός ο δικτυακός τόπος από έναν πληρεξούσιο περιλαμβάνει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με μη αξιώσιμες περιουσίες, συμπεριλαμβανομένων των συνδέσμων με τους νόμους escheat σε όλα τα κράτη.
Λογιστική για μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία
Η λογιστική της περιουσίας που δεν έχει ζητηθεί ποικίλλει ανάλογα με την πιθανότητα να ζητηθεί η ιδιοκτησία. Σύμφωνα με το περιοδικό Journal of Accountancy, σε πολλές περιπτώσεις είναι καλύτερο να αναγνωρίσουμε την απώλεια, από λογιστική άποψη, ακόμα και πριν την μετατρέψετε στην πολιτεία. Συζητήστε με το φορολογικό σας σύμβουλο πριν από το τέλος του έτους για να συζητήσετε τον κατάλογο πιθανών μη ζητηθεισών περιουσιακών στοιχείων.
Ορισμένες προτάσεις για την αντιμετώπιση μη ζητηθεισών περιουσιακών στοιχείων
- Ανακαλύψτε τους νόμους της πολιτείας σας ή για όλες τις πολιτείες στις οποίες εργάζεστε. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην περίοδο μετά την οποία πρέπει να αναφέρετε την μη συλλεγμένη ιδιοκτησία στο κράτος.
- Ορίστε πολιτικές και διαδικασίες για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με μη συλλεγείσες ιδιοκτησίες και ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση της λίστας και την αποστολή κοινοποιήσεων κάθε χρόνο.
- Στη συνέχεια, ορίστε μια φορά κάθε χρόνο για την υποβολή εκθέσεων και την πληρωμή για ακάλυπτες περιουσίες.
Κρατικοί έλεγχοι
Τέλος, να θυμάστε ότι τα μη συλλεγόμενα ακίνητα δεν είναι ιδιοκτησία της εταιρείας σας. Τα κράτη μπορούν και ελέγχουν ανεκτέλεστες περιουσίες και μπορούν να αξιολογήσουν τα πρόστιμα και τις ποινές για μη συμμόρφωση με τους κρατικούς νόμους.