Διαμορφώστε μια επαγγελματική επιστολή επιχειρήσεων με αυτές τις συμβουλές
Οι κατάλληλες μορφές επιχειρηματικών επιστολών
Επιχειρησιακές επιστολές στις Ηνωμένες Πολιτείες, χρησιμοποιούν τέσσερις κοινές μορφές επιστολών. Οι παραλλαγές διαφέρουν για άλλες χώρες, όπως η ημερομηνία συντίθεται σε άλλο ύφος.
Όλες οι κατάλληλες μορφές επιχειρηματικών επιστολών είναι αποδεκτές, αλλά το μπλοκ είναι πιο κοινό.
Μορφή γράμματος μπλοκ: Η κοινή μορφή γραμματοσειράς είναι μορφοποιημένη με όλο το κείμενό σας με το αριστερό περιθώριο. Οι παράμετροι διπλασιάζονται σε απόσταση και όλα τα γραμμικά κείμενα είναι απλά χωρισμένα. Τα περιθώρια είναι μια τυπική ρύθμιση επεξεργαστή λέξεων μιας ίντσας. (δείτε την εικόνα της Μορφοποιημένης Μορφής Γραμματοσειράς).
Μορφή γράμματος ημι-μπλοκ: Για το ημι-μπλοκ, η μόνη διαφορά μεταξύ του ημι και του εναλλακτικού μπλοκ είναι σε αντίθεση με το γεγονός ότι το κείμενο του σώματος είναι δικαιολογημένο αριστερά, η πρώτη γραμμή κάθε παραγράφου είναι χαραγμένη.
Εναλλακτική μορφή γραμματοσειράς : Η εναλλακτική μορφή γραμματοσειράς μετακινεί τη διεύθυνση επιστροφής, την ημερομηνία, το κλείσιμο, το όνομα, τον τίτλο και την υπογραφή στην αριστερή πλευρά της σελίδας.
Απλοποιημένη μορφή γραμματοσειράς : Αυτή η μορφή έχει τις ίδιες ιδιότητες του μπλοκ γράμματος με μία εξαίρεση, ο χαιρετισμός ή ο χαιρετισμός εξαλείφεται. Είναι μια χρήσιμη μορφή όταν δεν γνωρίζετε ότι το φύλο του παραλήπτη είναι αρσενικό ή θηλυκό ή κυρία ή κυρία.
Τμήματα μιας επιχειρησιακής επιστολής
- Διεύθυνση επιστροφής: Εάν έχετε επιστολόχαρτο εταιρείας, μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα. Συμπεριλάβετε την πλήρη επαγγελματική σας διεύθυνση και το σωστό νομικό όνομα επιχείρησης. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν χρειάζεται από τον παραλήπτη σας.
- Ημερομηνία: Ακολουθήστε τη μορφή μήνα, ημέρας, έτους. Κάντε την τρέχουσα ημερομηνία σας στην πραγματική ημερομηνία αποστολής της επιστολής.
- Όνομα και διεύθυνση παραλήπτη: Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση της επαφής στην οποία αποστέλλετε την επιστολή. Ο τίτλος του ατόμου μπορεί να προστεθεί μαζί με τον αριθμό τηλεφώνου, αν χρειαστεί.
- Χαιρετισμός: Για το χαιρετισμό χρησιμοποιήστε το επίσημο όνομα του ατόμου και τελειώστε με ένα παχύ έντερο για την επιχειρησιακή σας επιστολή.
- Θέμα: Η σαφής αναφορά του αντικειμένου της επιστολής σας βοηθά, παραλήπτη, να γνωρίζετε γρήγορα το πλαίσιο της επιστολής σας.
- Σώμα: Το σώμα της επιστολής σας πρέπει να ξεκινάει με μια γενική εισαγωγή του ποιος είστε και το σκοπό της επιστολής. Συμπεριλάβετε συγκεκριμένες παραγράφους περιγράψτε το ζήτημα ή το πρόβλημα. Κλείστε το σώμα με μια πρόσκληση για δράση. Κάθε επιχειρηματική επιστολή πρέπει να είναι σύντομη και συνοπτική, λαμβάνοντας υπόψη τον περιορισμένο χρόνο του αναγνώστη σας.
- Κλείσιμο: Εδώ μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε επίσημο μορφότυπο, όπως "Καλό Σέξι" ή "Ειλικρινά".
- Υπογραφή: Υπογράψτε το όνομά σας ως την ίδια με την επιστολή σας. Όνομα & Τίτλος: Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας και τον τίτλο εργασίας σας.
- Encloses και CC: Εάν στέλνετε πρόσθετα έγγραφα, συμπεριλαμβάνετε μια γραμμή περιβλήματος και αν κάποιος άλλος λαμβάνει ένα αντίγραφο της επιστολής, συμπεριλάβετε το cc. ή αντίγραφο άνθρακα του άλλου δέκτη ή δέκτες.
Μπορείτε να απλοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργίας μιας σωστά μορφοποιημένης επιχειρησιακής επιστολής χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Στο Microsoft Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό επιστολών, μεταβαίνοντας στη λειτουργία "Εργαλεία", επιλέγοντας "Γραμματοσειρές & Αλληλογραφία" και πατώντας στον Οδηγό Επιστολών. Ο οδηγός θα σας προτρέψει σε κάθε πεδίο και θα σας επιτρέψει να επιλέξετε μια μορφή.
Η χρήση της κατάλληλης μορφής επιχειρησιακής επιστολής αποτελεί ένα βήμα για να κάνετε την επιχείρησή σας πιο επαγγελματική. Πάρτε το χρόνο για να κάνετε τη σωστή εντύπωση με την επιχείρησή σας.