Το σεμινάριο είναι ίσως το πιο συνηθισμένο γεγονός που θα οργανώσουν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού. Και τα περισσότερα σεμινάρια είναι προγραμματισμένα είτε ως ½ ημέρα ή ολόκληρη την ημέρα. Για όσους ενδιαφέρονται να δημιουργήσουν μια λίστα ελέγχου για τον προγραμματισμό ενός σεμιναρίου , τα ακόλουθα παρέχουν μια δομή υψηλού επιπέδου για το σχεδιασμό και την εκτέλεση ενός σεμιναρίου.
Και για εκείνους που σχεδιάζουν ένα συνέδριο πολλών ημερών ή πολλών συνεδριών, σκεφτείτε να ακολουθήσετε μια παρόμοια προσέγγιση. Ωστόσο, η λίστα ελέγχου του σεμιναρίου σας θα είναι απλώς μεγαλύτερη.
01 - Επιβεβαίωση του σκοπού του συμβάντος
- Ποιο είναι το κοινό;
- Ποιο είναι το θέμα του σεμιναρίου;
- Πού πρέπει να βρίσκεται;
- Γιατί θα παρακολουθήσουν οι άνθρωποι;
- Ποια είναι η ατζέντα του σεμιναρίου;
02 - Ανατρέξτε στον Οδηγό προδιαγραφών συμβάντων Apex
Το Συμβούλιο Βιομηχανίας της Συνέλευσης έχει δημιουργήσει μια σειρά από εργαλεία που πρέπει να θεωρηθούν ως μια εξαιρετική πηγή βέλτιστων πρακτικών που θα βοηθήσουν τον διοργανωτή της εκδήλωσης ή του συνεδρίου να παρακολουθήσει τις λεπτομέρειες των προγραμματιστικών εκδηλώσεων. Με δωρεάν εργαλεία λήψης, θα βοηθήσει οποιονδήποτε προγραμματιστή εκδηλώσεων να δημιουργήσει μια λίστα σχετικών λεπτομερειών. Αυτό περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε:
- Προφίλ συμβάντος (ημερομηνία, ώρες, τοποθεσία, επαφές κ.λπ.)
- Στοιχεία επικοινωνίας διοργανωτή / κεντρικού υπολογιστή συμβάντων
- Στοιχεία επικοινωνίας με τον προμηθευτή
- Προφίλ συμμετεχόντων
- Χρειάζεται χώρος
- Φαγητο και ΠΟΤΟ
- A / V απαιτήσεις
- Λειτουργία / ρύθμιση χώρου
03 - Δημιουργία προφίλ συμβάντος
Μόλις ένας προγραμματιστής έχει κάποια από τα βασικά ερωτήματα γύρω από την εκδήλωση που καλύπτονται, ήρθε η ώρα να διερευνηθούν πιθανοί χώροι για τη συνάντηση. Είναι σημαντικό να συνεργαστείτε στενά με τον διοργανωτή / οικοδεσπότη της εκδήλωσης για να προσδιορίσετε τον τύπο του χώρου και όπου το σεμινάριο μπορεί να είναι πιο βολικό τόσο για τον διοργανωτή όσο και για τον επισκέπτη (ο κατάλογος των ιδεών μπορεί να είναι ατελείωτος):
- Τοπικό ξενοδοχείο
- Τοπικό συνεδριακό κέντρο
- Ιδιωτικό εστιατόριο
- Ιδιωτικό συλλογικό μουσείο / γκαλερί τέχνης
04 - Προγραμματισμός Σεμιναρίων Ανάγκης και Επακόλουθες Προτάσεις Χώρου.
Οι περισσότεροι χώροι είναι ευτυχείς να παρέχουν μια εκτίμηση για ένα πιθανό σεμινάριο. Η επαφή τροφοδοσίας ή πώλησης θα χρειαστεί τις ακόλουθες πληροφορίες για το BEO :
- Πιθανές ημερομηνίες για το συμβάν
- Αριθμός συμμετεχόντων
- Στυλ χώρου εγκατάστασης (τάξη, u σχήμα, κλπ.)
- Ώρα του συμβάντος (account for setup / tear down)
- Απαιτήσεις τροφίμων και ποτών
- Απαιτήσεις A / V (συμπεριλαμβανομένων οθονών, μικροφώνων κ.λπ.)
- Ρύθμιση δωματίων
Συμβουλή: Μίσθωση τεχνικού A / V για να είναι αφιερωμένη στην εκδήλωσή σας από το ξενοδοχείο.
05 - Επιβεβαίωση ή / και ανάπτυξη της Ατζέντας
Είναι κρίσιμο για τον προγραμματιστή εκδηλώσεων να συνεργάζεται στενά με τον διοργανωτή / οικοδεσπότη του γεγονότος, επειδή η ατζέντα του συμβάντος θα αλλάζει συχνά από την αρχική συνομιλία μέχρι την πραγματική ημέρα του συμβάντος. Ο προγραμματιστής εκδηλώσεων πρέπει να είναι έτοιμος να προσαρμόσει το σχέδιο και να συνεργαστεί στενά με τον χώρο για να βεβαιωθεί ότι όλα πάνε ομαλά.
06 - Επιβεβαιώστε τη συμφωνία BEO
Μόλις ο προγραμματιστής γνωρίσει τον στοχοθετημένο αριθμό των συμμετεχόντων και τις υλικοτεχνικές απαιτήσεις του σεμιναρίου, θα πρέπει να εξασφαλίσει το χώρο της εκδήλωσης και τις σχετικές απαιτήσεις. Οι περισσότερες συμφωνίες πρέπει να επιτρέπουν στο σχεδιαστή να μειώσει / να αυξήσει τις απαιτήσεις σε τρόφιμα και ποτά μέχρι ένα ορισμένο αριθμό ημερών πριν από την εκδήλωση. Ωστόσο, πολλές συμφωνίες θα περιορίσουν το ποσό που θα επιτρέψουν σε μια ομάδα να μειώσει τις ποσότητες, οπότε εκτιμάτε καλά.
07 - Δημιουργία επικοινωνιών συμβάντων και υλικών
Αυτό είναι ένα στοιχείο που μερικοί σχεδιαστές μπορεί να εμπλέκονται με, ενώ άλλοι μπορεί να μην. Ουσιαστικά, ορισμένοι σχεδιαστές συναντήσεων θα είναι υπεύθυνοι για κάθε ένα από τα παρακάτω:
- Δημιουργία προσκλήσεων συμβάντων
- Ημερολόγιο εκτύπωσης και άλλο υλικό
- Εξασφαλίζοντας δώρα / εικονικές συμμετοχές
- Παραγωγή κονκάρδων ονόματος
- Ναυτιλία εκδηλώσεων και οθόνες
08 - Εργαστείτε στενά με το Host Event για να ολοκληρώσετε την Logistics
Πριν από την εκδήλωση, υπάρχουν μερικά σημαντικά βήματα που ο προγραμματιστής συνεδριάσεων ολοκληρώνει πριν από την εκδήλωση. Αυτό περιλαμβάνει την επιβεβαίωση των εξής:
- Ομιλητές συμβάντων
- Απαιτήσεις A / V συμβάντος
- Ο αριθμός των συμμετεχόντων στην εκδήλωση
- Φορείς και ευθύνες υποδοχής
- Γεγονότα υλικών εκδήλωσης (ελέγξτε πολλές φορές)
09 - Ρύθμιση συμβάντων
Φροντίστε να αφήσετε χρόνο στο πρόγραμμα BEO για τη ρύθμιση του συμβάντος και συνιστάται να φτάσετε περίπου δύο ώρες πριν από το συμβάν.
Συμβουλή: Αν το σεμινάριο είναι προγραμματισμένο το πρωί, ρωτήστε την επαφή πωλήσεων του χώρου για να επιτρέψετε στην ομάδα σας να δημιουργήσει τη νύχτα πριν (αλλά μην αφήνετε τίποτα πολύτιμο σε δημόσιο ιστότοπο).
Όλα τα υλικά εκδηλώσεων, τα φυλλάδια, οι πινακίδες, οι επιδείξεις, τα δώρα, οι πίνακες εγγραφής , τα διακριτικά ονόματα και άλλα πρέπει να είναι έτοιμα για το γεγονός.
Προειδοποίηση: Τα ηχεία μερικές φορές αλλάζουν διαφάνειες τη νύχτα πριν και παρέχουν νέες παρουσιάσεις που πρέπει να προστεθούν στο σημείο ισχύος 10 λεπτά πριν από το συμβάν.
10 - Εκτέλεση συμβάντος
Αφού προετοιμάσετε, ήρθε η ώρα για το σεμινάριο. Αναμείνετε τα εξής:
- Μερικοί συμμετέχοντες θα φτάνουν πάντα νωρίς.
- Μερικοί συμμετέχοντες θα φτάνουν πάντα αργά.
- Υπάρχει συχνά κάποιο τεχνικό πρόβλημα.