Στοιχεία αναφοράς μη συμμόρφωσης
Χρησιμοποιείται μια έκθεση μη συμμόρφωσης και πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Ποιος είναι ο κύριος λόγος ή τι όταν είναι λάθος
- Γιατί η εργασία δεν ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές
- Τι μπορεί να γίνει για να αποφευχθεί αυτό να συμβεί ξανά
- Ελήφθησαν επεξηγηματικά διορθωτικά μέτρα
- Βασικοί συντελεστές που εμπλέκονται στο NCR και προδιαγραφές που επηρεάζονται από το NCR
Πότε να εκδώσετε μια έκθεση μη συμμόρφωσης
Ο κατασκευαστικός κλάδος χρησιμοποιεί τακτικά το NCR ως τρόπο καταγραφής και παρακολούθησης των εργασιών που δεν πληρούν τα πρότυπα ή τις προδιαγραφές. Τα ακόλουθα σενάρια είναι οι συνηθέστερες καταστάσεις που απαιτούν την έκδοση ενός NCR:
- Εργασίες που δεν κατασκευάστηκαν όπως υποδεικνύεται στα εγκεκριμένα Σχέδια Εκδόσεων για Κατασκευές
- Εργασίες που δεν πληρούν συγκεκριμένες ανοχές όπως καθορίζονται στις προδιαγραφές του έργου.
- Εργασίες που εκτελούνται χρησιμοποιώντας μη εγκεκριμένες μεθόδους ή πρότυπα
- Όταν το σχέδιο δοκιμών και ελέγχου δεν ακολουθείται όπως συμφωνήθηκε
- Όταν τα αποτελέσματα των δοκιμών καταδεικνύουν ότι το προϊόν δεν πληροί καθορισμένα και εγκεκριμένα πρότυπα
- Όταν χρησιμοποιείται ένα υλικό και δεν έχει εγκριθεί ως υποκατάστατο (ίσο ή παρόμοιο)
- Όταν ο σχεδιασμός δεν είναι ακριβής και δεν αντιπροσωπεύει πραγματικές συνθήκες πεδίου
- Όταν δεν τηρήθηκε η εγκεκριμένη διαδικασία και εντοπίστηκαν ελαττώματα ποιότητας από την ομάδα του έργου.
Ποιος είναι υπεύθυνος για την έκδοση της αναφοράς μη συμμόρφωσης;
Η έκθεση μη συμμόρφωσης, ανάλογα με την κατάσταση, μπορεί να εκδοθεί από οποιοδήποτε μέλος της ομάδας έργου.
Πρέπει να παρουσιάζει ένα μη αμφισβητήσιμο γεγονός, σαφές και με επαρκείς πληροφορίες αντιγράφων ασφαλείας που υποστηρίζουν την αξίωση. Είναι σημαντικό να καθοριστεί από την πρώτη μέρα ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληρούνται για την έκδοση του NCR. Μόλις καθοριστούν οι κανόνες και έχουν καθοριστεί όρια, τότε είναι ασφαλές να εκδοθούν τα NCR, αλλά το πιο σημαντικό να τη διατηρήσουμε και να μπορέσουμε να κλείσουμε το NCR. Οι εκθέσεις μη συμμόρφωσης χρησιμοποιούνται ως εργαλεία μάθησης και κατάρτισης για να αποφευχθεί η επανάληψη αυτών των καταστάσεων.
Οι συνέπειες της αναφοράς μη συμμόρφωσης
Παρόλο που είναι πολύ σημαντικό και υγιές να εκδίδονται τα NCR την κατάλληλη στιγμή, είναι επίσης συνετό να πούμε ότι οι NCR μπορούν επίσης να φέρουν και άλλα προβλήματα στη σύμβαση. Μερικές φορές, τα NCR μπορούν να θεωρηθούν από τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα ως κόκκινες σημαίες ή μπορούν να εντοπιστούν από τον ανάδοχο ως κακή κατάσταση απόδοσης , οπότε ενδέχεται να καταλήξουν να έχουν οικονομικές επιπτώσεις σε μελλοντικά έργα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι NCR μπορούν να ανοίξουν την πόρτα σε αξιώσεις και ακόμη περαιτέρω διαδικασία διαιτησίας. Τα NCR μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις στη διαδικασία κατασκευής, όταν χρειάζονται πρόσθετοι πόροι για να διορθωθούν οι καταστάσεις ή οι περιοχές που επηρεάζονται από την έκθεση μη συμμόρφωσης. Υπάρχει πολλή γραφειοκρατία και έρευνα που σχετίζεται με ένα NCR καθώς, εκείνο που εκδίδει την έκθεση πρέπει να συλλέξει πληροφορίες, προδιαγραφές, πρότυπα και διαδικασίες λίστας που επηρεάστηκαν από την κατάσταση.
Τι να κάνετε όταν λαμβάνετε ένα NCR;
Εάν είστε ο παραλήπτης του NCR, πρέπει να ενεργήσετε έγκαιρα και να ακολουθήσετε τουλάχιστον τα παρακάτω βήματα για γρήγορη επίλυση:
- Συναντήστε με το πρόσωπο που εκδίδει το NCR
- Εφαρμόστε τη διορθωτική ενέργεια και βεβαιωθείτε, μέσω μιας διαδικασίας επιθεώρησης, ότι το ζήτημα επιλύθηκε επαρκώς.
- Απαντήστε μέσω μιας επίσημης επιστολής ή εγγράψτε τη διαδικασία σχετικά με τη δράση που προκάλεσε το NCR, τεκμηρίωση της δράσης για την επίλυση του προβλήματος, εξηγήστε τα μέτρα που ελήφθησαν για να αποφευχθεί αυτό και, τέλος, βεβαιωθείτε ότι ο αντισυμβαλλόμενος συμφωνεί και υπογράφει off στο σχέδιο δράσης σας.