Ευτυχώς για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων, υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για να βοηθήσετε στην εγγραφή γεγονότων . Οι επιλογές περιλαμβάνουν απλές πλατφόρμες που αντιμετωπίζουν τα βασικά στοιχεία της εγγραφής γεγονότων και αυτά που είναι πιο προηγμένα, προσφέροντας πολυλειτουργικές εφαρμογές. Ορισμένα προγράμματα εγγραφής συμβάντων πραγματοποιούν πληρωμές συμβάντων. Μερικοί παρέχουν επίσης αυτόματες επιστροφές σε περίπτωση ακύρωσης εγγραφής. Άλλα πακέτα δημιουργούν ετικέτες ονόματος καταχωρητή. Τα εργαλεία εγγραφής συμβάντων μπορούν επίσης να επιτρέψουν την ενσωμάτωση σε ένα συνέδριο ή μια ιστοσελίδα της εταιρείας καθώς και να συνδεθούν με τις πλατφόρμες των κοινωνικών μέσων .
Δυστυχώς, με τόσες πολλές επιλογές, η διαδικασία επιλογής του εργαλείου εγγραφής συμβάντων για την επιχείρησή σας μπορεί να είναι συντριπτική, για να πούμε το λιγότερο. Εδώ είναι ένας απλός οδηγός για την επιλογή των εργαλείων εγγραφής συμβάντων που εξυπηρετούν καλύτερα την επιχείρηση σχεδιασμού εκδηλώσεων.
Επιλέγοντας λογισμικό εγγραφής συμβάντων: Πού να ξεκινήσετε;
Κατά την επιλογή των εργαλείων εγγραφής συμβάντων, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε με τον προσδιορισμό των αναγκών και των επιθυμιών σας.
Σκεφτείτε τις προτεραιότητες εγγραφής σας και την επιχειρηματική σας εκδήλωση. Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτά τα ερωτήματα:
- Είναι οι ανάγκες σας απλές και απαιτούν μόνο επεξεργασία εγγραφών και πληρωμών;
- Προσφέρετε πολλαπλές περιόδους σύνδεσης στο κύριο γεγονός που απαιτούν πρόσθετες καταχωρίσεις;
- Χρειάζεται να διαχειριστείτε κρατήσεις ξενοδοχείων ή ταξιδιωτικές διευθετήσεις;
- Υποστηρίζετε έναν ιστότοπο διάσκεψης;
- Θα παράσχετε ετικέτες ονομάτων, συντονίζοντας τις οπτικοακουστικές απαιτήσεις ή φιλοξενώντας ειδικές περιόδους εξαγωγής;
- Διαχειρίζεστε ταυτόχρονα περισσότερα από ένα συμβάντα;
- Είναι η εκδήλωσή σας ένα ετήσιο περιστατικό ή μια μοναδική εκδήλωση;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να βρείτε το λογισμικό εγγραφής συμβάντος που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Εργαλεία εγγραφής συμβάντων
Με τόσες πολλές επιλογές στο λογισμικό εγγραφής γεγονότων, είναι εύκολο να παγιδευτείτε σε φανταχτερά χαρακτηριστικά και τα πιο πρόσφατα εργαλεία ανεξάρτητα από το εάν εργάζονται για την εκδήλωσή σας ή αν θα χρησιμοποιηθούν καθόλου. Μην δελεάζεστε από την τελευταία και μεγαλύτερη. Αντ 'αυτού, κάντε μια λίστα με εκείνες τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή στη διαδικασία καταχώρισης συμβάντων και προσθέστε εκείνες τις οποίες θα θέλατε να συμπεριλάβετε για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία. Ορισμένες λειτουργίες που είναι διαθέσιμες περιλαμβάνουν τα εξής:
- Εγγραφή σε εκδηλώσεις στο διαδίκτυο
- Εγγραφή στο χώρο της εκδήλωσης
- Εγγραφή ομάδας συμμετεχόντων
- Συμμετοχή σε αυτό το check-in
- Επεξεργασία πληρωμής συμβάντος
- Διαχείριση συμμετοχής και εκθέσεις
- Δημιουργία και διαχείριση σήματος συμμετοχής
- Εγγραφή για μεμονωμένες συνεδρίες
- Ανάπτυξη μορφών
- Διαχείριση δωματίων στο ξενοδοχείο
- Διαχείριση Μάρκετινγκ
- Μεσα ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΔΙΚΤΥΩΣΗΣ
- Έρευνες και ανατροφοδότηση συμβάντων
Δεν είναι όλα τα εργαλεία εγγραφής συμβάντων δαπανηρά
Πολλά εργαλεία εγγραφής συμβάντων προσφέρουν στάνταρ λειτουργίες σε λογικές τιμές, οι οποίες είναι κατάλληλες για τη διαχείριση απλών γεγονότων.
Αυτά τα προγράμματα περιλαμβάνουν βασικές φόρμες εγγραφής που μπορούν να συνδεθούν με τον ιστότοπό σας. Μπορούν να συγκεντρώσουν πληροφορίες εγγραφής, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών πιστωτικής κάρτας, προκειμένου να καταχωρήσουν και να επεξεργαστούν τις πληρωμές με πιστωτική κάρτα. Επιπλέον, οι λίστες εγγραφής των συμμετεχόντων μπορούν να συνταχθούν ή να εξαχθούν. Ανάλογα με το είδος των εκδηλώσεων που σχεδιάζετε και τη συχνότητα των συμβάντων, αυτά τα απλά εργαλεία μπορεί να είναι μια καλή εφαρμογή παρέχοντας ακριβώς αυτό που χρειάζεστε χωρίς να έχετε κατακλυστεί με κάθε είδους πρόσθετα χαρακτηριστικά που δεν σας εξυπηρετούν.
Τα εργαλεία εγγραφής συμβάντων πολλαπλών προσώπων προσφέρουν επιπλέον δυνατότητες
Εάν η δουλειά προγραμματισμού εκδηλώσεών σας σχεδιάζει μεγάλα συνέδρια, τότε τα εργαλεία εγγραφής συμβάντων που προσφέρουν επιπλέον λειτουργικότητα πέρα από τα βασικά μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Οι λύσεις περιλαμβάνουν εκείνες που επεξεργάζονται την εγγραφή συμβάντων και συνδυάζουν το χαρακτηριστικό αυτό με την ικανότητα να παρακολουθούν και να αναφέρουν διάφορες λεπτομέρειες ενός μεγαλύτερου, πιο πολύπλοκου γεγονότος.
Εάν οι συμμετέχοντες θα εγγραφούν για τη διάσκεψη και στη συνέχεια θα εγγραφούν για συγκεκριμένα εργαστήρια μέσα σε μια συγκεκριμένη συνεδρία, υπάρχουν εργαλεία για την ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας.
Κάποιο λογισμικό θα επιτρέψει την επεξεργασία πολλαπλών συμμετεχόντων από έναν οργανισμό με μία πηγή πληρωμής καθώς και διαφορετικές δομές τιμολόγησης βασισμένες σε ομαδικές εκπτώσεις ή σε τέλη έγκαιρης εγγραφής. Εάν χρειάζεστε προσαρμοσμένες αναφορές, αναζητήστε ένα πακέτο εγγραφής γεγονότος που θα δημιουργήσει αυτόματα αναφορές, συντάσσοντας λίστες παρουσίας βάσει μεμονωμένων εργαστηρίων ή άλλων παραμέτρων που επιλέγετε. Οι συσκέψεις τυπικά απαιτούν εκτυπωμένα ονόματα έτσι ώστε να βρίσκονται στη λίστα "πρέπει να έχουν" έτσι ώστε αυτά να μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα ως μέρος της διαδικασίας καταχώρισης συμβάντων και να αναζητήσουν προσαρμογές ώστε να αντικατοπτρίζουν αν ο συμμετέχων είναι εγγεγραμμένος για ολόκληρο το συνέδριο, ή μόνο μια συγκεκριμένη ημέρα.
Εργαλεία για την ενοποίηση της εγγραφής
Για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων που πραγματοποιούν πολυάριθμες εκδηλώσεις, η ενσωμάτωση δεδομένων εγγραφής στην υπάρχουσα βάση δεδομένων σας μπορεί να είναι μια κρίσιμη λειτουργία για τον οργανισμό σας. Εξετάστε τις τρέχουσες μεθόδους για την προσθήκη καταχωρητών στη βάση δεδομένων σας και προσδιορίστε τους τομείς βελτίωσης. Είναι σημαντικό να σκεφτούμε με διάφορους τρόπους αυτές τις πληροφορίες που μπορούν να ενσωματωθούν με τις υπάρχουσες πληροφορίες, όπως άτομα που έχουν εθελοντικά ή δωρεά. Οι περισσότερες εφαρμογές εγγραφής συμβάντων παρέχουν τη δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος είναι χρονοβόρα καθώς απαιτεί χειροκίνητη εισαγωγή των πληροφοριών στη βάση δεδομένων σας ξανά. Εξερευνήστε τα πακέτα που μπορούν να ικανοποιήσουν όχι μόνο τις απαιτήσεις εγγραφής των εκδηλώσεών σας αλλά και να υποστηρίξουν τις ανάγκες της διαχειριστικής σας διαχείρισης.
Πάρτε μια Δοκιμή Drive πριν αγοράσετε
Μόλις μειώσετε την επιλογή του λογισμικού εγγραφής συμβάντων, προσδιορίστε εάν προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία όχι μόνο να δοκιμάσετε τα χαρακτηριστικά, αλλά και να δείτε αν έχει τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε και αν είναι κατάλληλη για την εκδήλωσή σας. Είναι επίσης μια ευκαιρία να γνωρίσετε το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών όταν απαντάτε στις ερωτήσεις σας ή εργάζεστε για την επίλυση ενός προβλήματος που αντιμετωπίζετε.