Βελτιώστε τις εγγραφές σας με το PayPal και το Excel

Κάνετε την εγγραφή του eBay σε ένα στιγμιότυπο χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες του PayPal

Εάν είστε πωλητής eBay για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα γνωρίζετε ήδη ότι το PayPal είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δεχτείτε τις πληρωμές στο διαδίκτυο - είναι γρήγορο, είναι εύκολο και το PayPal κρατά σχολαστικά αρχεία των συναλλαγών που ολοκληρώνονται με αυτόν τον τρόπο. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτές τις συναλλαγές σε ένα βολικό, έτοιμο λογιστικό φύλλο, για να εξορθολογίζετε τις λογιστικές σας πρακτικές - είτε είστε αγοραστής, πωλητής είτε και οι δύο, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε απευθείας τον ιστότοπο του PayPal για να αποκτήσετε πρόσβαση στην εγγραφή για κάθε συναλλαγή.

Σε συνδυασμό με ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel, αυτό το χαρακτηριστικό του PayPal μπορεί να κάνει τη λογιστική για μικρούς και μεσαίου όγκου αγοραστές και πωλητές ένα κομμάτι κέικ-ειδικά αν είστε προσεκτικοί για να χρησιμοποιήσετε το PayPal για το μεγαλύτερο μέρος των συναλλαγών σας.

Χρησιμοποιώντας το Excel για την πρόσβαση στις εγγραφές PayPal

Το PayPal καθιστά τη βάση δεδομένων των συναλλαγών σας προσιτή σε μορφή που ονομάζεται CSV ή "τιμές διαχωρισμένες με κόμμα". Οι περισσότερες εφαρμογές υπολογιστικού φύλλου όπως το Excel, Quattro Pro ή το OpenOffice.org Calc-οι ίδιες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξισορροπήσετε το βιβλίο επιταγών σας ή να κάνετε τους φόρους σας - είναι σε θέση να διαβάζουν και να εισάγουν αρχεία αποθηκευμένα σε αυτή τη μορφή.

Επειδή το PayPal μπορεί να δημιουργήσει αρχεία CSV για εσάς με βάση τα χρονικά διαστήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PayPal για τη δημιουργία γρήγορων, ακριβών και πλήρων λογιστικών πληροφοριών (συμπεριλαμβανομένων των τελών PayPal , ποσών αποστολής και χειρισμού και άλλων λεπτομερειών) σχετικά με τις συναλλαγές eBay που μπορείτε στη συνέχεια να αποθηκεύσετε στον δικό σας υπολογιστή και να χειριστείτε σε μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου, για παράδειγμα, να ταξινομήσετε ανά τύπο συναλλαγής ή να λάβετε γρήγορα σύνολα για φορολογικούς σκοπούς.

Δημιουργία αρχείου CSV με χρήση του PayPal

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο CSV των συναλλαγών σας PayPal, συνδεθείτε στον ιστότοπο του PayPal ακριβώς όπως θα δείτε κανονικά τον λογαριασμό σας. Μόλις συνδεθείτε και προβάλετε την προεπιλεγμένη σελίδα "Ο λογαριασμός μου", ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ιστορικό". Κάντε κλικ στο μπλε και λευκό "Ιστορικό" σύνδεσμο κοντά στο πάνω μέρος της σελίδας. (Συμβουλή: βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά του συνδέσμου "Ανάληψη").

1. Επιλέξτε ένα εύρος ημερομηνιών. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία στην επάνω περιοχή της σελίδας για να επιλέξετε ένα εύρος ημερομηνιών για τις συναλλαγές που θέλετε να εμφανίζονται. Μπορείτε να επιλέξετε κοινά αιτήματα όπως "Τελευταία Εβδομάδα" (για όλες τις συναλλαγές κατά τις προηγούμενες επτά ημέρες) ή "Τελευταίος μήνας" (για όλες τις συναλλαγές τις τελευταίες 30 ημέρες) ή επιλέγετε να εμφανίσετε συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών.
2. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "CSV". Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "CSV" ακριβώς στα δεξιά της λέξης "Λήψη:" στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης. Εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας ζητάει να επιλέξετε μια μορφή λήψης.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη". Χωρίς να αλλάξετε τον τύπο αρχείου από "CSV", κάντε κλικ στο κίτρινο κουμπί "Λήψη". Το PayPal θα σταματήσει για λίγα λεπτά για να αποκτήσει πρόσβαση στη βάση δεδομένων του πριν στείλει στο πρόγραμμα περιήγησής σας ένα αρχείο που ονομάζεται Downoad.csv. Αποθηκεύστε αυτό στην επιφάνεια εργασίας σας για εύκολη πρόσβαση.

Οι προχωρημένοι χρήστες που διαβάζουν μαζί με αυτό το άρθρο μπορεί ήδη να ξέρουν τι ακριβώς θέλουν να κάνουν με τα δεδομένα σε αυτό το στάδιο - αν αυτό είναι εσείς, μπορείτε να κατεβάσετε σε άλλες μορφές (όπως οι μορφές Quicken ή Quickbooks) ή να παρεκκλίνετε από τα παρακάτω διαδικασία.

Εισαγωγή αρχείων CSV στο Excel

Τώρα που έχετε κατεβάσει ένα αρχείο CSV που περιέχει τις συναλλαγές της επιλογής σας και το αρχείο έχει αποθηκευτεί στην επιφάνεια εργασίας σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να φορτώσετε το αρχείο στο Excel.

1. Εκκινήστε το Excel. Εάν το αρχείο CSV στην επιφάνεια εργασίας σας μοιάζει ήδη με ένα αρχείο Excel (δηλαδή το εικονίδιο που αναπαριστά το αρχείο μοιάζει με τα εικονίδια που συνήθως βλέπετε για τα αρχεία του Excel), μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο αρχείο για να το ανοίξετε και vóila- τελείωσες! Πολλοί χρήστες θα βρουν, ωστόσο, ότι το αρχείο CSV δεν ανοίγει αυτόματα στο Excel όταν το εικονίδιο διπλό κλικ. Εάν είστε εσείς, χρησιμοποιήστε το μενού έναρξης για να ξεκινήσετε την εφαρμογή Excel.

1. Επιλέξτε το μενού "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άνοιγμα". Μόλις ανοίξει η εφαρμογή Excel, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στο πάνω αριστερό μέρος του παραθύρου και επιλέξτε την επιλογή "Άνοιγμα" από τη λίστα επιλογών. Θα πρέπει να σας υποδεχτεί ένα μικρό παράθυρο διαλόγου με τίτλο "Open" που εμφανίζει αρχεία στο σύστημα του υπολογιστή σας.
2. Επιλέξτε την επιφάνεια εργασίας σας. Στις πρόσφατες εκδόσεις του Excel, αυτό μπορεί να επιτευχθεί κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Επιφάνεια εργασίας" στα αριστερά του παραθύρου "Άνοιγμα". Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Θέση κοντά στην κορυφή του παραθύρου και επιλέξτε "Επιφάνεια εργασίας" από τη μακρά λίστα με τα μέρη που εμφανίζονται.
3. Ορίστε τον τύπο αρχείου σε "Όλα τα αρχεία". Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αρχεία τύπου" κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου και αλλάξτε τον τύπο αρχείου από "Αρχεία Excel" σε "Όλα τα αρχεία". Αυτό θα προκαλέσει το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα" για την εμφάνιση οποιωνδήποτε αρχείων CSV στην επιφάνεια εργασίας σας.
4. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο "Λήψη". Εντοπίστε το αρχείο CSV (που ονομάζεται "Λήψη" ή "Download.csv" ανάλογα με την έκδοση των Windows που διαθέτετε - ίσως χρειαστεί να αναζητήσετε μια λίστα με όλα τα αρχεία της επιφάνειας εργασίας σας) στη λίστα αρχείων που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα" και κάντε διπλό κλικ πάνω του.

Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό! Θα πρέπει τώρα να δείτε μια οργανωμένη, λίστα με τις παραμέτρους όλων των πρόσφατων συναλλαγών PayPal στο Excel. Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Excel ήδη, θα πρέπει να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να χρησιμοποιήσετε τα οικονομικά σας αρχεία αμέσως για να επεξεργαστείτε, να φιλτράρετε, να οργανώσετε, να αναζητήσετε ή να χειριστείτε με άλλον τρόπο τα αρχεία σας PayPal.

Σημειώστε επίσης, όπως αναφέρθηκε στην αρχή αυτού του άρθρου, ότι παρόμοια βήματα μπορούν να ακολουθηθούν για την εισαγωγή των εγγραφών σας PayPal σε OpenOffice.org ή Quattro Pro. Απλά εισαγάγετε την εφαρμογή του υπολογιστικού φύλλου ή ανοίξτε ένα αρχείο "CSV" ή "τιμές διαχωρισμένες με κόμματα".

Ως τελική σημείωση, να έχετε υπόψη σας ότι αν θέλετε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτές τις πληροφορίες, θα πρέπει ίσως να τις αποθηκεύσετε ξανά σε τυποποιημένη μορφή του Excel (ή οποιαδήποτε άλλη τυποποιημένη μορφή χρησιμοποιεί το υπολογιστικό φύλλο) για ευκολία. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου του Excel και επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση ως". Στη συνέχεια, επιλέξτε "Βιβλίο εργασίας Microsoft Excel" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου "Αποθήκευση ως" που εμφανίζεται.

Ευτυχισμένη λογιστική!