Μια άριστη επιλογή για ένα Intranet Εταιρείας - Δεν απαιτείται κωδικός
Λάβετε υπόψη ότι αυτό το άρθρο υποθέτει ότι έχετε ήδη ολοκληρώσει τη βασική ρύθμιση για τις Εφαρμογές Google για επιχειρήσεις και ότι είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να ρυθμίζετε τις διάφορες εφαρμογές όπως οι Ιστότοποι Google.
Εάν όχι, δείτε τα άρθρα μου:
- Ξεκινώντας με το Google Apps for Business: Εγγραφή Google και
- Πώς να ρυθμίσετε τις επιχειρηματικές εφαρμογές Google .
Οι ιστότοποι Google
Οι ιστότοποι Google σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε εσωτερικούς ιστότοπους για τον οργανισμό σας ή για εξωτερικούς ιστότοπους για ολόκληρο τον ευρύ ιστό, χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζετε τα HTML (intranets και extranets, με άλλα λόγια).
Όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά τον ιστότοπό σας Google, θα ερωτηθείτε τι είδους ιστότοπο θέλετε να δημιουργήσετε. το εταιρικό intranet, η αίθουσα διδασκαλίας, η λέσχη, το κατάστημα λιανικής πώλησης, το γραφείο ιατρού ή οδοντιάτρου και το εστιατόριο είναι μερικά από τα πρότυπα που μπορείτε να επιλέξετε αφού κάνετε τη βασική απόφαση για την επιλογή ενός ιστότοπου ή μιας ιστοσελίδας επιχείρησης .
Αυτό είναι το καλύτερο πράγμα για τους ιστότοπους Google. πόσο εύκολο είναι να ορίσετε δικαιώματα και να δημιουργήσετε ιστότοπους για διαφορετικά ακροατήρια. Βασικά, επιλέγοντας ένα κουμπί επιλογής, μπορείτε να αφήσετε μόνο ορισμένα άτομα να έχουν πρόσβαση στους ιστότοπους που δημιουργείτε, να τους προσπελάσετε σε όλους τους ανθρώπους της εταιρείας σας, μερικούς ανθρώπους που επιλέγετε ή να τους δημοσιοποιήσετε και να τους έχετε πρόσβαση σε όλους.
Ωστόσο, πρέπει να θυμάστε ότι οι Ιστοτόποι Google είναι ένα εργαλείο για τη δημιουργία απλών ιστοτόπων. Αν ψάχνετε να δημιουργήσετε έναν ολοκληρωμένο ιστότοπο ηλεκτρονικού εμπορίου ή έναν ιστότοπο ενσωματωμένο σε μια βάση δεδομένων, αυτή η εφαρμογή δημιουργίας ιστότοπου δεν είναι για εσάς.
Πώς να φτιάξετε έναν ιστότοπο Google
1) Αφού συνδεθείτε στο Google, κάντε κλικ στο εικονίδιο Google Apps στο επάνω δεξιό μέρος της σελίδας σας για να εμφανίσετε όλες τις διαφορετικές εφαρμογές που έχετε στη διάθεσή σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο μπλε εικονίδιο Sites.
Θα δείτε μια σελίδα με τίτλο "Ρυθμίσεις ιστότοπου" με δύο κουμπιά, ένα κόκκινο κουμπί "Δημιουργία" και ένα κουμπί "Ακύρωση".
Κάτω από τα δύο κουμπιά, θα δείτε ένα ζευγάρι μεγάλα εικονίδια κουτιού. μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα 'κενό πρότυπο' ή 'Περιήγηση στη συλλογή για περισσότερα'. Κάνοντας κλικ στην επιλογή "Περιήγηση στη συλλογή" θα μεταβείτε στη σελίδα "Επιλογή σελίδας πρότυπου", όπου μπορείτε να επιλέξετε από μια λίστα κατηγοριών ή να αναζητήσετε ανά θέμα για να δείτε διαφορετικά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Τα πρότυπα ιστότοπων Google μπορούν να προβληθούν ανά κατηγορία, όπως συνεργατική συνεργασία, δραστηριότητες και εκδηλώσεις, προσωπικό και οικογενειακό, κυβερνητικό και μη κερδοσκοπικό. Η κατηγορία Business collaboration προσφέρει πρότυπα όπως επαγγελματικό site, εκπαιδευτικό site, intranet site, tracking έργου κλπ.
Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση πρότυπων προτού επιλέξετε ένα. κάντε κλικ στο 'Χρήση προτύπου' όταν έχετε κάνει την επιλογή σας. Υπάρχει επίσης μια επιλογή θέματος ιστότοπου.
Επιλέξτε ένα και, στη συνέχεια, συμπληρώστε το όνομα για τον νέο ιστότοπό σας στο πλαίσιο "Ονομασία του ιστότοπού σας".
Κάτω από αυτό το παράθυρο, θα δείτε ένα πλαίσιο "Τοποθεσία τοποθεσίας" όπου θα δείτε τη διεύθυνση URL (διεύθυνση ιστού) του νέου σας ιστότοπου και κάτω από αυτό, τις άλλες επιλογές μενού, "Επιλέξτε ένα θέμα" και "Περισσότερες επιλογές".
Θα θελήσετε μόνο να χρησιμοποιήσετε την επιλογή 'Επιλογή θέματος' εάν αρχικά επιλέξατε να πάτε με ένα κενό πρότυπο.
Εάν επιλέξετε ένα συγκεκριμένο πρότυπο, κάντε κλικ στην επιλογή 'Περισσότερες επιλογές' για να ανοίξετε το μενού και να συμπληρώσετε τις 'Κατηγορίες περιοχών' και 'Περιγραφή τοποθεσίας' για τον νέο σας ιστότοπο.
2) Κάντε κλικ στο 'Δημιουργία' για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο Google.
Επιστρέψτε στην κορυφή της σελίδας και πατήστε το μεγάλο κόκκινο κουμπί "Δημιουργία" και το voila! Υπάρχει το νέο σας site, έτοιμο για να προσαρμόσετε.
Επέλεξα το πρότυπο ιστότοπου Intranet Google.
3) Επεξεργαστείτε τον ιστότοπό σας όπως θέλετε.
Στην επάνω δεξιά γωνία του προτύπου που έχετε επιλέξει για φόρτωση, θα δείτε τέσσερα εικονίδια με κουτί, ένα μολύβι, μια σελίδα, ένα γρανάζι και ένα εικονίδιο κοινής χρήσης.
Κάντε κλικ στο πρώτο, το μολύβι για να κάνετε τη σελίδα σας επεξεργάσιμη. Στη συνέχεια, κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο της σελίδας που θέλετε να εργαστείτε θα σας επιτρέψει να κάνετε αλλαγές.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο της σελίδας για να προσθέσετε σελίδες στον ιστότοπό σας.
(Βασική συμβουλή: Όσο πιο ελαφρύ είναι το φόντο, τόσο καλύτερα αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το μαύρο κείμενο - και μάλλον το κάνετε επειδή το μαύρο κείμενο είναι ευκολότερο να διαβαστεί, ειδικά για όσους έχουν «γήρανση» μάτια.)
4) Εκχωρήστε δικαιώματα.
Μόλις ο ιστότοπός σας έχει την εμφάνιση που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
Στη σελίδα που εμφανίζεται, θα εμφανιστεί στο πλαίσιο "Σύνδεσμος για κοινή χρήση" με τη διεύθυνση URL του ιστότοπού σας και μετά τον τίτλο "Ποιος έχει πρόσβαση" με μια λίστα κάτω από αυτήν. Η πρώτη λίστα θα έχει τη λέξη 'Αλλαγή' με μπλε χρώμα δίπλα της.
Κάντε κλικ στη λέξη 'Αλλαγή' για να αλλάξετε το επίπεδο των δικαιωμάτων. Μπορείτε να μοιραστείτε τη σελίδα με:
Δημόσια στο διαδίκτυο: Όποιος έχει τη διεύθυνση URL ή τη διεύθυνση του ιστότοπου μπορεί να βρει και να προβάλλει τον ιστότοπό σας. Δεν απαιτείται σύνδεση.
Οποιοσδήποτε έχει τη σύνδεση: Οποιοσδήποτε έχει το σύνδεσμο μπορεί να έχει πρόσβαση. Δεν απαιτείται σύνδεση.
Κοινόχρηστο ιδιωτικά: Μόνο τα άτομα που έχουν ρητά λάβει άδεια μπορούν να έχουν πρόσβαση. Απαιτείται σύνδεση.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να μοιραστείτε τον ιστότοπό σας με συγκεκριμένα άτομα που έχετε ορίσει.
Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση' όταν τελειώσετε.
Σχόλια ή συμβουλές σχετικά με τη χρήση προτύπων ιστοτόπων ιστότοπων Google
Μου χρειάστηκε το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για να καταλάβω πώς να επεξεργάζεστε διάφορες σελίδες / τμήματα του προτύπου ιστότοπου Intranet Google. Η σελίδα του προτύπου προέλευσης έχει υπερσυνδέσεις με κάθε μία από τις διαφορετικές σελίδες του ιστότοπου, όπως ημερολόγιο, ανακοινώσεις κ.λπ.
Όταν ακολούθησα αυτούς τους συνδέσμους, συνέχισα να θέλω απλώς να κάνω κλικ και να αντικαταστήσω το κείμενο κράτησης θέσης - και δεν συνέβη τίποτα. Και δεν υπήρχαν οδηγίες σε κανένα σημείο των σελίδων του προτύπου σχετικά με τον τρόπο χρήσης τους. (Αγαπητέ Google - τα μεγάλα κουτιά παραμέτρων κοντά στην κορυφή των σελίδων που έχετε γεμίσει με κείμενο σκουπιδιών θα ήταν ένα εξαιρετικό μέρος για να ρίξετε μερικές οδηγίες.)
Γενικά, η χρήση των προτύπων ιστότοπων Google δεν είναι πολύ διαισθητική. Μία από τις σελίδες του προτύπου ιστότοπου Intranet Google είναι το Ημερολόγιο. Ήθελα να ενσωματώσω ένα ημερολόγιο το οποίο θα μπορούσε να έχει πρόσβαση και να ενημερώνει όλο το προσωπικό της μικρής επιχείρησης μου.
Αλλά ακόμα και αφού είχα καταλάβει ότι έπρεπε να κάνω κλικ στο εικονίδιο 'Επεξεργασία σελίδας' στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας και να μετακινήσω τη σελίδα στη λειτουργία επεξεργασίας πριν μπορέσω να κάνω τίποτα, χρειάστηκε ένα δίκαιο κομμάτι δοκιμής και λάθους να καταλάβω πώς να πάρει το ημερολόγιο που ήθελα εκεί που το ήθελα.
Κάνοντας αριστερό κλικ στο σύμβολο κράτησης θέσης του Google δεν έγινε τίποτα. Κάνοντας δεξί κλικ έκανε τίποτα.
Αντ 'αυτού, ανακάλυψα ότι έπρεπε να χρησιμοποιήσω το μενού' Εισαγωγή 'στο πάνω αριστερό μέρος της ιστοσελίδας (ένα μενού που εμφανίζεται μόνο όταν η σελίδα βρίσκεται σε κατάσταση επεξεργασίας) και στη συνέχεια επιλέξτε' Ημερολόγιο 'από το αναπτυσσόμενο μενού που προκύπτει, πράγμα που μου επέτρεψε να επιλέξω το ημερολόγιο που ήθελα να εισάγω.
Η εισαγωγή Ημερολογίου λειτουργούσε σαν γοητεία και είναι ορατή ανά εβδομάδα, μήνα ή ατζέντα και εκτυπώσιμη - αλλά φαίνεται να μην έχει διαδραστικά χαρακτηριστικά διαθέσιμα απευθείας στην ιστοσελίδα που εμφανίζεται. Ελπίζω ότι εγώ και το υπόλοιπο προσωπικό θα μπορούσαμε να κάνουμε κλικ σε μια καταχώρηση συμβάντος Ημερολογίου για να την τροποποιήσουμε, να δούμε λεπτομέρειες ή ακόμα και να δείξουμε συμμετοχή, αλλά για άλλη μια φορά, κάνοντας κλικ σε μια καταχώρηση Ημερολογίου φαίνεται να μην κάνει τίποτα. Ίσως υπάρχει κάποιο συγκεκριμένο Google App ή χαρακτηριστικό που δεν έχω ότι κάνει αυτό που δεν ξέρω.
Ένα χαρακτηριστικό του προτύπου ιστότοπων Google που βρίσκω πραγματικά βολικό είναι η δυνατότητα εύκολης εύρεσης και επαναφοράς στις προηγούμενες εκδόσεις. Σε ένα σημείο κατά την οποία προσπαθούσα να προσαρμόσω τον κατάλογο, κατάφερα να διαγράψω με οποιονδήποτε τρόπο το σύμβολο κράτησης θέσης καθώς και το κείμενο μέσα σε αυτό. Κάτω από το κουμπί "Περισσότερα" στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης, επέλεξα "Ιστορικό αναθεωρήσεων", αναβαθμίζοντας μια λίστα με τις αναθεωρήσεις και καθιστώντας εύκολη την επιλογή ενός, πριν την ανακάτωσα.
Όπως κάθε άλλη πλευρά των Google Apps που έχω βιώσει μέχρι στιγμής, οι Ιστοτόποι Google μαστίζονται από σταθερές μικρές αποτυχίες. Για παράδειγμα, όταν προσπαθώ να προσαρμόσω τη σελίδα επαφών του προτύπου Intranet, η οποία αποτελείται από έναν τίτλο, ένα σύμβολο κράτησης θέματος και μια φόρμα υπολογιστικού φύλλου, δεν μπόρεσα να φτάσω σωστά στη φόρμα του υπολογιστικού φύλλου. Στην προβολή Επεξεργασία, το μήνυμα σφάλματος "απέτυχε η αντιγραφή από το πρότυπο ιστότοπου: δοκιμάστε ξανά την αντιγραφή".
Δεν μου πειράζει μια περιστασιακή σφάλμα, αλλά αυτό το είδος επαναλαμβανόμενης αποτυχίας είναι πραγματικά ενοχλητικό. Το Google πρέπει πραγματικά να περάσει λίγο χρόνο στον καθαρισμό αυτών των εφαρμογών. μετά από όλα, αυτές οι εφαρμογές αποτελούν μέρος μιας σουίτας εφαρμογών που έχουν σχεδιαστεί για επαγγελματική χρήση που πληρώνουν οι άνθρωποι.
Ο βαθμός μου για τους ιστότοπους Google - Β. Η χρήση των ιστότοπων Google για την προσαρμογή ιστότοπων δεν είναι σίγουρα διαισθητική και πρέπει να θυμάστε ότι αυτό είναι ένα εργαλείο για τη δημιουργία βασικών ιστότοπων, αλλά η δημιουργία ιστότοπων είναι εύκολη και η απλότητα του καθορισμού των δικαιωμάτων είναι εντυπωσιακή.
Διαβάστε περισσότερα άρθρα σε αυτή τη σειρά σχετικά με τις επιχειρηματικές εφαρμογές Google