Πώς να ανακτήσετε επιχειρηματικά αρχεία
Τι συμβαίνει εάν χάσετε τα επιχειρησιακά σας αρχεία σε μια καταστροφή; Είναι μια διπλή μίζα. Έχετε δύο προβλήματα εδώ:
Πρώτον, δεν έχετε τα αρχεία για να υποστηρίξετε τις φορολογικές εκπτώσεις γενικά και,
Δεύτερον, δεν έχετε αρχεία για να υποστηρίξετε τις απώλειες λόγω της καταστροφής.
Υποστήριξη φορολογικών εκπτώσεων όταν τα έγγραφα δεν είναι διαθέσιμα
Το IRS απαιτεί από τις επιχειρήσεις (και τα άτομα) να παρέχουν αρχεία για να υποστηρίξουν τις επιχειρηματικές τους ή προσωπικές φορολογικές εκπτώσεις. Αν δεν έχετε επαγγελματικά αρχεία για να υποστηρίξετε παρακρατήσεις και έχετε ελεγχθεί, έχετε ένα δίλημμα. Σύμφωνα με τους φορολογικούς κανονισμούς, «η μη διαθεσιμότητα των αρχείων ενός φορολογουμένου δεν απαλλάσσει τον φορολογούμενο από το βάρος της απόδειξης του δικαιώματός του στις απαιτούμενες εκπτώσεις».
Θα χρειαστεί να επιχειρήσετε να αποκαταστήσετε τα χαμένα επιχειρησιακά αρχεία. Αλλά αν τα αρχεία έχουν χαθεί ή καταστραφεί σε μια επιχειρηματική καταστροφή, τι κάνεις;
Υποστήριξη ζημιών από καταστροφές όταν δεν υπάρχουν διαθέσιμα έγγραφα
Σε περίπτωση καταστροφής που καταστρέφει τα επιχειρησιακά σας αρχεία, ακολουθήστε μια διαδικασία δύο σταδίων.
Πρώτον, τεκμηριώνετε ότι η καταστροφή συνέβη. Σε μια πρόσφατη υπόθεση (2014) φορολογικού δικαστηρίου, το Δικαστήριο παραπονέθηκε από τον φορολογούμενο επειδή δεν είχε ποτέ αναφέρει την καταστροφή.
Στην περίπτωση αυτή, ο φορολογούμενος ισχυρίστηκε ότι η ζημιά από πλημμύρες είχε προκαλέσει την ανανέωσή του, αλλά δεν κατέγραψε την πλημμύρα με ασφαλιστική απαίτηση ή άλλο αποδεικτικό στοιχείο. Εάν δεν μπορείτε να αποδείξετε ότι τα αρχεία χάθηκαν ή καταστράφηκαν, το IRS μπορεί να υποθέσει ότι δεν τον έχετε καταρχήν.
Ο καλύτερος τρόπος για την τεκμηρίωση μιας καταστροφής είναι η υποβολή ασφαλιστικής αξίωσης . Ακόμα κι αν ζείτε σε μια ζώνη καταστροφής, το IRS δεν έχει κανέναν τρόπο να γνωρίζει εάν η επιχείρησή σας υπέστη ζημιά, εκτός αν βάλεις γραπτά την απώλεια.
Πώς να τεκμηριώσετε επιχειρησιακές απώλειες
Θα χρειαστείτε τα αρχεία του ενεργητικού σας για να τεκμηριώσετε τις απώλειες στα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων οχημάτων, εξοπλισμού, επίπλων και εξαρτημάτων. Αναφέρετε απώλειες ατυχημάτων στην επιχείρησή σας ή προσωπική φορολογική δήλωση. Η δημοσίευση IRS 547 περιγράφει τη διαδικασία προσδιορισμού των μειώσεων για ζημίες, συμπεριλαμβανομένης της μείωσης της εύλογης αγοραίας αξίας.
Μπορείτε επίσης να υποβάλετε αίτηση για βοήθεια με την FEMA (ομοσπονδιακή υπηρεσία βοήθειας για καταστροφές έκτακτης ανάγκης) ή να καταθέσετε αίτηση αρωγής σε περίπτωση καταστροφής με τη Διοίκηση Μικρών Επιχειρήσεων.
Σύμφωνα με την προαναφερθείσα υπόθεση Φορολογικού Δικαστηρίου, εάν τα επιχειρησιακά σας αρχεία χάνονται ή καταστρέφονται, πρέπει να κάνετε μια "σοβαρή και πειστική προσπάθεια" για να αναδημιουργήσετε τα επιχειρησιακά σας αρχεία.
Αναδημιουργία αρχείων μετά από καταστροφή
Το IRS έχει μια εξαιρετική δημοσίευση που συζητά πώς να ανακατασκευάσετε τα αρχεία σας σε περίπτωση απώλειας από μια καταστροφή.
Σε αυτές τις φόρμες, πρέπει να παρέχετε τη " βάση κόστους " και "προσαρμοσμένη βάση" για κάθε ιδιοκτησία της επιχείρησής σας.
Μπορείς να το κάνεις? Έχετε αρχεία που δείχνουν τι πληρώσατε για αυτά τα πράγματα;
Προστασία των επιχειρηματικών αρχείων από την καταστροφή
Φυσικά, ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι τα επιχειρηματικά σας αρχεία επιβιώνουν από μια καταστροφή είναι να τα προστατεύσετε πριν από την απεργία της καταστροφής.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας και μεταφέρετε τα αρχεία σας σε ένα ασφαλές μέρος μακριά από την επιχείρησή σας. Επισκεφτείτε τους και στο διαδίκτυο.
Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο προστασίας των επαγγελματικών αρχείων από την απώλεια καταστροφών .
Τι πρέπει να κάνετε τώρα πριν από την καταστροφή στην επιχείρησή σας
- Ρυθμίστε το σύστημα τήρησης αρχείων των επιχειρήσεων ώστε να έχετε όλα τα αρχεία που χρειάζεστε για φορολογικούς σκοπούς.
- Κάνετε τα επιχειρησιακά σας αρχεία ασφαλή από την καταστροφή, όσο το δυνατόν περισσότερο.
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας.
Για περισσότερες πληροφορίες
Πηγή: Συνάντηση TC. Op. 2014-75 (PDF)
Οι αναφορές του IRS μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:
Δημοσίευση IRS 547: Ζημιές, καταστροφές και κλοπές
Δημοσίευση IRS 584-B: Βιβλίο εργασίας ατυχήματος, καταστροφής και απώλειας