Πώς να αυξήσετε τη συμμετοχή σε Σεμινάρια και Επιχειρηματικά Γεγονότα

by Rob Hard

Συμβουλές για την αύξηση της συμμετοχής σας στην εταιρική εκδήλωση

Το πιο σημαντικό βήμα για να ξεπεραστούν οι φόβοι για την έλλειψη συμμετοχής σε μια εκδήλωση ή για την αύξηση της λίστας RSVP είναι να αναγνωρίσουμε ότι οι άνθρωποι πραγματικά απολαμβάνουν την παρακολούθηση καλά εκτελούμενων σεμιναρίων και άλλων εκδηλώσεων. Με τη συμμετοχή σε επαγγελματικές συναντήσεις, ο συμμετέχων έχει την ευκαιρία να μάθει νέες πληροφορίες και να αλληλεπιδράσει με συμμαθητές και ηγέτες στον τομέα τους. Αλλά οι πιο επιτυχημένες συναντήσεις προχωρούν πέρα από τα αστεροειδείς πλήκτρες και τις εμπνευσμένες παρουσιάσεις. δημιουργούν ένα ζεστό, φιλικό περιβάλλον για όλους - που τους καθιστά πιο ευχάριστους. Εδώ μπορείτε να σχεδιάσετε ένα ευχάριστο επιχειρηματικό γεγονός που θα προσελκύσει μεγάλη συμμετοχή.

01 - Δημιουργήστε μια μεγάλη ατζέντα

Μόλις οι οικοδεσπότες καταλάβουν ότι οι άνθρωποι απολαμβάνουν τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα που αξίζει να παρακολουθήσετε. Η ατζέντα θα πρέπει να επικεντρώνεται σε ένα ενιαίο θέμα, ώστε να μην κατακλύζουν τους παρευρισκόμενους αλλά να έχουν αρκετή ποικιλία για να διατηρήσουν το ενδιαφέρον των παρευρισκομένων. Για παράδειγμα, το ακόλουθο σεμινάριο δειγματοληπτικών δειγμάτων που ακολουθεί εξετάζει τις ανάγκες των επισκεπτών της συνεδρίασης από το φαγητό σε διαλείμματα στις παρουσιάσεις:

8:00 π.μ. Αφίξεις και πρωινό
8:45 π.μ. Καλωσόρισμα Μήνυμα
9:00 π.μ. Κεντρικός ομιλητής
10:00 π.μ. Διάλειμμα
10:15 π.μ. Συζήτηση των πάνελ
11:30 π.μ. Κλείσιμο Παρατηρήσεις

02 - Να είστε ευαίσθητοι στο ημερολόγιο και στο ρολόι

Παρά την καλύτερη ατζέντα, οι συμμετέχοντες στην εκδήλωση έχουν προτιμήσεις ως προς το πότε επιθυμούν να παρακολουθήσουν τέτοια προγράμματα και όταν δεν το κάνουν. Σε ορισμένες εποχιακές βιομηχανίες, είναι μερικές φορές θέμα δεν μπορεί επίσης. Εξετάστε τα ακόλουθα κατά τον προγραμματισμό ημερομηνιών και χρόνων για το συμβάν σας:

Οι συμμετέχοντες προτιμούν πρωινά προγράμματα για σεμινάρια
Οι συμμετέχοντες προτιμούν τις εκδηλώσεις εκτίμησης αμέσως μετά την εργασία
Τρίτη και Πέμπτη είναι δημοφιλείς ημέρες συνάντησης
Αποφύγετε τις συναντήσεις τις Παρασκευές αν είναι δυνατόν
Αποφύγετε τον προγραμματισμό συναντήσεων κατά τις αργίες και την παραμονή των αργιών
Να είστε ευαίσθητοι στις απαιτήσεις ταξιδιού του συμμετέχοντα για το συμβάν

Εξίσου σημαντική είναι η εδραίωση της φήμης για την έναρξη και την ολοκλήρωση του χρόνου - ειδικά για ετήσιες ή επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις.

03 - Προσδιορίστε μια μοναδική και βολική τοποθεσία

Οι περισσότερες επαγγελματικές συναντήσεις πραγματοποιούνται σε ξενοδοχεία και αυτός ο τύπος χώρου δεν είναι τόσο μοναδικός. Μπορείτε να επιλέξετε να σπάσετε το καλούπι και να βρείτε ένα μεγάλο μη ξενοδοχειακό χώρο ή μπορείτε να αναγνωρίσετε ότι όλα τα ξενοδοχεία δεν δημιουργούνται ίσα και βρίσκουν ένα υπέροχο ξενοδοχείο. Το κύριο σημείο εδώ είναι να επιλέξετε μια τοποθεσία όπου οι επισκέπτες σας θα θέλουν να πάνε. Μετά από όλα, θα κάνουν μια παράκαμψη από τη ρουτίνα τους και θέλουν να απολαύσουν το γεγονός. Εξετάστε τους ακόλουθους παράγοντες:

Επιλέξτε έναν χώρο που βρίσκεται κοντά στην πλειοψηφία των συμμετεχόντων
Επιλέξτε έναν χώρο όπου οι συμμετέχοντες θα απολαύσουν τον εαυτό τους
Επιλέξτε έναν χώρο που έχει εμπειρία στη φιλοξενία παρόμοιων εκδηλώσεων

Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με την επιλογή ενός χώρου, φροντίστε να ελέγξετε τον Οδηγό του Σχεδιασμού Εκδηλώσεων .

04 - Σύνταξη κατάλληλης λίστας επισκεπτών

Οι επιτυχείς συναντήσεις έχουν ένα συγκεκριμένο θέμα ή ένα μήνυμα και κοινό-στόχο για αυτό το μήνυμα. Είναι πολύτιμη η σύνταξη μιας λίστας προσκεκλημένων που περιλαμβάνει τους κατάλληλους συμμετέχοντες, ακόμη και αν κατατάσσονται κατά σειρά προτεραιότητας. Πολύ συχνά, οι οικοδεσπότες θα συντάξουν έναν κύριο κατάλογο πιθανών καλεσμένων μόνο για να ανοίξουν στη συνέχεια τη συνάντηση στις μάζες. Αυτό θα λειτουργήσει μόνο αν προσπαθείτε να γεμίσετε καθίσματα με βάση το παιχνίδι αριθμών.

Μια επαγγελματική συνάντηση, διάσκεψη ή σεμινάριο δεν πρέπει να θεωρείται ως άμεση προσπάθεια αλληλογραφίας με ποσοστά RSVP 1-3%. Προτιμώ τους πελάτες να δημιουργούν συγκεκριμένους καταλόγους στοχοθετημένων συμμετεχόντων - ανθρώπους που πραγματικά θέλουν να συμμετάσχουν ελπίζοντας με ποσοστά RSVP 50% ή καλύτερα.

Μια τελευταία σκέψη για τους συμμετέχοντες: Προσπαθήστε να προσκαλέσετε άτομα με παρόμοια κατάταξη και εμπειρία στη συνάντηση.

05 - Πρόσκληση, πρόσκληση, πρόσκληση!

Ένα από τα κλειδιά για την επίτευξη της μεγάλης συμμετοχής στο γεγονός σας είναι να προσκαλέσετε τους ανθρώπους νωρίς και να ακολουθήσουν. Αυτό σημαίνει την αποστολή υπενθυμίσεων σε όσους δεν έχουν λάβει RSVPed και επιβεβαιώσεις σε όσους έχουν. Η αποστολή μιας υπενθύμισης συμβάντος λίγο πριν από την εκδήλωση στους επιβεβαιωμένους επισκέπτες δεν είναι γενικά κακή ιδέα.

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ενθουσιασμό γύρω από το γεγονός. Οι παραδοσιακές έντυπες προσκλήσεις είναι κατάλληλες, αλλά καθίσταται ο κανόνας να εξετάζετε επίσης τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ακόμη και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ανάλογα με το κοινό σας. Δοκιμάστε αυτήν την προσέγγιση:

Αναφέρετε την εκδήλωση στους επισκέπτες που εσείς ή η ομάδα σας γνωρίζετε προσωπικά πριν στείλετε προσκλήσεις.
Στείλτε ένα αποθηκεύστε την ημερομηνία νωρίς στη διαδικασία σχεδιασμού (χαρτί ή ηλεκτρονικό).
Στείλτε μια λεπτομερή πρόσκληση, που περιλαμβάνει τα κυριότερα στιγμιότυπα (χαρτί ή ηλεκτρονικά) με αίτηση RSVP.
Προωθήστε ξανά τη λεπτομερή πρόσκληση με μια εξατομικευμένη σημείωση σε προσωπικούς φίλους ή γνωστούς (ηλεκτρονικούς). *
Παρακολούθηση με επιβεβαιωμένους επισκέπτες μια έως δύο ημέρες πριν από την προγραμματισμένη εκδήλωση (ηλεκτρονικά ή μέσω τηλεφώνου).

* Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να καλέσετε επισήμως τους επισκέπτες και να επεκτείνετε μια προσωπική πρόσκληση για την εκδήλωση.

06 - Μην υποτιμάτε τη δύναμη των Προσωπικών Προσκλήσεων

Μια φυσική πρόσκληση - είτε έντυπη είτε ηλεκτρονική - είναι ωραία, αλλά δεν πρέπει να θεωρείται ως υποκατάστατο για μια προσωπικά εκτεταμένη πρόσκληση σε φίλους, συναδέλφους ή γνωστούς (εκτός, φυσικά, σχεδιάζετε ένα μεγάλο συμπόσιο ή σύμβαση με 500 ή περισσότεροι συμμετέχοντες). Αυτό είναι το βήμα που κάνει πολλούς οικοδεσπότες να τσακίσουν ... δεν θέλουν να πάρουν το τηλέφωνο, αλλά μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ υψηλών ποσοστών RSVPs (με χαμηλά ποσοστά μη εμφάνισης) και λιγότερο από το ιδανικό.

Για μερικά γεγονότα, μπορεί να βοηθήσει να μοιραστείτε αυτή την ευθύνη. Ο κατάλογος των προσκεκλημένων μιας εκδήλωσης συχνά συντάσσεται από λίστες επαφών που διατηρούνται από μια ποικιλία ατόμων και εκείνα τα άτομα με τις στενότερες σχέσεις με τους προσκεκλημένους πρέπει να επεκτείνουν μια άμεση πρόσκληση στους δικούς τους επισκέπτες.

07 - Δημιουργήστε μια φήμη για την παροχή εξαιρετικών προγραμμάτων

Όλοι έχουν παρακολουθήσει καλές διασκέψεις και κακές διασκέψεις. Το ίδιο ισχύει και για σεμινάρια και άλλες εκδηλώσεις εκτίμησης. Τυχεροί για τους διοργανωτές εκδηλώσεων, οι άνθρωποι συχνά απολαμβάνουν τις συναντήσεις που παρακολουθούν.

Το κλειδί εδώ είναι να βοηθήσετε τον πελάτη σας να αποκτήσει φήμη για την παροχή εξαιρετικών επιχειρηματικών προγραμμάτων. Απλό, όπως φαίνεται, εάν κάποιος απολαμβάνει την παρουσία σας στο τελευταίο σας γεγονός, είναι πιο πιθανό να παρακολουθήσει μελλοντικά προγράμματα - και ίσως ακόμη και να φέρει έναν φίλο ή συνάδελφο.

08 - Αποστολή παρακολούθησης επικοινωνιών και ευχαριστιών συμμετεχόντων

Επειδή οι άνθρωποι συμμετέχουν σε συναντήσεις για τη συλλογή νέων πληροφοριών, πολλοί συμμετέχοντες εκτιμούν ότι λαμβάνουν πρόσθετα φυλλάδια και υλικό που μπορεί να έχουν αναφερθεί από τους παρουσιαστές και άλλους ανθρώπους μέσα στον οργανισμό σας. Η παρακολούθηση είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες και να επεκτείνετε τα μηνύματα ευχαριστιών σε όσους συμμετείχαν στην εκδήλωση.

Η ευχαριστήρια σημείωση και η παρακολούθηση της επικοινωνίας είναι κάτι που πολλές οργανώσεις συχνά παραβλέπουν, αλλά εκείνοι που δεν αποκομίζουν τα οφέλη.