Αποφασίστε εάν χρειάζεστε πραγματικά μια συνάντηση
Πρώτον, αποφασίστε εάν είναι πραγματικά απαραίτητο να προγραμματίσετε μια συνάντηση.
Συχνά, σκεφτόμαστε μια επίσημη συνάντηση ως τον καλύτερο τρόπο ανταλλαγής πληροφοριών ή συζήτησης ενός θέματος. Αν όμως τα νέα σας μπορούν να παραδοθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κλήσης διάσκεψης ή απλά συγκεντρώνοντας μερικά άτομα στο γραφείο σας για 15 λεπτά, παραλείψτε την επίσημη συνάντηση.
Μόνο να προσκαλέσετε τους ανθρώπους που πραγματικά πρέπει να είναι εκεί
Έχετε ποτέ προσκληθεί σε μια συνάντηση και αναρωτήθηκε - στα μισά του δρόμου - γιατί είσαστε εκεί; Μην χάνετε χρόνο για τους ανθρώπους, καλώντας τους σε μια συνάντηση που δεν χρειάζεται να παρακολουθήσουν. Αυτό δεν θα είναι μια αποτελεσματική συνάντηση. Μήπως κάποιος από τη λογιστική πρέπει να είναι παρών στη συνάντηση για να απαντήσει σε ερωτήσεις προϋπολογισμού; Στη συνέχεια, προσκαλέστε ένα άτομο από τη λογιστική που είναι κατάλληλη για το έργο αυτό.
Αν κάποιος συνάδελφος ή επόπτης πρέπει να ενημερωθεί για το τι συζητήθηκε σε μια συνάντηση, δεν χρειάζεται να τον προσκαλέσετε στην πραγματική συνάντηση. Απλά προετοιμάστε μια περίληψη της σύσκεψης και στείλτε την στη συνέχεια. Θα εκτιμήσουν την εξοικονόμηση χρόνου και έχετε τη διαβεβαίωση ότι - επειδή βάζετε τις πληροφορίες γραπτώς - είναι πλήρως ενημερωμένοι για τις συζητήσεις.
Αποστολή υπενθυμίσεων συνάντησης
Η ζωή είναι απασχολημένη και τα ημερολόγια καταγράφονται γρήγορα με προγραμματισμένες δραστηριότητες. Στείλτε μια υπενθύμιση συναντήσεως παρακολούθησης δύο ημέρες πριν από τη συνάντησή σας. Αυτό θα επιβεβαιώσει τα άτομα που απάντησαν ότι θα συμμετείχαν και σας ενημερώνει μπροστά από το χρόνο εάν τα προγράμματα έχουν αλλάξει και οι βασικοί συμμετέχοντες δεν μπορούν να κάνουν την προγραμματισμένη ώρα συνάντησης.
Έχετε Ατζέντα
Για να σχεδιάσετε αποτελεσματικές συναντήσεις, πρέπει πρώτα να σχεδιάσετε τι θα συζητηθεί. Ποιος είναι ο στόχος της συνάντησης; Τι επιδιώκετε να πετύχετε; Αναπτύξτε μια ατζέντα συνάντησης μπροστά από το χρόνο και να την διανείμετε στους συμμετέχοντες. Υποδείξτε την ώρα έναρξης και συμπεριλάβετε μια σύντομη λίστα θεμάτων προς αντιμετώπιση. Μην εμπλουτίζετε τη δική σας συνάντηση με μια μακρά, υπερβολικά λεπτομερή ατζέντα. Αναφέρετε με όνομα τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την αναφορά σε συγκεκριμένη περιοχή.
Να είστε σαφής σχετικά με τις προσδοκίες
Όταν στέλνετε πρώτα την ειδοποίηση της συνάντησης, πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με το σκοπό και τις προσδοκίες σας. Η συνάντηση θα περιστρέφεται γύρω από μια παρουσίαση και οι συμμετέχοντες θα πρέπει να είναι έτοιμοι να σημειώσουν; Ή είναι αυτή η περίοδος brainstorming όπου οι συμμετέχοντες αναμένεται να παρουσιάσουν ιδέες και προτάσεις;
Σε ορισμένους εταιρικούς πολιτισμούς, οι υπάλληλοι συγκεντρώνονται για να ακούν μόνο και στη συνέχεια να επιστρέψουν στους χώρους εργασίας τους. Σε άλλες εταιρείες, οι εργαζόμενοι συμμετέχουν ελεύθερα. Στους σημερινούς συνεργατικούς χώρους εργασίας, η αλληλεπίδραση και η ανταλλαγή ιδεών δεν είναι μόνο ευπρόσδεκτες στις συναντήσεις. είναι συχνά ο σκοπός της ίδιας της συνάντησης.
Ξεκινήστε την ώρα
Εάν είστε το πρόσωπο που εμφανίζεται συνήθως για τις συναντήσεις στην ώρα τους, τότε καταλαβαίνετε πόσο απογοητευτικό είναι όταν η πραγματική συνάντηση δεν πηγαίνει για 15 λεπτά καθώς οι λαοί μπαίνουν στο δωμάτιο.
Αυτό που συμβαίνει αναπόφευκτα είναι, προχωρώντας, όλοι γνωρίζουν ότι αυτές οι συναντήσεις δεν ξεκινούν εγκαίρως, οπότε όλοι αρχίζουν να εμφανίζονται αργά. Αναλάβετε τη συνάντησή σας. Ξεκινήστε αμέσως την καθορισμένη ώρα έναρξης. Κλείστε την πόρτα και ξεκινήστε. Αυτοί οι περιπλανώμενοι θα πάρουν γρήγορα το μήνυμα ότι φτάνουν αργά και θα κάνουν μόνο ένα λάθος.
Κρατήστε το Σύντομο και απλό
Οι περισσότερες συνεδριάσεις είναι πλακόστρωτες για μία ώρα όταν - σε πολλές περιπτώσεις - αρκούν 30 λεπτά ή ακόμα και 45 λεπτά. Όταν διατίθεται πάρα πολύς χρόνος, το συνηθισμένο αποτέλεσμα είναι ότι ο χρόνος χάνεται. Οι άνθρωποι παραμένουν μετά τη συνάντηση ή περάσουν πάρα πολύ για ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης. Συνεχίστε τις συναντήσεις σύντομες και μέχρι το σημείο.
Μείνετε στο θέμα
Μόνο μια ημερήσια διάταξη δεν θα οδηγήσει αποτελεσματικά τη συνάντησή σας. Προσέχετε την ημερήσια διάταξη και συνεχίστε τις συζητήσεις από την αποπλάνηση στις εφαπτόμενες.
Αντιμετώπιση οποιωνδήποτε εκτός θέματος ερωτήσεων, δηλώνοντας ότι πρόκειται για θέμα για άλλη συνάντηση, θα απευθύνεται ιδιωτικά ή κάτι παρόμοιο. Κανείς δεν αρέσει σε μια συνάντηση που έσπευσαν, όπου ο σκοπός της συνάντησης πήρε μια οπίσθια έδρα σε άλλη συζήτηση.
Πάρτε μικρότερες συναντήσεις έξω από την αίθουσα συνεδριάσεων
Καθιστώντας στην ίδια γνωστή αίθουσα συνεδριάσεων που συγκεντρώθηκε γύρω από το ίδιο γνωστό τραπέζι είναι ακριβώς αυτό - οικείο. Για να ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να αλληλεπιδρούν, να σκέφτονται δημιουργικά και να έχουν ζωντανές συζητήσεις, σκεφτείτε να πάρετε τη συνάντηση έξω από την τυποποιημένη αίθουσα συνεδριάσεων
Σκεφτείτε να συναντηθείτε σε ένα τραπέζι έξω εάν το επιτρέπουν ο τόπος και ο καιρός. Δοκιμάστε να συγκεντρωθείτε σε έναν κοινό χώρο που έχει καναπέδες και μικρά τραπέζια αντί για ένα μεγάλο τραπέζι συνεδρίων και καρέκλες με περιστρεφόμενη βάση.
Μη φοβάστε να ακολουθήσετε μια διαφορετική προσέγγιση
Αν η προσέγγιση της συνάντησης δεν λειτουργεί, μην φοβάστε να αλλάξετε πορεία. Για παράδειγμα, εάν μια περίοδος προβληματισμού δημιουργεί ένα ήσυχο δωμάτιο με πολύ μικρό διάλογο, αλλάξτε την κατεύθυνση. Να είστε ευέλικτοι και να δώσετε προσοχή στο πώς προχωρά η συνολική συνάντηση.
Χρησιμοποιήστε τεχνολογία
Προγραμματίστε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία για να κρατήσετε τους συμμετέχοντες σε επαφή. Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, οι περισσότεροι άνθρωποι συνηθίζουν να βλέπουν γραφικά ή βίντεο για να υποστηρίζουν τις λέξεις που ακούνε. Απευθυνθείτε σε αυτή τη νοοτροπία και ενσωματώστε τα οπτικοακουστικά μέσα κατά το σχεδιασμό της συνάντησής σας.
Οι υπολογιστές που προβάλλονται σε μεγάλες οθόνες και παρουσιάσεις Smart Board που ενθαρρύνουν την αλληλεπίδραση είναι μια ευπρόσδεκτη αλλαγή από τις τυπικές μακρές παρουσιάσεις του PowerPoint.
Αποστολή σύντομης σύνοψης
Εντός μίας ημέρας μετά τη συνάντηση, στείλτε μια σύντομη περίληψη του τι συζητήθηκε. Διαδώστε αυτό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους όσους είναι παρόντες, εκείνους που δεν μπόρεσαν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη και εκείνοι που πρέπει να ενημερωθούν. Περιλάβετε επίσης όλα τα στοιχεία ενέργειας, καθορίζοντας ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε στοιχείο καθώς και την ημερομηνία λήξης.