Πώς να περιορίσετε τα περιττά έξοδα
Ωστόσο, πολλές εταιρείες δεν γνωρίζουν τους καλύτερους τρόπους για την ανάπτυξη πολιτικών πιστωτικών καρτών. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν πάντα την επιθυμία να δημιουργήσουν αυτές τις πολιτικές, αλλά δεν έχουν κατεύθυνση για το πώς να το κάνουν. Λόγω αυτού, υπάρχει μια ζωντανή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν αποτελεσματικά τις πολιτικές των πιστωτικών καρτών των εργαζομένων.
Ευθύνες του κατόχου της κάρτας
Εάν μια εταιρεία εκδίδει πιστωτικές κάρτες στους υπαλλήλους της, πρέπει να καθοριστούν κανόνες που διέπουν τη χρήση της κάρτας. Οι εργαζόμενοι πρέπει να θεωρούνται υπεύθυνοι για την ασφάλεια της κάρτας καθώς και για την προστασία της ιδιωτικής ζωής οποιασδήποτε πληροφορίας σχετικής με την εταιρεία. Οι υπάλληλοι θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η κάρτα διατηρείται σε ασφαλές μέρος, η κάρτα είναι απαλλαγμένη από δόλιες δραστηριότητες και ο αριθμός ταυτοποίησης της κάρτας προστατεύεται. Η εταιρεία πρέπει επίσης να δηλώσει ότι η επιχειρηματική πιστωτική κάρτα περιορίζεται μόνο για χρήση από τον εργαζόμενο και όχι από οποιοδήποτε άλλο άτομο.
Ορθογραφικά όρια δαπανών
Η εταιρεία θα πρέπει να είναι σε θέση να καταλήξει σε κανόνες που υπαγορεύουν δραστηριότητες ή συναλλαγές στις οποίες θα πρέπει να χρησιμοποιείται η πιστωτική κάρτα.
Στην πραγματικότητα, οι δαπάνες πρέπει να περιορίζονται στις ανάγκες συγκεκριμένων εργαζομένων. Κάθε τμήμα θα πρέπει να έχει τα δικά του όρια δαπανών. Ως εταιρεία, είναι καλό να ενημερώνετε κάθε εργαζόμενο σχετικά με τα όρια των δαπανών κατά τη στιγμή της έκδοσης . Επιπλέον, κάθε εργαζόμενος δεν θα πρέπει να υπερβαίνει αυτό το όριο και, εάν υπάρξει κάποιος, θα επιβαρυνθεί με τα όρια.
Τέλος, οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας δεν θα πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται για προκαταβολές μετρητών.
Τακτική αναφορά χρήσης
Κάθε εταιρεία θα πρέπει να κρατήσει τους υπαλλήλους υπεύθυνους για τη χρήση οποιασδήποτε πιστωτικής κάρτας της εταιρείας. Ας πούμε ότι στο τέλος κάθε μήνα, κάθε εργαζόμενος πρέπει να υποβάλει λεπτομερή εξήγηση για όλες τις χρεώσεις, τις αποδείξεις και τους σωστούς λογιστικούς κωδικούς. Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι επισυνάπτει τις αποδείξεις δαπανών στη μηνιαία δήλωση πριν από την υποβολή στην εταιρεία για λόγους επαλήθευσης. Όλα αυτά πρέπει να γίνουν έγκαιρα για να αποφευχθούν οι καθυστερήσεις πληρωμών. Με τον τρόπο αυτό, η εταιρεία θα παρακολουθεί τις μηνιαίες δαπάνες της με ευκολία και ο έλεγχος γίνεται απλούστερος.
Χωρίς Χρήση Καρτών σε Ατομικά Έξοδα
Η εταιρεία θα πρέπει να είναι πολύ αυστηρή στη χρήση της πιστωτικής κάρτας των εργαζομένων, καθώς κανείς δεν μπορεί να την χρησιμοποιήσει για προσωπικά έξοδα. Εν ολίγοις, η χρήση της κάρτας πρέπει να περιορίζεται στις δραστηριότητες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Ο ορισμός της προσωπικής χρήσης, στην περίπτωση αυτή, είναι δαπάνη που δεν σχετίζεται με τη λειτουργία της επιχείρησης. Η εταιρεία θα πρέπει να είναι πολύ σκληρή για κάθε εργαζόμενο που χρησιμοποιεί την κάρτα για τις πληρωμές του / της.
Αναθεώρηση χρήσης
Αν μια εταιρεία εκδίδει τις πιστωτικές κάρτες των εργαζομένων, συνιστάται η διεξαγωγή αναθεώρησης μιας κάρτας μετά από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Η ανασκόπηση της κάρτας πρέπει να γίνεται από τον άμεσο επιβλέποντα συνεργάτη μαζί με ένα μέλος της λογιστικής υπηρεσίας της εταιρείας. Ο επιβλέπων του υπαλλήλου θα πρέπει να διασφαλίσει ότι η χρήση της κάρτας περιορίζεται σε ό, τι προοριζόταν για αυτό. Από την άλλη πλευρά, η λογιστική υπηρεσία θα πρέπει να επαληθεύει εάν όλα τα παραστατικά και άλλα έγγραφα δαπανών που υποβάλλονται από τον εργαζόμενο είναι αυθεντικά.
Ως εκ τούτου, κάθε εταιρεία πρέπει να έχει μια αποτελεσματική και αξιόπιστη πολιτική πιστωτικών καρτών εργαζομένων για να εμποδίζει την κακή χρήση της κάρτας από ιδιώτες. Θα τοποθετήσει μια εταιρεία σε καλή οικονομική θέση, δεδομένου ότι κανένας υπάλληλος δεν θα καταχραστεί την κάρτα του για προσωπικά έξοδα. Επίσης, η εταιρεία θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τόσο ο επιβλέπων όσο και η λογιστική υπηρεσία κατανοούν όλες τις πτυχές της πολιτικής.