Δεν υπάρχει τίποτα πιο σημαντικό για την επιτυχία της επιχείρησής σας από το σύστημά σας για τη διαχείριση εισπρακτέων λογαριασμών, χρεώσεων και συλλογών. Μερικές φορές αυτό το σύστημα ονομάζεται "σύστημα διαχείρισης συλλογών". ό, τι καλείται, πρέπει να το εγκαταστήσετε και να το εργαστείτε επιμελώς.
Εδώ είναι γιατί: Αν έχετε πολλούς πελάτες, αλλά δεν έχετε εισόδημα από αυτούς τους πελάτες, θα βγείτε από την επιχείρηση. Ακολουθεί μια λίστα με τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να εφαρμόσετε ένα σύστημα διαχείρισης συλλογών για την επιχείρησή σας:
Καθιέρωση μεθόδων πληρωμής
Πώς θα πληρώσουν οι άνθρωποι; Αυτό εξαρτάται κυρίως από τον τύπο της επιχείρησης και από το αν οι πελάτες σας είναι άτομα ή εταιρείες ή και τα δύο. Υπάρχουν ορισμένοι τρόποι για να λάβετε χρήματα από πελάτες όλων των ειδών: Όσο πιο διαφορετικοί τύποι πληρωμών δέχεστε, τόσο πιο χρήσιμο θα είναι για τους πελάτες. Αλλά θα πρέπει να πληρώσετε ένα ασφάλιστρο για το χειρισμό ορισμένων τύπων πληρωμών, όπως πιστωτικές και χρεωστικές κάρτες.
- Πληρωμές σε μετρητά, κυρίως από ιδιώτες σε λιανική επιχείρηση
- Έλεγχοι, από ιδιώτες σε περιβάλλον λιανικής πώλησης και επιχειρηματικούς πελάτες
- Πληρωμές με πιστωτικές και χρεωστικές κάρτες από ιδιώτες και επιχειρήσεις
- Online μεθόδους πληρωμής, όπως το PayPal, από ιδιώτες και εταιρείες.
- Σχέδια πίστωσης ή πληρωμής, τόσο από ιδιώτες όσο και από επιχειρηματικούς πελάτες.
- Άλλες εξωτερικές πηγές πληρωμών, όπως οι ασφαλιστικές εταιρείες, σε ορισμένους τύπους εταιρειών.
Ρύθμιση επεξεργασίας πληρωμών "Κανόνες Thumb"
Αφού καθορίσετε τι είδους πληρωμές πρέπει να λάβετε, θα πρέπει να ορίσετε ορισμένους κανόνες για τους υπαλλήλους σας σχετικά με την αποδοχή και τον χειρισμό αυτών των τύπων πληρωμής.
Για παράδειγμα, ποιοι είναι οι κανόνες σας για την αποδοχή των επιταγών; Κάνετε πιστωτικούς ελέγχους σε νέους πελάτες; Πότε επιτρέπετε στους πελάτες να πληρώνουν με την πάροδο του χρόνου; Πότε παίρνετε πελάτη σε δικαστήριο μικροδιαφορών;
Αποστολή λογαριασμών
Αποστέλλετε λογαριασμούς σε πελάτες που σας χρωστάνε χρήματα. Στείλτε μια χρέωση τουλάχιστον μία φορά το μήνα, ή πιο συχνά εάν είστε πραγματικά σοβαροί για τη συλλογή χρημάτων.
Εκτελέστε μια αναφορά για τη γήρανση των απαιτήσεων
Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησής σας, ενδέχεται να έχετε πελάτες που δεν πληρώνουν κατά την αγορά ή που πληρώνουν με την πάροδο του χρόνου. Η εκτέλεση μιας αναφοράς για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών θα σας δείξει πότε θα στείλετε λογαριασμούς και πότε θα ξεκινήσετε ισχυρότερες μεθόδους συλλογής.
Ξεκινήστε τις διαδικασίες συλλογής για τους μη πληρωτές
Για τους πελάτες που δεν πληρώνουν εντός εύλογου χρονικού διαστήματος (όπως καθορίζεται από τους "δικούς σας κανόνες"), ξεκινήστε τις διαδικασίες συλλογής. Μπορεί να θέλετε να στείλετε λογαριασμό σε μια υπηρεσία συλλογής ή σε ένα δικαστήριο μικροδιαφορών. Αποφασίστε ποιο είναι το καλύτερο για κάθε τύπο λογαριασμού.
Η δημιουργία και η λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης συλλογών μπορεί να σας βοηθήσει να εισπράξετε τα χρήματα που σας οφείλονται και να διατηρήσετε ταμειακές ροές που διακινούνται μέσω της εταιρείας σας.