Πώς λειτουργεί η ενότητα αγορών στο SAP;
Επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους χρησιμοποιούν τη λειτουργία της αλυσίδας εφοδιασμού τους για την αγορά ειδών είτε για την κατασκευή τελικών προϊόντων είτε για την παροχή υπηρεσιών. Πριν ένα τμήμα αγοράς να αγοράσει υλικό στο SAP, πρέπει να διαμορφωθεί η μοναδική υποδομή του τμήματος.
Για να σχεδιάσετε μια δομή που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες μιας επιχείρησης, πρέπει να κατανοήσετε την οργανωτική διάρθρωση SAP και τις αποφάσεις που πρέπει να κάνει ένα τμήμα αγοράς.
Αγορά Οργανωτικής Δομής SAP
Κάθε τμήμα αγοράς είναι μοναδικό, αλλά η οργανωτική δομή που ορίζεται στο SAP θα επιτρέψει σε μια εταιρεία να υιοθετήσει βέλτιστες πρακτικές για να μεγιστοποιήσει τα οφέλη του συστήματος.
- Οργανισμός αγορών - Αυτό είναι το υψηλότερο επίπεδο της υποδομής αγοράς. Ένας οργανισμός αγορών ορίζεται ως ομάδα αγοραστικής δραστηριότητας που συνδέεται με το σύνολο ή ένα συγκεκριμένο τμήμα της επιχείρησης.
Εάν μια εταιρεία διαθέτει μεγάλο αριθμό τοποθεσιών που είναι γεωγραφικά ανεξάρτητες τότε κάθε περιοχή μπορεί να έχει δικό της οργανισμό αγορών. Ωστόσο, μια μικρή επιχείρηση με μία ή δύο τοποθεσίες μπορεί να χρησιμοποιεί μόνο έναν οργανισμό αγορών.
- Ομάδα αγορών - Ο όμιλος αγορών μπορεί να οριστεί ως άτομο ή ομάδα ατόμων που ασχολούνται με συγκεκριμένα προϊόντα ή ομάδες προϊόντων που αγοράζονται μέσω του οργανισμού αγορών.
Σε μεγαλύτερους οργανισμούς υπάρχουν συχνά ομάδες αγοραστών στο τμήμα προμηθειών που συνεργάζονται με ορισμένους προμηθευτές ή τύπους προμηθευτών.
Έγγραφα αγορών
Υπάρχουν πολλά έγγραφα αγοράς που χρησιμοποιούνται από τα τμήματα αγορών της SAP.
- Αίτημα αγοράς - Εάν ένα προϊόν απαιτείται μέσω της διαδικασίας προγραμματισμού παραγωγής, μπορεί να δημιουργηθεί μια απαίτηση αγοράς. Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες που δεν αποτελούν μέρος της διαδικασίας προγραμματισμού μπορούν να ζητηθούν με το χέρι χρησιμοποιώντας μια αίτηση αγοράς.
Μια εντολή μπορεί να δημιουργηθεί από εξουσιοδοτημένους χρήστες και είτε θα ζητήσουν στοιχεία από έναν κατάλογο με βάση το διαδίκτυο είτε με την εισαγωγή απαιτήσεων απευθείας στο σύστημα SAP . Εάν μια απαίτηση εγείρεται για ένα στοιχείο που δεν έχει αγοραστεί πριν, μπορεί να δημιουργηθεί μια αίτηση για προσφορά και να σταλεί σε υπάρχοντες ή νέους πωλητές.
- Αίτηση για προσφορά - Εάν το προϊόν δεν μπορεί να αγοραστεί από τον προμηθευτή που έχει ανατεθεί ή δεν είναι αποδεκτή η τιμή και η ποιότητα, το τμήμα προμηθειών μπορεί να στείλει νέους ή υπάρχοντες προμηθευτές με αιτήσεις για προσφορά (RFQ).
Ο προμηθευτής μπορεί να ελέγξει την RFQ και να στείλει την καλύτερη τιμή και τις καλύτερες συνθήκες για τα στοιχεία.
- Προσφορά - Όταν ο προμηθευτής στείλει πίσω τις τιμές τους, μπορούν να εισαχθούν στο SAP και στη συνέχεια το τμήμα αγοράς μπορεί να ελέγξει και να συγκρίνει.
Μπορεί να υπάρξει κάποια διαπραγμάτευση με τους προμηθευτές για την καλύτερη προσφορά, όπου το τμήμα αγοράς θα προσπαθήσει να πάρει πιο ευνοϊκούς χρόνους παράδοσης, εκπτώσεις ή έξοδα μεταφοράς.
- Εντολή αγοράς - Πρόκειται για ένα εμπορικό έγγραφο που εκδίδεται από έναν προμηθευτή στον πωλητή, το οποίο προσδιορίζει το απαιτούμενο προϊόν ή υπηρεσία, τις ποσότητες και την τιμή διαπραγμάτευσης που συμφώνησαν ο προμηθευτής και το τμήμα αγοράς.
Είναι δυνατό να ρυθμίσετε το σύστημα έτσι ώστε ο πωλητής να γνωρίζει ότι έχει λάβει την εντολή αγοράς.
Επίσης, είναι δυνατό να απαιτείται από τους πωλητές να στέλνουν μια προωθημένη ειδοποίηση αποστολής, έτσι ώστε να είναι δυνατή η γνώση πότε πρέπει να παραδοθούν τα αντικείμενα .
- Συμβόλαια - Αντί μιας ενιαίας εντολής αγοράς με έναν πωλητή, είναι δυνατό να δημιουργηθεί μια επαφή όπου ο πωλητής συμφωνεί να στείλει μια ορισμένη ποσότητα των αντικειμένων για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Επίσης, η σύμβαση μπορεί να είναι σύμβαση αξίας όπου αντί για ποσότητα. η επαφή αφορά μια συνολική ποσότητα αγαθών που αγοράστηκαν για μια συγκεκριμένη περίοδο.
- Συμφωνία Προγραμματισμού - Αυτή η συμφωνία με τον πωλητή σημαίνει ότι θα υπάρξει σύμβαση για την παράδοση των αντικειμένων σε προγραμματισμένα διαστήματα για μια χρονική περίοδο.
Η λειτουργία αγορών SAP σχεδιάστηκε έτσι ώστε οι χρήστες της να μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς τους να παρέχουν στους πελάτες τους τις παραγγελίες που επιθυμούν οι πελάτες, όταν αυτοί οι πελάτες επιθυμούν αυτές τις παραγγελίες - και να το πετύχουν με το να ξοδεύουν όσο το δυνατόν λιγότερα αποθέματα.
Αυτό το άρθρο SAP Purchasing έχει ενημερωθεί από τον Gary Marion, Logistics και Supply Chain Expert.