Μην παρακολουθείτε μόνο το χρόνο σας. Κανόνισέ το!
Και τότε σταματούν να το κάνουν επειδή δεν έχουν πραγματοποιήσει καμία θετική αλλαγή. Σίγουρα, έχουν εξαλείψει μερικά γεγονότα και έχουν δώσει προτεραιότητα σε κάποιους άλλους. Αλλά δεν έχουν κατορθώσει πραγματικά τίποτα? μόλις το ανακατατάξαμε. Στο τέλος της ημέρας τους είναι ακόμα απογοητευμένοι και απογοητευμένοι.
Αλλά η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας δεν είναι η διαχείριση του χρόνου. Η διαχείριση του χρόνου είναι να κάνεις αλλαγές στον τρόπο που περνάς το χρόνο σου.
Για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου , πρέπει να εφαρμόσετε ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσει να δείτε πού μπορούν και πρέπει να γίνουν αλλαγές ... πράγμα που σημαίνει ότι το πρώτο βήμα της διαχείρισης του χρόνου είναι να αναλύσετε πώς πραγματικά περάσετε το χρόνο σας, ποιες αλλαγές θέλετε να κάνετε.
Κατηγοριοποιήστε για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου
Πώς πραγματικά διαχειρίζεστε το χρόνο; Το μυστικό είναι στις κατηγορίες. Κοιτάξτε το ημερολόγιό σας για αύριο. Είναι πιθανότατα ήδη γεμάτο από εκδηλώσεις και δραστηριότητες που ελπίζετε να ολοκληρώσετε. Καθώς εργάζεστε ή μετά, θα συμπληρώσετε τους κεντούς χώρους με λεπτομέρειες για το τι κάνατε πραγματικά.
Στο τέλος της ημέρας, δείτε τη λίστα και σημειώστε κάθε εργασία και / ή συμβάν με μία από τις παρακάτω κατηγορίες. Πόση ώρα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας δαπανήσατε:
1) Εκτόπιση πυρκαγιών. Μια απροσδόκητη τηλεφωνική κλήση. Μια έκθεση που είναι απαραίτητη για μια συνάντηση που θα έπρεπε να εκτυπωθεί χθες. Ένα αρχείο που λείπει που πρέπει να βρίσκεται στο γραφείο σας . Πόσο μέρος της ημέρας σας δαπανήθηκε στην κατάσταση κρίσης; Για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτή είναι μια αρνητική κατηγορία που απορροφά την ενέργεια τους και παρεμβαίνει στην παραγωγικότητα τους.
Βοήθεια με την οργάνωση αρχείων
Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων
Έλεγχος του συστήματος αρχειοθέτησής σας
10 Συμβουλές για την οργάνωση ηλεκτρονικών αρχείων
2) Αντιμετώπιση διακοπών. Οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα άτομα που πέφτουν από το γραφείο σας πιθανότατα θα βρίσκονται στην κορυφή της λίστας όταν εκχωρείτε συμβάντα σε αυτήν την κατηγορία. Για άλλη μια φορά, για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτή είναι μια αρνητική κατηγορία επειδή παρεμβαίνει με (και μερικές φορές σκοτώνει) την παραγωγικότητα.
Βοήθεια αντιμετώπισης διακοπών
Αντιμετώπιση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων
Παραμονή στο πρόγραμμα κατά την εργασία
Εκτέλεση μιας επιτυχημένης επιχείρησης με βάση το σπίτι με παιδιά
3) Πραγματοποίηση προγραμματισμένων εργασιών. Αυτή είναι η πιο θετική χρήση του χρόνου κατά τη διάρκεια της ημέρας εργασίας σας. Έχετε τον έλεγχο και ολοκληρώνοντας αυτό που σκοπεύατε να ολοκληρώσετε. Οι προγραμματισμένες εργασίες μπορούν να περιλαμβάνουν τηλεφωνήματα , συναντήσεις με το προσωπικό, ακόμη και απάντηση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - εάν πρόκειται για καθήκοντα που έχετε θέσει στην ατζέντα σας.
4) Εργασία χωρίς διακοπή. Μπορεί να μην εργάζεστε σε μια εργασία που είχατε προγραμματίσει να κάνετε, αλλά έχετε να επιτύχετε κάτι και για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτό είναι ένας πολύ παραγωγικός, θετικός τρόπος εργασίας .
5) Απρόσκοπτος χρόνος διακοπής. Αυτές τις ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας εργασίας που χρησιμοποιούνται για την εκ νέου ενεργοποίηση και την ανασυγκρότηση. Το μεσημεριανό γεύμα ή ένα μεσημεριανό διάλειμμα μπορεί να μετρηθεί εάν είναι αδιάλειπτα.
Εάν είστε αρκετά τυχεροί για να συνεργαστείτε με μια εταιρεία που προσφέρει επί τόπου εγκαταστάσεις εξάσκησης ή δωμάτια nap (Fortune), αυτό θα μετράνε επίσης. Ο καθένας χρειάζεται ένα ορισμένο ποσό αδιάλειπτων διακοπών ενσωματωμένο στην ημέρα του για να είναι παραγωγικοί κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας τους.
Μια εβδομάδα του παρελθόντος σας είναι το κλειδί για το μέλλον
Τώρα που καταλαβαίνετε τις κατηγορίες αυτού του συστήματος διαχείρισης χρόνου, ήρθε η ώρα να τα χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε την "τυπική" εβδομάδα εργασίας σας. Χρησιμοποιώντας το σύστημα ημερολογίου που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή ραντεβού και δραστηριοτήτων στην καθημερινή σας ζωή, επιστρέψτε και επιλέξτε μια πρόσφατη τυπική εβδομάδα. Πηγαίνετε στις καταχωρήσεις κάθε εργάσιμης ημέρας και κατηγοριοποιήστε τις σύμφωνα με τις κατηγορίες διαχείρισης χρόνου, εάν δεν το έχετε ήδη κάνει. Κρατώντας ένα σύνολο που τρέχει στο κατώτατο σημείο κάθε ημέρας θα είναι εύκολο να δείτε ακριβώς πώς έχετε περάσει το χρόνο εργασίας σας κάθε μέρα.
Τώρα έχετε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να κάνετε αλλαγές στον τρόπο που περνάτε το χρόνο σας στην εργασία. Ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο να βγάζετε φωτιά; Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε τις οργανωτικές ή φυσικές αλλαγές για να αποτρέψετε ή να αναβάλλετε αυτές τις συνεχείς κρίσεις. Καθαρίστε και αναδιοργανώστε το γραφείο σας , για παράδειγμα, ώστε να βρείτε εύκολα τα αρχεία που χρειάζεστε και να δημιουργήσετε μια ρουτίνα για την τοποθέτηση των αρχείων που χρειάζεστε για την επόμενη μέρα στο γραφείο σας προτού φύγετε για την ημέρα.
Δεν έχετε επαρκή χρόνο διακοπής κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας; Τότε πρέπει να προγραμματίσετε το χρόνο για εσάς . Για παράδειγμα, σταματήστε να φάτε το μεσημεριανό γεύμα στο γραφείο σας και φυσικά να αφήσετε το κτίριο για το καθορισμένο σας γεύμα.
Εφαρμόζοντας τις κατηγορίες εργασίας μου για τη διαχείριση του χρόνου και κάνοντας τις αλλαγές που πρέπει να κάνετε για να ξοδέψετε περισσότερο χρόνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας στις θετικές κατηγορίες και λιγότερο χρόνο στις αρνητικές κατηγορίες, θα είστε πραγματικά σε θέση να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το χρόνο σας - και να επιτευχθεί ο πραγματικός στόχος της διαχείρισης του χρόνου, να αισθάνονται καλύτερα.