Βήματα για την εύρεση του τόπου τέλειας εκδήλωσης
Υποθέτοντας ότι έχετε ήδη προσδιορίσει τον τύπο του συμβάντος που προγραμματίζετε και τον σκοπό του, υπάρχουν πολλοί άλλοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη καθώς ξεκινάτε τη διαδικασία επιλογής του ίδιου του χώρου.
Ο ακόλουθος αυτός χάρτης πορείας θα σας βοηθήσει να σας καθοδηγήσουμε στα βήματα στην επιλογή του ιδανικού χώρου εκδηλώσεων.
Προσδιορίστε το στοχευόμενο κοινό σας και γνωρίστε τη λίστα προσκεκλημένων σας
Όταν ο προγραμματισμός του χώρου για ένα γεγονός, ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζετε είναι ποιοι είναι οι καλεσμένοι σας και πόσα αναμένετε να παρακολουθήσετε. Αν και ο τύπος του γεγονότος θα ενημερώσει σίγουρα την επιλογή του χώρου, ένας από τους μεγαλύτερους περιοριστικούς παράγοντες για ένα χώρο εκδηλώσεων είναι η ικανότητά του. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τουλάχιστον μια ακριβή εκτίμηση (μπορεί να είναι μια σειρά) του αριθμού των επισκεπτών, καθώς αυτό θα περιορίσει άμεσα τις επιλογές του χώρου σας. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το κοινό σας. Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος δεν αντικατοπτρίζει μόνο την ίδια την εκδήλωση αλλά τις προτιμήσεις και τις προσδοκίες των επισκεπτών.
Προσδιορίστε τις ημερομηνίες συμβάντων
Ελέγξτε το ημερολόγιό σας, επειδή το χρονοδιάγραμμα θα επηρεάσει πολλές αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένου του τόπου επιλογής σας. Μετά τη λίστα των επισκεπτών σας, η ημερομηνία του συμβάντος σας θα είναι ο επόμενος περιοριστικός παράγοντας.
Ανάλογα με το είδος του συμβάντος που σχεδιάζετε, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είτε πρέπει να είστε ευέλικτοι με την ημερομηνία του γεγονότος για να πάρετε τον τόπο που θέλετε είτε θα πρέπει να είστε ευέλικτοι με την επιλογή του χώρου σας για να πάρετε την ημερομηνία που θέλετε. Θα πρέπει να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό του χώρου γνωρίζοντας πού εσείς ή ο πελάτης είστε ευέλικτοι.
Ακολουθούν μερικές ερωτήσεις που πρέπει να εξετάσετε:
- Πότε οι επισκέπτες σας πιθανότατα είναι διαθέσιμοι να παρακολουθήσουν με βάση τα χρονοδιαγράμματα τους;
- Ποιοι χώροι έχουν κατάλληλο και διαθέσιμο χώρο για εκείνους τους χρόνους;
- Πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να διαχειριστεί η εκδήλωση η ομάδα σας;
Υπολογίστε τον προϋπολογισμό σας
Με έναν προϋπολογισμό ανοικτού τύπου, ο καθένας μπορεί να προγραμματίσει ένα μεγάλο γεγονός και να έχει μια άπειρη επιλογή των επιλογών του χώρου. Αλλά περισσότερο από πιθανό, οι οικονομικοί σας πόροι είναι περιορισμένοι και θα πρέπει να γνωρίζετε από την αρχή ποιοι είναι οι οικονομικοί σας περιορισμοί - ακόμα και αν ο προϋπολογισμός σας για εκδηλώσεις είναι απλός εκτίμηση ή εύρος. Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί πάντα να σχεδιάσει ένα μεγάλο γεγονός με λογικό προϋπολογισμό.
- Οι χώροι εμπίπτουν στις παραμέτρους του προϋπολογισμού σας για το διάστημα, τα τεχνικά έξοδα και τα έξοδα τροφοδοσίας;
- Έχετε διαπραγματευτεί ένα ευνοϊκό επιτόκιο για τις υπηρεσίες και αποδείξατε την αξία του ρόλου σας;
- Έχετε επιτρέψει ευελιξία στον προϋπολογισμό σας σε περίπτωση που τα έξοδα του στοιχείου γραμμής υπερβαίνουν το σχέδιο;
Εξέλιξη διαφόρων τοποθεσιών
Μόλις ο αριθμός των προσκεκλημένων και οι πιθανές ημερομηνίες γεγονότων μειωθούν, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τις τοποθεσίες όπου θα μπορούσε να παραμείνει το συμβάν. Ξενοδοχεία και εκδηλώσεις ή συνεδριακά κέντρα είναι μερικά από τα πιο δημοφιλή χώρους εκδηλώσεων για εταιρικές εκδηλώσεις και γαμήλιες δεξιώσεις, αλλά δεν είναι οι μόνες επιλογές.
Αυτή είναι η στιγμή να είσαι δημιουργικός στη σκέψη σου. Σκέψου τα ακόλουθα:
- Με βάση το θέμα της συνάντησής σας, ποιες τρεις καλύτερες τοποθεσίες έρχονται στο νου;
- Πού θα προτιμούσαν οι επισκέπτες σας να παρευρεθούν στη συνάντηση;
- Τι θα είναι πιο βολικό για τους καλεσμένους σας;
- Εκτός από ένα ξενοδοχείο, ποιες απροσδόκητες τοποθεσίες θα μπορούσαν να αυξήσουν το ποσοστό RSVP;
Βρείτε το σωστό τύπο χώρου συμβάντος
Ο χώρος που θα επιλέξετε πρέπει να διαθέτει κατάλληλο χώρο για τον τύπο του συμβάντος που σχεδιάζετε. Η εκδήλωσή σας απαιτεί πίστα; Θα χρειαστείτε ένα σύστημα PA; Τι συμβαίνει με το βάθρο ενός ηχείου ή μια οθόνη προβολέα; Τι είδους ρύθμιση πίνακα χρειάζεστε; Εκτός από την εξέταση αυτού του είδους των ερωτήσεων, εδώ είναι μερικές από τις κορυφαίες εγκαταστάσεις σχεδιασμού ερωτήσεις για να αναρωτηθείτε:
- Ο χώρος εκδηλώσεων πληροί τα ειδικά κριτήρια του προγράμματος ή της εκδήλωσής σας;
- Μπορεί ο χώρος να φιλοξενήσει την παραγωγή, την ψυχαγωγία, τον A / V, τον ήχο και άλλες τεχνικές ανάγκες;
- Η κατάσταση της εγκατάστασης αντανακλά τα υψηλά πρότυπα του οργανισμού σας;
Εξετάστε τις υπηρεσίες και τους περιορισμούς του χώρου
Εκτός από την εύρεση του σωστού τύπου χώρου εκδηλώσεων, θα θέλετε να εξετάσετε τους τύπους άλλων υπηρεσιών που προσφέρονται από τον χώρο και να αποφασίσετε την αξία τους για την εκδήλωσή σας. Ορισμένοι χώροι θα έχουν επίσης μια προτιμώμενη λίστα προμηθευτών από την οποία θα πρέπει να εργαστείτε για να βρείτε πωλητές ή προμηθευτές για άλλες υπηρεσίες. Άλλοι χώροι έχουν περιορισμούς στη διακόσμηση ή σε άλλες πτυχές της ίδιας της εκδήλωσης. Ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε περιλαμβάνουν:
- Μήπως αυτός ο χώρος προσφέρει καλές επιλογές στάθμευσης ή καμπίνα;
- Ο χώρος αυτός προσφέρει ασφάλεια;
- Παρέχει αυτό το χώρο πρόσθετες υπηρεσίες, όπως τροφοδοσία, floral ρυθμίσεις, ενοικιάσεις σεντονιών και τραπεζιών κ.λπ .;
- Αυτή η αίθουσα έχει μια ομάδα ρύθμισης και καθαρισμού;
- Μήπως ο χώρος αυτός περιορίζει τους άλλους πωλητές με τους οποίους εργάζεστε;
- Αυτή η αίθουσα έχει ελάχιστα τρόφιμα και ποτά;
Σκεφτείτε τη φήμη του τόπου
Η φήμη ενός χώρου για την εξυπηρέτηση είναι κρίσιμη. Αυτή είναι συχνά η διαφορά μεταξύ της κατοχής ενός καλού γεγονότος και της δημιουργίας ενός εξαιρετικού γεγονότος. Ο τρόπος με τον οποίο ένας χώρος διευθύνει τις εγκαταστάσεις του, το προσωπικό του και οι πελάτες του, θα θυμούνται πάντα. Για να έχετε νόημα για τη φήμη ενός χώρου, εξετάστε τα εξής:
- Ποια είναι η θητεία του διευθυντή διάσκεψης, του διαχειριστή τροφοδοσίας ή του εκτελεστικού σεφ;
- Η διοίκηση θα σας μεταχειριστεί σαν VIP πελάτη ή ως ένα από τα πολλαπλά προγράμματα;
- Πόση ευελιξία είναι ο χώρος που επιθυμεί να επεκταθεί σε εσάς;
- Έχουν διαθέσιμες μαρτυρίες ή σχόλια;
- Ο χώρος προσφέρει φωτογραφίες από γεγονότα παρόμοια με τα δικά σας;
Προγραμματίστε μια επίσκεψη στο χώρο
Εκτός εάν η υλικοτεχνική υποδομή και ο χρόνος αποτρέπουν τελείως την αποτυχία, κάθε υπεύθυνος σχεδιασμού πρέπει να διεξάγει επιτόπια επιθεώρηση πριν αναθέσει σε οποιοδήποτε χώρο. Οι εικόνες μπορούν να είναι εξαιρετικά χρήσιμες, αλλά υπάρχουν πολλές πτυχές που μπορούν να αξιολογηθούν μόνο προσωπικά. Ζητήστε μια περιήγηση στο χώρο, συμπεριλαμβανομένων όλων, από το πάρκινγκ μέχρι την είσοδο και το χώρο εκδηλώσεων στα μπάνια. Θα χαρούμε να το κάνετε!
Ενσωμάτωση προτιμήσεων πελάτη
Στο τέλος της ημέρας, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων πρέπει να παρουσιάσουν τις προτάσεις τους στο χώρο του πελάτη (είτε πρόκειται για εσωτερικό στελέχη όπως στελέχη επιχειρήσεων είτε για διοίκηση ή εξωτερικό πελάτη) και να λάβουν εγκρίσεις. Το μόνο ερώτημα που τίθεται σχετικά με τον πελάτη κατά τη φάση σχεδιασμού του χώρου είναι ο πελάτης να εγκρίνει τις συστάσεις μου; Για να μπορέσετε να απαντήσετε σε αυτό το ερώτημα με κάποια εμπιστοσύνη, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει τις προσδοκίες και τις προτιμήσεις του πελάτη από την αρχή.