Συμβουλές για την επιλογή λογισμικού λογιστικής μικρών επιχειρήσεων

by Shelley Elmblad

Η χρήση λογισμικού λογισμικού εξοικονομεί ώρες χρόνου σε σύγκριση με το χειρισμό των βιβλίων με το χέρι και είναι συνήθως πιο αποτελεσματική από τη χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το λογιστικό λογισμικό μειώνει ή εξαλείφει την περιττή καταχώρηση δεδομένων, όπως την εισαγωγή της διεύθυνσης του πελάτη στην προσφορά, κατόπιν την εντολή εργασίας και στη συνέχεια το τιμολόγιο.

Αν είστε μοναδικός κάτοχος χωρίς εργαζόμενοι, χαμηλό ή καθόλου κατάστημα και λίγους πελάτες, ίσως να μην χρειαστείτε λογιστικό λογισμικό, ή υπάρχουν διαθέσιμες δωρεάν λογιστικές επιλογές λογισμικού χαμηλού κόστους. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που πραγματοποιούν απογραφή, έχουν περισσότερους πελάτες ή περισσότερους υπαλλήλους, θα εξοικονομήσουν χρόνο και θα έχουν πιο ακριβή αρχεία εάν χρησιμοποιείται λογισμικό λογιστικής.

Το πιο λογιστικό λογισμικό είναι πολύ πιο εύκολο στη χρήση από ό, τι ήταν κάποτε, και κάποιο μικρό λογισμικό λογιστικής λογιστικής σχεδιάστηκε για ευκολία χρήσης από ένα άτομο που δεν έχει καθόλου λογιστικό υπόβαθρο.

01 - Ποια Λογιστικά Χαρακτηριστικά Λογισμικού χρειάζεστε;

Περιορίστε τις επιλογές λογισμικού λογισμικού κάνοντας μια λίστα λειτουργιών λογιστικής μικρών επιχειρήσεων που χρειάζεστε για να εκτελέσετε την επιχείρησή σας. Τα περισσότερα από τα λογιστικά χαρακτηριστικά μικρών επιχειρήσεων περιλαμβάνουν:

Διαχείριση αποθεμάτων
Παρακολούθηση πωλήσεων
Διαχειριστείτε τις επαφές πελατών ή εργάζονται με το τρέχον λογισμικό διαχείρισης επαφών
Υποστήριξη λογαριασμού εμπόρου για την αποδοχή πληρωμών μέσω πιστωτικών καρτών
Προϋπολογισμός
Υπολογίζει
Κατάσταση μισθοδοσίας
Αναφορά φόρου επιχειρήσεων

Λογισμικό Λογιστικής Λογισμικού Ειδικής Βιομηχανίας

Ορισμένο λογισμικό λογιστικής έχει σχεδιαστεί ειδικά για βιομηχανίες όπως η κατασκευή, η κατασκευή και οι χονδρέμποροι. Εάν η μικρή επιχείρησή σας ανήκει σε έναν κλάδο με ειδικές λογιστικές απαιτήσεις, μπορεί να υπάρχει λογισμικό λογιστικής με χαρακτηριστικά που να ικανοποιούν αυτές τις απαιτήσεις.

Μιλήστε με άλλους σχετικά με λογισμικό λογιστικής

Πριν αγοράσετε λογισμικό λογιστικής, μιλήστε με τουλάχιστον τρία άτομα που χρησιμοποιούν λογισμικό λογιστικής σε επιχειρήσεις που είναι παρόμοιες με τις δικές σας. Συζητήστε τι τους αρέσει σχετικά με το λογισμικό λογιστικής τους και τι χρειάζεται βελτίωση. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν υπάρχει τέλειο λογισμικό λογιστικής εκεί έξω, αλλά μην αποθαρρύνεστε. Ο στόχος είναι να βρείτε το λογισμικό λογισμικού που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες των μικρών επιχειρήσεων.

02 - Περισσότερες Λογιστικές Λογιστικές εκτιμήσεις

Τώρα που έχετε περιορίσει τις λογιστικές επιλογές λογισμικού σας φέρνουν αυτή τη λίστα των ερωτήσεων μαζί σας ενώ αγοράζετε λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων.

Το Λογισμικό Λογιστικής θα μεγαλώσει με την επιχείρησή σας;

Μάθετε αν το λογισμικό έχει λειτουργικές μονάδες που μπορείτε να προσθέσετε αργότερα, αν χρειαστεί. Μια ενότητα που προστίθεται συνήθως μετά από μια επιχείρηση μεγαλώνει είναι για τη λογιστική μισθοδοσίας.

Εάν οι ενότητες δεν μπορούν να προστεθούν, μπορεί το λογισμικό να αναβαθμιστεί εύκολα σε μια πιο ικανή έκδοση του ίδιου λογισμικού λογιστικής; Ή μήπως εξάγεται το λογισμικό σε μια μορφή δεδομένων όπως το CSV, ώστε να μπορεί να διαβαστεί εάν μεταβείτε αργότερα σε άλλο τίτλο λογισμικού λογισμικού;

Ποιο λογιστικό λογισμικό υποστηρίζει την υποστήριξη της τράπεζάς σας;

Η δυνατότητα λήψης συναλλαγών από την τράπεζά σας εξοικονομεί πολύ χρόνο, ώστε να μάθετε με ποιον λογιστικό λογισμικό συνεργάζεται η τράπεζά σας.

Λογισμικό Λογιστικής Online ή Desktop;

Το λογισμικό online λογιστικής είναι λογισμικό βασισμένο στο διαδίκτυο που εκτελείται με ασφάλεια μέσω ενός προγράμματος περιήγησης στο Internet. Το ηλεκτρονικό λογισμικό λογιστικής είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για την πρόσβαση σε λογιστικά δεδομένα και αρχεία από πολλούς υπολογιστές.

Μπορεί να περιοριστεί η πρόσβαση για κάποιους χρήστες;

Εάν περισσότερα από ένα άτομα χρησιμοποιούν λογισμικό λογιστικής, ένα άτομο μπορεί να χρειαστεί πλήρη πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες, αλλά άλλοι μπορεί να χρειάζονται πρόσβαση μόνο σε περιοχές εισαγωγής δεδομένων και όχι σε αναφορές.

Το λογιστικό λογισμικό έρχεται με δωρεάν δοκιμή;

Είναι πάντα καλύτερο αν μπορείτε να δοκιμάσετε το λογισμικό πριν το αγοράσετε. Για να δείτε πόσο χρήσιμη είναι η τεκμηρίωση του λογισμικού, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια στη δωρεάν δοκιμή και, στη συνέχεια, αναζητήστε έναν οδηγό χρήστη ή σεμινάρια.

03 - Επιλογές υποστήριξης λογισμικού λογισμικού

Θυμηθείτε να υπολογίσετε το κόστος υποστήριξης στον προϋπολογισμό λογισμικού λογισμικού σας. Ορισμένο λογισμικό λογιστικής παρέχει υποστήριξη βάσει αμοιβής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου από τη στιγμή που θα αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το λογισμικό. Ωστόσο, είναι σύνηθες το κόστος του λογισμικού λογιστικής μικρών επιχειρήσεων να παρέχει υποστήριξη χωρίς κόστος για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, ώστε να μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το λογισμικό για πρώτη φορά χωρίς να επιβαρύνεστε με πρόσθετα έξοδα. Μετά από αυτό το χρονικό διάστημα, πληρώνετε για στήριξη ετησίως, τριμηνιαία ή ανά βάση χρήσης.

Το λογισμικό λογισμικού μπορεί να έχει ένα δωρεάν ηλεκτρονικό φόρουμ χρηστών όπου μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις επίσης. Είναι συχνά μια καλή επιλογή για την αμοιβή που βασίζεται υποστήριξη όταν η ερώτησή σας είναι για το πώς να χρησιμοποιήσετε ένα χαρακτηριστικό.

04 - Μην πληρώσετε για τα χαρακτηριστικά που δεν θα χρησιμοποιήσετε

Μια μικρότερη, λιγότερο σύνθετη επιχείρηση χρειάζεται λιγότερα χαρακτηριστικά από μια μεγαλύτερη επιχείρηση. Θυμηθείτε την ερώτηση στο βήμα 3 σχετικά με την αναβάθμιση ή την προσθήκη ενοτήτων στο λογισμικό λογισμικού αργότερα; Ανεξάρτητα από το πόσο ακατανίκητο επιπλέον "σφύριγμα και καμπάνες" φαίνεται, αντισταθείτε στον πειρασμό να αγοράσετε περισσότερο λογιστικό λογισμικό από ό, τι χρειάζεστε.

Γενικά, πληρώνετε περισσότερα για περισσότερες λειτουργίες λογισμικού λογιστικής και εάν αν η επιχείρησή σας μεγαλώσει αρκετά ώστε να χρειαστούν πιο ισχυρά οικονομικά χαρακτηριστικά, το κόστος είναι δικαιολογημένο. Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, υπάρχουν τώρα αρκετές διαθέσιμες λογιστικές επιλογές λογισμικού, οι οποίες υπερβαίνουν την αγορά.

05 - Χρήση λογιστή ή λογισμικού λογιστικής;

Το λογιστικό λογισμικό δεν αντικαθιστά έναν λογιστή για να διασφαλίσει ότι η επιχείρησή σας τηρεί νόμιμες και αποδεκτές λογιστικές και φορολογικές πρακτικές. Αλλά, όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, παίρνετε καθημερινά τα λογιστικά καθήκοντα από τα χέρια ενός λογιστή, το οποίο εξοικονομεί χρήματα για μια μικρή επιχείρηση.

Καλή οποιοδήποτε λογιστικό λογισμικό θα έχει τις αναφορές που πρέπει να δώσετε στον λογιστή σας σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση. Είτε οι εκθέσεις μπορούν να εκτυπωθούν είτε μπορούν να παραδοθούν με ασφάλεια σε έναν λογιστή ηλεκτρονικά.

Ρωτήστε τον λογιστή σας ποιες αναφορές χρειάζονται και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να τις δημιουργήσετε με το λογισμικό λογιστικής που εξετάζετε.