Πριν ξεκινήσετε να γράφετε το εγχειρίδιό σας, μια σημείωση προσοχής:
Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν πληρεξούσιο που είναι ειδικός στον τομέα της εργατικής νομοθεσίας, αναθεωρήστε το εγχειρίδιο σας για να είστε σίγουροι ότι δεν υπάρχει τίποτα σε αυτό που θα μπορούσε να σας προκαλέσει προβλήματα. Αν πληρώσετε έναν πληρεξούσιο για να δώσετε αυτήν την κριτική, θα μπορούσατε να αποφύγετε να συμπεριλάβετε κάτι που θα μπορούσε να παρεξηγηθεί από έναν αναγνώστη.
Η Εισαγωγή στο Εγχειρίδιο Εργαζομένων σας είναι κάτι περισσότερο από λίγα λόγια για την εταιρεία σας.
Επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν τη σπουδαιότητα του εγχειριδίου και περιλαμβάνει έναν τομέα στον οποίο οι υπάλληλοι υπογράφουν να αναγνωρίζουν ότι έχουν διαβάσει το εγχειρίδιο. Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι περιλαμβάνει η ενότητα Εισαγωγή:
- Η ιστορία της επιχείρησής σας
Εν συντομία, περιγράψτε την επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο ξεκίνησε και σημαντικών γεγονότων στην ιστορία της. - Η Δήλωση Σκοπού ή Αποστολής σας.
Αν έχετε δημιουργήσει ένα όραμα ή δήλωση αποστολής για την επιχείρησή σας, συζητήστε το εδώ. Δηλώνοντας το όραμά σας βοηθά τους υπαλλήλους να δουν σε τι πιστεύετε και τους παίρνει ενθουσιασμένοι για να δουλέψουν για την επιχείρησή σας. - Επιστολή καλωσορίσματος
Συμπεριλάβετε μια ευπρόσδεκτη επιστολή, μιλώντας απευθείας στους υπαλλήλους και ενημερώνοντάς τους για το πόσο σημαντικό πιστεύετε ότι είναι για τον οργανισμό. - Δήλωση "Δεν πρόκειται για σύμβαση"
Στην ευπρόσδεκτη επιστολή σας ή σε ξεχωριστή δήλωση, παρέχετε μια δήλωση που επιτρέπει στους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι δεν τους παρέχονται εγγυήσεις:"Το παρόν εγχειρίδιο δεν αποτελεί σύμβαση εργασίας, ούτε παρέχει καμία εγγύηση για την απασχόληση".
- Μια σελίδα υπογραφής
Συμπεριλάβετε μια δήλωση ότι όλοι οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να υπογράψουν το εγχειρίδιο για να δείξουν ότι έχουν διαβάσει το έγγραφο και το καταλάβουν.
Η εισαγωγή είναι ένα σημαντικό μέρος του εγχειριδίου των εργαζομένων σας. Βεβαιωθείτε ότι ο δικηγόρος σας αναθεωρεί αυτή την ενότητα ειδικότερα.
Δημιουργία Εγχειριδίου Εργαζομένων
Το πρώτο σημαντικό τμήμα του εγχειριδίου για τους υπαλλήλους σας περιλαμβάνει πολιτικές εργαζομένων.
Αυτές οι πολιτικές παρέχουν πληροφορίες στους υπαλλήλους σχετικά με τις προσδοκίες σας από αυτούς.
Παροχές σε εργαζόμενους
Το τελευταίο μέρος του Εγχειριδίου Εργαζομένων σας περιγράφει τα οφέλη και το χρόνο που παρέχετε στους υπαλλήλους σας:
- Συμμετοχή και Ακεραιότητα
Συμπεριλάβετε ένα τμήμα που αναφέρει ότι οι εργαζόμενοι αναμένεται να εργάζονται κάθε μέρα και εγκαίρως. Ορίστε την "υπερβολική" απουσία και την "συνήθη" καθυστέρηση. - Διαλείμματα, ώρες γευμάτων, σαλόνι προσωπικού
Μπορούν οι εργαζόμενοι να κάνουν διαλείμματα οποιαδήποτε στιγμή ή υπάρχουν συγκεκριμένοι χρόνοι διακοπής; Τι γίνεται με το γεύμα; Περιγράψτε τα πρωτόκολλα για τη χρήση του προσωπικού. - Λογισμικό και έγγραφα υπολογιστών
Ενημερώστε τους υπαλλήλους σχετικά με τους νόμους περί πνευματικών δικαιωμάτων σχετικά με τα έγγραφα Ποια έγγραφα δεν είναι δυνατό να αντιγραφούν; Τι αντίγραφα μπορούν να γίνουν από λογισμικό; Πού είναι οι άδειες λογισμικού και τι λένε; - Εμπιστευτικότητα δώρα
Κρατικές πολιτικές που σχετίζονται με επιχειρηματικά θέματα και διαδικασίες ιδιοκτησίας. Οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει να λαμβάνουν δώρα από τους πελάτες εκτός από πολύ μικρές μάρκες. - Πειθαρχία / τερματισμός
Περιγράψτε τις διαδικασίες πειθαρχίας, συμπεριλαμβανομένων των προειδοποιήσεων, γραπτές και προφορικές. Συμπεριλάβετε μια διαδικασία προσφυγής, ακόμη και για ένα μικρό γραφείο, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να αισθάνονται ότι έχουν "κάπου να πάνε". Περιγράψτε τις περιστάσεις υπό τις οποίες μπορεί να τερματιστεί η απασχόληση. Πόση ειδοποίηση δίνεται; Πώς καταβάλλονται οι συσσωρευμένες διακοπές;
- Φάρμακα και χρήση οινοπνεύματος. πολιτική για το κάπνισμα
Δηλώνει ότι η χρήση ναρκωτικών ή αλκοόλ στις εγκαταστάσεις της εταιρείας αποτελεί αιτία άμεσης απόλυσης. Επιτρέπεται το κάπνισμα στις εγκαταστάσεις της εταιρείας; - Δήλωση EEOC
Δεν εισάγετε διακρίσεις σε κανέναν για οποιονδήποτε λόγο. μπορείτε επίσης να συζητήσετε τη διαμονή για θρησκευτικές παραδόσεις και πολιτικές σχετικά με τους αιτούντες και τους εργαζόμενους με αναπηρίες. - Ισος μισθός
Αξιολογείτε την αμοιβή των υπαλλήλων σας ανάλογα με το επίπεδο της θέσης και την απόδοση, όχι σε εξωτερικούς παράγοντες όπως το φύλο. - Αξιολογήσεις
Ενημερώστε τους υπαλλήλους πώς και πότε διεξάγετε αξιολογήσεις απόδοσης. - Κατάσταση υπαλλήλου (πλήρους απασχόλησης έναντι μερικής απασχόλησης, δοκιμαστικής περιόδου).
Περιγράψτε τις εβδομαδιαίες ώρες που απαιτούνται για την πλήρη απασχόληση (32-35-40). Οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης έχουν οφέλη (όπως η ασφάλιση υγείας) που δεν εργάζονται με μερική απασχόληση; Μήπως οι μεροχρονιστές λαμβάνουν διακοπές;
- Παρενόχληση
Δηλώστε ότι η εταιρεία σας δεν το ανέχεται, είτε μεταξύ εργαζομένων είτε με πελάτες. Συζητήστε πώς πρέπει να αντιμετωπιστούν τα παράπονα περί παρενόχλησης. - Πολιτικές προσλήψεων
Περιγράψτε πώς διαφημίζετε μια θέση, εσωτερικά και εξωτερικά, και τη διαδικασία της συνέντευξής σας. - Γραφείο Dress Code
Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια γενική δήλωση σχετικά με την τήρηση των πολιτικών ένδυσης, συμπεριλαμβανομένων των μαλλιών, του μακιγιάζ, των κοσμημάτων. Εάν οι εργαζόμενοι υποχρεούνται να φορούν συγκεκριμένες στολές, ποιος πληρώνει για αυτές; Ποιος πληρώνει για καθαρισμό; Η παραβατική ή καταχρηστική γλώσσα μπορεί να είναι "δίκαιη αιτία" για τερματισμό. - Προσανατολισμός / κατάρτιση νέων υπαλλήλων
Περιγράψτε το πρόγραμμα της εταιρίας σας σχετικά με την κατάρτιση και τον προσανατολισμό στην εργασία. Ο χρόνος προσανατολισμού πληρώνεται; - Περίοδοι πληρωμής / φύλλα χρόνου / μισθούς / υπερωρίες
Πόσο συχνά πληρώνονται οι εργαζόμενοι; (Κάθε δύο εβδομάδες ή δύο φορές το μήνα είναι τυπικές.) Τονίστε ότι οι φύλλο χρόνου / κάρτες χρόνου πρέπει να διατηρούνται από όλους τους υπαλλήλους. πότε πρέπει να γυριστούν; Δηλώστε ότι οι πληρωμές περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με εκπτώσεις, ετήσιες πληροφορίες. Κράτος όταν οι εργαζόμενοι δικαιούνται υπερωρίες. - Χώρος στάθμευσης για τους υπαλλήλους
Περιγράψτε το χώρο στάθμευσης και τους περιορισμούς χρήσης του. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται κάρτα στάθμευσης για να εισέλθουν στα τμήματα; Πώς ελέγχονται οι παρτίδες; - Προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις και επισκέπτες
Περιγράψτε τις πολιτικές σας σχετικά με τους επισκέπτες και τις προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις. - Δοκιμαστική περίοδος
Είναι μια καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια χρονική περίοδο, συνήθως όχι μεγαλύτερη από 90 ημέρες, κατά την οποία αξιολογείται ένας νέος υπάλληλος και η απασχόληση είναι "προσωρινή" ή "κατά βούληση". Μπορείτε να προσαρμόσετε την αμοιβή μετά από αυτή τη δοκιμαστική περίοδο, για να δώσετε ένα κίνητρο σε έναν νέο υπάλληλο. Συνήθως, οι εργαζόμενοι υπό δοκιμασία δεν λαμβάνουν παροχές, αλλά θα πληρώσετε τους υπαλλήλους δοκιμαστικής υπηρεσίας για τις πληρωμένες αργίες που εμπίπτουν στη δοκιμαστική περίοδο; Οι υπάλληλοι δοκιμαστικής υπηρεσίας αρχίζουν να συγκεντρώνουν χρόνο κατά τον υπολογισμό των αμοιβών των διακοπών κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου; - Παραίτηση
Ζητήστε από έναν υπάλληλο που επιθυμεί να παραιτηθεί να σας δώσει προειδοποίηση τουλάχιστον δύο εβδομάδων. - Καιρικές ημέρες
Περιγράψτε πώς και πότε θα ειδοποιήσετε τους υπαλλήλους εάν η επιχείρηση είναι κλειστή για κακές καιρικές συνθήκες. Συμπεριλάβετε μια δήλωση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα αντιμετωπίσετε το χρόνο εργασίας των εργαζομένων για καιρικές συνθήκες όταν η επιχείρηση παραμένει ανοιχτή. - Περίοδοι αναμονής
Πρέπει οι εργαζόμενοι να περιμένουν ορισμένο χρόνο για να λάβουν παροχές; Μπορούν οι εργαζόμενοι υπό δοκιμασία να αρχίσουν να συγκεντρώνουν (ωφελούν) τα οφέλη; - Αμειβόμενος χρόνος (διακοπές, προσωπικές μέρες, άρρωστος χρόνος)
Αυτή η ενότητα αντιμετωπίζεται με διάφορους τρόπους. Δεν υπάρχει κανένας ομοσπονδιακός νόμος που να απαιτεί από εσάς να πληρώσετε έναν υπάλληλο για ελεύθερο χρόνο, συμπεριλαμβανομένων των διακοπών, των διακοπών, του προσωπικού χρόνου ή του άρρωστου χρόνου, αν και ο "ελεύθερος χρόνος" είναι υψηλός στον κατάλογο των προσδοκιών των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να κάνουν ελεύθερο χρόνο χωρίς αμοιβή. Οποιαδήποτε αμειβόμενη ώρα θα επηρεάσει άμεσα την παραγωγικότητα και την εξυπηρέτηση των πελατών σας. Ένας τρόπος για να το χειριστείτε είναι να παρέχετε ένα συνολικό όφελος "αμειβόμενου χρόνου" που συσσωρεύεται με την πάροδο του χρόνου σε μέγιστο αριθμό ωρών "x". Ο χρόνος πληρωμής μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οποιονδήποτε σκοπό. Αυτή η διαδικασία επιβραβεύει τους υπαλλήλους που εργάζονται καθημερινά, παρέχοντάς τους τη δυνατότητα να κάνουν διακοπές ή περιστασιακές προσωπικές μέρες. Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να προγραμματίσουν το PTO πολύ νωρίτερα, εκτός από τις ασθένειες. Όταν ολοκληρώσετε αυτήν την ενότητα, είστε σχεδόν έτοιμοι να το δείξετε στους υπαλλήλους. Αλλά προτού το κάνετε αυτό, παραδώστε το στον πληρεξούσιό σας ή έναν πληρεξούσιο που είναι ειδικός στο εργασιακό δίκαιο για αναθεώρηση.
- Διακοπές.
Περιγράψτε την επιλεξιμότητα των διακοπών. Πόσο καιρό χρειάζεται ένας εργαζόμενος να εργαστεί για να δικαιούται διακοπές; Πώς καθορίζεται το μήκος; Πώς πληρώνονται οι διακοπές; Τι συμβαίνει εάν φύγει κάποιος; λαμβάνει αμοιβή για αχρησιμοποίητο χρόνο διακοπών; Οι περισσότεροι εργοδότες δεν επιτρέπουν στους υπαλλήλους να λαμβάνουν αμοιβή αντί να κάνουν διακοπές, για διάφορους λόγους. Μην επιτρέπετε σε έναν υπάλληλο να μεταφέρει διακοπές μέχρι το επόμενο έτος. ο καθένας πρέπει να κάνει διακοπές κάθε χρόνο. Πότε πρέπει οι εργαζόμενοι να ανακοινώνουν τα σχέδια διακοπών τους; Ποιος έχει προτεραιότητα στον προγραμματισμό; - Διακοπές.
Κανένας ομοσπονδιακός νόμος δεν απαιτεί αμοιβή για διακοπές αν το γραφείο είναι κλειστό, δεν χρειάζεται να πληρώσετε για αυτή τη φορά. Τι πληρωμένες διακοπές προσφέρετε; Κατάλογος συγκεκριμένων αργιών για κάθε έτος. Μπορεί να αποφασίσετε να αλλάξετε τις διακοπές από έτος σε έτος, αλλά συνήθως θα πρέπει να διατηρήσετε τον ίδιο αριθμό. Πρέπει οι εργαζόμενοι να εργάζονται την ημέρα πριν και την ημέρα μετά τις διακοπές για να λάβουν την αμοιβή των διακοπών; Δεν χρειάζεται να πληρώνετε μισθωτούς για διακοπές, έστω και αν τους λαμβάνουν υπάλληλοι πλήρους απασχόλησης. Αν αποφασίσετε να κλείσετε το γραφείο σε μια συγκεκριμένη ημέρα και να μην πληρώσετε τους υπαλλήλους σας, θα πρέπει να τους ενημερώσετε εκ των προτέρων. - Χρόνος ασθένειας / Προσωπικές ημέρες
Τα περισσότερα μικρά γραφεία θεωρούν ότι είναι μεγάλο φορτίο για να πληρώσουν οι εργαζόμενοι για επιπλέον χρόνο, τόσο όσον αφορά το προσωπικό όσο και το οικονομικό κόστος. Μπορεί να θέλετε να δώσετε στους υπαλλήλους περιορισμένο αριθμό αμειβόμενων προσωπικών / ασθενών ημερών ετησίως, γνωρίζοντας ότι θα τους πάρουν πιθανώς, είτε το χρειάζονται είτε όχι. Μπορεί να θέλετε να ορίσετε αυτές τις μέρες συλλογικά ως «προσωπικές» μέρες, συμπεριλαμβανομένων ημερών ασθενείας. μην κάνετε τους ανθρώπους να κρύβονται για να αρρωστήσουν για να πάρουν μια μέρα μακριά. Μην επιτρέπετε στους εργαζόμενους να μεταφέρουν αυτές τις μέρες σε άλλο έτος. να τα χρησιμοποιήσετε ή να τα χάσετε. Μπορούν οι εργαζόμενοι να παίρνουν ½ ημέρες ή ορισμένο αριθμό ωρών, αντί για μια ολόκληρη μέρα; Οι εργαζόμενοι με μερική απασχόληση συνήθως δεν είναι επιλέξιμοι για άρρωστο χρόνο. Περιγράψτε τη διαδικασία για την αίτηση προσωπικών / ασθενών ημερών. - Δικηγορικό καθήκον
Είστε υποχρεωμένοι να δώσετε στους εργαζομένους τη δυνατότητα να χάσουν χρόνο εάν ένας υπάλληλος λάβει μια κλήση για την επιβολή δικαστικής εντολής. Πώς θα το χειριστείτε αυτό; Θα τους πληρώσετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου; Θα τους ζητήσετε να μετατρέψουν την αμοιβή τους στην κριτική επιτροπή ή μπορεί να το κρατήσουν; Πότε πρέπει να αναφέρουν την εργασία τους ("όταν το δικαστήριο δεν είναι σε σύνοδο" είναι σύνηθες); Βεβαιωθείτε ότι εξετάζετε το σενάριο "χειρότερης περίπτωσης" σε αυτήν την ενότητα. - Φύλλα απουσίας
Παρόλο που δεν χρειάζεται να παρέχετε απλήρωτη άδεια, μπορεί να θέλετε να λάβετε υπόψη αυτή τη διάταξη, ιδιαίτερα για πολύτιμους εργαζόμενους. Ποιος είναι ο μέγιστος χρόνος που μπορεί κάποιος να λάβει άδεια άνευ αποδοχών και εξακολουθεί να είναι σίγουρος για μια θέση κατά την επιστροφή του στην εργασία; Αν ασκείτε ασφάλιση, μπορεί το άτομο να συνεχίσει την ασφάλιση αυτή εάν πληρώσει τα ασφάλιστρα; Τι συμβαίνει όταν ο υπάλληλος επιστρέφει; λαμβάνει την πρώην θέση; - Στρατιωτική άδεια
Ο Νόμος του 1994 περί Απαιτήσεων Απασχόλησης και Επαναπαναστατικής Υπηρεσίας απαιτεί από τους εργοδότες να καταβάλουν εύλογες προσπάθειες για την επανεκπαίδευση ή την αναβάθμιση των δεξιοτήτων των υπαλλήλων που επιστρέφουν για στρατιωτικούς σκοπούς. Τι γίνεται με τους εργαζόμενους που πηγαίνουν στο καλοκαιρινό στρατόπεδο ή σε άλλες βραχυπρόθεσμες στρατιωτικές υποχρεώσεις; Πώς θα αντιμετωπιστεί η επιστροφή τους;
Όταν ολοκληρώσετε αυτήν την ενότητα, είστε σχεδόν έτοιμοι να το δείξετε στους υπαλλήλους. Αλλά προτού το κάνετε αυτό, παραδώστε το στον πληρεξούσιό σας ή έναν πληρεξούσιο που είναι ειδικός στο εργασιακό δίκαιο για αναθεώρηση.
Αποποίηση: Δεν είμαι δικηγόρος και δεν παρέχω νομικές συμβουλές. Αυτό το άρθρο παρέχεται για πληροφορίες και δεν πρέπει να βασίζεται σε αυτό. Συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο για αυτό το έγγραφο και όλα τα έγγραφα αυτού του τύπου.