7 Συμβουλές για μια συνάντηση για καλά δρομολόγια
Πείτε αντίο σε αυτές τις βαρετές συναντήσεις και μάθετε πώς να διεξάγετε αποτελεσματικές συναντήσεις που αφήνουν τους εργαζόμενους να εμπλακούν και να παρακινηθούν.
7 συμβουλές για αποτελεσματικές συναντήσεις
Καθορίστε τον Στόχο της Συνάντησης
Πριν να στείλετε μια ειδοποίηση συνάντησης και να την τοποθετήσετε στο ημερολόγιό σας, αναρωτηθείτε γιατί θέλετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση και να καθορίσετε τον στόχο. Είναι μια συνάντηση για να επιταχύνουμε τους εργαζόμενους σε μια αλλαγή στη διοίκηση; Εσείς αποφασίζετε σχετικά με ένα έργο; Είναι μια συνάντηση brainstorming για μια νέα επιχειρηματική στρατηγική; Να είστε βέβαιοι ότι η συγκέντρωση των υπαλλήλων σε ένα χώρο για προσωπική συζήτηση και αλληλεπίδραση είναι απαραίτητη για το στόχο σας. αν ο σκοπός της συνάντησης είναι μια ενημέρωση για την κατάσταση, ίσως η αποστολή ομαδικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια καλύτερη χρήση του χρόνου όλων.
Επικοινωνήστε με το σκοπό της συνάντησης
Όταν καλείτε άλλους στη συνάντησή σας, να είστε σαφείς σχετικά με το σκοπό της συνάντησης. Αυτό όχι μόνο θα σας κρατήσει εστιασμένο, αλλά θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να παρακολουθήσουν τη συνάντηση που ετοιμάζεται είτε με έγγραφα είτε με σκέψεις στο θέμα.
Η επικοινωνία είναι απαραίτητη για μια αποτελεσματική συνάντηση.
Να είστε επιλεκτικοί σχετικά με τους συμμετέχοντες
Κανείς δεν εκτιμά να παρευρεθεί σε μια συνάντηση που δεν έχει καμία σχέση με αυτούς ή με το έργο τους. Προσδιορίστε ποιος πραγματικά πρέπει να είναι εκεί και γιατί. Ποια είσοδος χρειάζεστε; Ποιοι συνάδελφοι πρέπει να συμμετάσχουν και πιθανόν να έχουν ερωτήσεις σχετικά με το θέμα;
Εάν κάποιος βρίσκεται στη λίστα σας, πρέπει απλώς να ενημερωθεί για το τι συζητήθηκε, τότε να τους κάνετε μια χάρη και να τους απομακρύνετε από τη λίστα. Μπορούν εύκολα να ενημερώνονται με ένα e-mail παρακολούθησης. Ο χρόνος είναι πολύτιμος και κανένας εργοδότης δεν θέλει να επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητα, επειδή οι εργαζόμενοι συμμετέχουν σε συναντήσεις που δεν είναι απαραίτητες.
Πρέπει να δημιουργήσετε μια ατζέντα συσκέψεων
Η πραγματοποίηση συνάντησης χωρίς ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων είναι παρόμοια με την αναρρίχηση σε ένα ιστιοφόρο και ελπίζοντας ότι ο άνεμος θα σας μεταφέρει εκεί που θέλετε να πάτε. Θα κυριολεκτικά θα χάσετε στη θάλασσα. Η ατζέντα του συνεδρίου σας θα σας καθοδηγήσει στον τελικό προορισμό σας. Συμπεριλάβετε θέματα που θα συζητηθούν και ποιος θα εξετάσει κάθε θέμα αν συμμετέχουν και άλλοι. Στείλτε την ατζέντα στους συμμετέχοντες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπροστά από το χρόνο, έτσι ώστε όλοι να ξέρουν τι να περιμένουν και έρχονται έτοιμοι
Προσέξτε στο σχέδιό σας
Ακόμη και η βέλτιστα προγραμματισμένη συνάντηση θα πάει στραβά εάν η συζήτηση ξεπεραστεί και σβήσει σε εφαπτομενικά θέματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι περισσότερες συνεδριάσεις δεν επιτυγχάνουν τον στόχο τους - δεν παραμένουν σε καλό δρόμο. Στην αρχή της συνάντησής σας, καθορίστε τους βασικούς κανόνες και την καθορισμένη χρονική κατανομή για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξής σας καθώς και τη συνολική συνάντηση. Για παράδειγμα, "Σας ευχαριστώ που ήρθατε σήμερα. Ο χρόνος όλων είναι πολύτιμος και ο στόχος μου είναι να κρατήσω αυτή τη συνάντηση σε λιγότερο από μία ώρα.
Ας κολλήσουμε στα αντικείμενα και να συζητήσουμε για άλλα θέματα για μια μεταγενέστερη χρονική περίοδο. "Rein σε όποιον μονοπωλεί τη συζήτηση ή παρουσιάζει θέματα, όχι στην ημερήσια διάταξη.
Κρατήστε τους δεσμεύονται
Τα ορατά βοηθήματα διανύουν μεγάλο χρονικό διάστημα για να κρατούν όλοι επικεντρωμένοι στη συνάντηση και όχι στα τηλέφωνά τους ή στο ρολόι. Δημοσιεύστε την ατζέντα σε ένα Smart Board στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Έργα οπτικά σε μια μεγάλη οθόνη χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή? τίποτα για να κρατήσει τα μάτια τους μπροστά.
Συνοψίστε τη σύσκεψη
Αφήνετε ποτέ μια συνάντηση και έχετε μια εντελώς διαφορετική λήψη από τον συνάδελφό σας; Βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν συμβαίνει με την συνάντησή σας στέλνοντας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συνέχεια εντός 24 ωρών. Συμπεριλάβετε μια σύνοψη, επισημάνετε τα βασικά θέματα που αντιμετωπίζονται, τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί και προσδιορίσετε τις προθεσμίες. Η ταχύτερη αποστολή αυτού του μηνύματος θα διασφαλίσει ότι οι συμμετέχοντες δεν κατευθύνονται προς τη λάθος κατεύθυνση.