Βασικά λογιστικά βιβλία: Δημιουργία οδηγού καταχώρησης σε λογιστικό ημερολόγιο

Διαχειριστείτε τις συναλλαγές σας για να εξομαλύνετε την επιχείρησή σας

Όταν μια μικρή επιχείρηση πραγματοποιεί μια χρηματοοικονομική συναλλαγή, πραγματοποιούν μια καταχώρηση περιοδικού στο λογιστικό περιοδικό τους προκειμένου να καταγράψουν τη συναλλαγή. Η συναλλαγή καταγράφεται στο γενικό περιοδικό ή σε ένα από τα ειδικά περιοδικά για τους πιο ενεργούς λογαριασμούς. Τα πιο συνηθισμένα ειδικά περιοδικά είναι το περιοδικό πωλήσεων, το περιοδικό αγορών, το περιοδικό εισπράξεων μετρητών και το περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών.

Ένα λογιστικό περιοδικό είναι ένα λεπτομερές αρχείο των οικονομικών συναλλαγών της επιχείρησης.

Οι συναλλαγές παρατίθενται κατά χρονολογική σειρά, κατά ποσό, κατά λογαριασμούς που επηρεάζονται και σε ποια κατεύθυνση επηρεάζονται οι λογαριασμοί αυτοί. Ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης, ένας αριθμός αναφοράς μπορεί να αντιστοιχιστεί σε κάθε συναλλαγή και μπορεί να επισυναφθεί μια σημείωση που εξηγεί τη συναλλαγή.

Το λογιστικό περιοδικό είναι ο τόπος όπου βρίσκονται τα στοιχεία. Το γενικό βιβλίο είναι εκεί που βλέπετε τη μεγάλη εικόνα. Μια σελίδα δειγματοληπτικών εφημερίδων περιέχει στήλες για την ημερομηνία, τον λογαριασμό, το ποσό της χρέωσης και το ποσό της πίστωσης.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια χρέωση ή μια πίστωση σε μια ένδειξη ημερολογίου

Ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα για να πάρετε μια λαβή κατά τη ρύθμιση των βιβλίων σας είναι πότε να χρησιμοποιήσετε μια χρέωση και πότε να χρησιμοποιήσετε μια πίστωση. Ακολουθούν ορισμένοι απλοί κανόνες. Αν ακολουθήσετε αυτούς τους κανόνες, θα καταστήσετε τη λογιστική σας ζωή πολύ πιο εύκολη.

• Θα χρησιμοποιείτε πάντα μια χρέωση και μία πίστωση για κάθε καταχώρηση περιοδικού. Αυτό βασίζεται στο σύστημα διπλής λογιστικής . Έχετε δύο στήλες στην καταχώριση ημερολογίου σας. Καθένα από αυτά θα έχει ίση είσοδο - μία για χρέωση, μία για πίστωση.

• Θυμηθείτε τη μορφή της εξίσωσης της λογιστικής όπου τα στοιχεία ενεργητικού = Υποχρεώσεις + Ίδια κεφάλαια . Η πλευρά του ενεργητικού είναι η αριστερή πλευρά της εξίσωσης και η ισορροπία του παθητικού + ιδιοκτήτη είναι η δεξιά πλευρά της εξίσωσης. Όταν χρειάζεται να κάνετε μια καταχώριση περιοδικών, ανατρέξτε στο λογαριασμό σας για να δείτε αν ο λογαριασμός που θέλετε να χρησιμοποιήσετε πέφτει στην αριστερή ή τη δεξιά πλευρά της εξισώσεως της λογιστικής.

• Εάν ο λογαριασμός βρίσκεται στο στοιχείο Asset ή στην αριστερή πλευρά, είναι η πλευρά Debit. Μια χρέωση θα αυξήσει αυτούς τους λογαριασμούς και μια πίστωση θα τις μειώσει. Αν ο λογαριασμός είναι σχετικά με το παθητικό και το Ιδιοκτησιακό Ίδιο κεφάλαιο ή τη δεξιά πλευρά, αυτή είναι η πλευρά της πίστωσης. Μια πίστωση θα αυξήσει αυτούς τους λογαριασμούς και μια χρέωση θα τους μειώσει.

Καταχωρήσεις σε ημερολόγια όταν οι λογαριασμοί έχουν κανονικές ισορροπίες

Ένας εύκολος τρόπος να θυμάστε πότε πρέπει να χρεώνεστε και πότε να πιστώσετε ένα λογαριασμό είναι να θυμάστε τα κανονικά υπόλοιπα των πέντε τύπων λογαριασμών στο λογιστικό σχέδιο . Η κανονική ισορροπία είναι αυτό που θα είχε ο λογαριασμός εάν οι αυξήσεις είναι περισσότερες από μειώσεις. Ακολουθεί ένας κατάλογος των λογαριασμών αυτών και των κανονικών τους υπολοίπων. Εάν θυμάστε αυτή τη λίστα, θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

• Λογαριασμοί ενεργητικού - χρέωση
• Λογαριασμοί ευθυνών - πίστωση
• Ίδια κεφάλαια - πίστωση
• Λογαριασμοί εσόδων - πίστωση
• Λογαριασμοί εξόδων - χρέωση

Για παράδειγμα, αν καταγράφετε μια καταχώριση στο λογαριασμό ενεργητικού, θα χρεώσατε τον λογαριασμό ενεργητικού και πιστώσατε κάποιο άλλο λογαριασμό.

Παράδειγμα καταχώρησης ημερολογίου

Εδώ είναι ένα παράδειγμα η καταχώρηση περιοδικών που θα κάνετε κατά την έναρξη μιας νέας επιχείρησης. Εάν ένας κάτοχος επενδύσει $ 20.000 σε μια νέα επιχείρηση, αυτή θα είναι η μορφή της καταχώρησης ημερολογίου. Θα υπάρξει αύξηση των στοιχείων του ενεργητικού, και συγκεκριμένα του λογαριασμού μετρητών, ύψους 20.000 δολαρίων που καταγράφεται ως χρέωση και η αύξηση του λογαριασμού μετοχών του κατόχου θα ήταν πίστωση.

Μορφή καταχώρησης ημερολογίου

Ο ιδιοκτήτης ξεκίνησε την επιχείρηση
λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
Μετρητά	20.000 δολάρια
Ιδιοκτησία Ιδίων Κεφαλαίων	20.000 δολάρια