Μια νέα επιστολή καλωσορίσματος πελάτη είναι ένα πολύτιμο μέρος της απόκτησης νέων πελατών , ειδικά αν η επιχείρησή σας είναι αυτή που επικεντρώνεται στις προσωπικές σχέσεις. Λαμβάνοντας το χρόνο να γράψει μια νέα επιστολή ευπρόσδεκτη πελάτη έχει μερικά οφέλη, όπως:
- Δείχνει στους πελάτες σας ότι εκτιμάτε την επιχείρησή τους
- Εισάγει επίσημα την εταιρεία σας σε νέους πελάτες
- Διαβεβαιώνει νέους πελάτες ότι έκαναν σωστή απόφαση στην επιλογή της εταιρείας σας
- Παρέχει σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας
Αυτό το σεμινάριο βήμα προς βήμα θα σας καθοδηγήσει σε μια νέα μορφή επιστολής καλωσορίσματος και στις ενότητες που περιλαμβάνει, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο στην επιχείρησή σας.
01 - Επιστολόχαρτο εταιρείας
Η νέα σας επιστολή καλωσορίσματος θα πρέπει να τυπώνεται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας σας ή τουλάχιστον να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Η κατοχή επαγγελματικού επιστολόχαρτου με την επωνυμία της εταιρείας σας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ενισχύσετε την επωνυμία σας μέσα από τις ευπρόσδεκτες επιστολές σας και την επικοινωνία όλων των πελατών. Εάν όμως δεν έχετε επιστολόχαρτο για την επιστολή σας για την υποδοχή σας, πρέπει να συμπεριλάβετε:
- Ονομα εταιρείας
- Διεύθυνση επιστροφής
- Αριθμός τηλεφώνου
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ενδέχεται επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε έναν αριθμό φαξ, έναν ιστότοπο εταιρείας και οποιεσδήποτε άλλες μεθόδους επικοινωνίας έχετε στη διάθεσή σας.
02 - Η ημερομηνία και η διεύθυνση του παραλήπτη
Η αρχή της νέας επιστολής καλωσορίσματος πελατών πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία της επιστολής και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του παραλήπτη σας, όλα ευθυγραμμισμένα αριστερά.
Το πεδίο διεύθυνσης του παραλήπτη πρέπει να περιλαμβάνει συνήθως:
- Πλήρες όνομα (με πρόθεμα)
- Τίτλος
- Εταιρία
- Ταχυδρομική διεύθυνση
03 - Χαιρετισμός
Σε αυτήν την ενότητα της νέας επιστολής καλωσορίσματος πελατών σας, θα χαιρετίσετε τυπικά τον παραλήπτη σας με το όνομα, ακολουθούμενο από ένα τελεία.
Είτε χαιρετίζετε τον παραλήπτη με το ονοματεπώνυμό του (ήτοι, Jane), είτε πιο τυπικά, ένα πρόθεμα και ένα επώνυμο (δηλαδή, Αγαπητέ κα Doe), θα εξαρτηθεί από τη σχέση σας με τον πελάτη.
04 - Καλωσόρισμα Μήνυμα
Η αρχική πρόταση μιας νέας επιστολής καλωσορίσματος πελατών έρχεται μετά το χαιρετισμό και θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα μήνυμα καλωσορίσματος στον πελάτη.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα μιας αρχικής πρότασης σε ένα νέο μήνυμα καλωσορίσματος πελατών:
"Εκ μέρους του προσωπικού της Smith Consulting, θα ήθελα να επωφεληθώ αυτής της ευκαιρίας για να σας καλωσορίσω ως νέο πελάτη. Είμαστε ενθουσιασμένοι που σας έχουμε μαζί μας".
05 - Εισαγωγή στην Εταιρεία
Το σώμα της επιστολής καλωσορίσματος νέου πελάτη θα πρέπει να περιλαμβάνει μια εισαγωγή στην εταιρεία σας, καθώς και επανάληψη των δυνατοτήτων σας.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα εισαγωγής μιας εταιρείας:
"Στην Smith Consulting, είμαστε υπερήφανοι που προσφέρουμε στους πελάτες μας μια ευχάριστη, ικανή και άριστη εξυπηρέτηση.Οι πελάτες μας αποτελούν το σημαντικότερο κομμάτι της επιχείρησής μας και δουλεύουμε ακούραστα για να εξασφαλίσουμε την απόλυτη ικανοποίησή σας τώρα και όσο είστε πελάτης . "
Σε αυτή την ενότητα, θα θελήσετε επίσης να εισαγάγετε τον εαυτό σας και αφήστε τον πελάτη να γνωρίζει τον ρόλο που θα παίξετε στις σχέσεις του με την εταιρεία σας.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα προσωπικής εισαγωγής:
"Είμαι επίσης στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω ότι θα είμαι το κύριο σημείο επαφής σας στην εταιρεία και σας ενθαρρύνω να επικοινωνήσετε μαζί μου ανά πάσα στιγμή με τις ερωτήσεις, τα σχόλια και τα σχόλιά σας".
06 - Στοιχεία επικοινωνίας
Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη μιας νέας επιστολής καλωσορίσματος πελατών είναι η ενότητα που περιλαμβάνει διάφορες μεθόδους επικοινωνίας μαζί σας, όλα σε ένα μέρος. Αυτή η ενότητα της επιστολής καλωσορίσματος θα πρέπει να αναφέρει σαφώς πώς και πότε ο πελάτης σας μπορεί να έρθει σε επαφή μαζί σας όταν έχει ερωτήσεις ή άλλα θέματα.
07 - Διαβεβαίωση
Αυτό το τελευταίο τμήμα της επιστολής καλωσορίσματος νέου πελάτη σας θα πρέπει να ευχαριστήσει για άλλη μια φορά τον πελάτη για την επιχείρησή του και στη συνέχεια να ενισχύσει το γεγονός ότι είστε ευτυχείς να τον υποδεχτείτε ως πελάτη και να είστε έτοιμοι να κάνετε ό, τι χρειάζεται για να βεβαιωθείτε ότι είναι ικανοποιημένοι.
Η ιδέα είναι να κλείσετε την επιστολή σε μια θετική σημείωση και αφήστε τον νέο πελάτη σας να νιώθει ευπρόσδεκτος, εκτιμημένος και σημαντικός.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα της τελευταίας πρότασης της επιστολής καλωσορίσματος του νέου σας πελάτη:
"Jane, σας ευχαριστούμε και πάλι για την ανάθεση της Smith Consulting στις πιο σημαντικές επιχειρηματικές σας ανάγκες.
08 - Κλείσιμο
Το κλείσιμο της νέας επιστολής καλωσορίσματος πελατών σας περιλαμβάνει μια παραδοχή (ειλικρινά, με ευχαρίστηση, τις καλύτερες ευχές, την αληθινή σας κ.λπ.), τη γραπτή υπογραφή σας και το όνομα και τον τίτλο σας.
Είναι σημαντικό να συμπεριλαμβάνετε πάντα την πραγματική υπογραφή σας και όχι μια υπογραφή που δημιουργείται από τον υπολογιστή για να προσωποποιήσετε την επιστολή. Η υπογραφή σας θα πρέπει να ενταχθεί ανάμεσα στο όνομα και το όνομά σας, έτσι θα θέλετε να αφήσετε λίγους επιπλέον χώρους εκεί.