Πώς μπορώ να καταγράψω μια καταχώρηση σε περιοδικά σε QuickBooks;

Οι λογιστικές συναλλαγές μπορούν να εισέλθουν λανθασμένα σε ένα λογιστικό σύστημα ή ίσως μια συναλλαγή να έχει κατανεμηθεί μεταξύ δύο διαφορετικών λογαριασμών γενικού μητρώου, για παράδειγμα.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, όταν συμβεί αυτό, πρέπει να κάνετε αλλαγές στην αρχική σας συναλλαγή μετά την καταχώρισή της και μπορείτε να το κάνετε εύκολα στο λογισμικό λογιστικής QuickBooks, κάνοντας μια καταχώριση περιοδικών.

Μπορείτε να κάνετε καταχωρήσεις περιοδικών στο QuickBooks για να προσαρμόσετε ή να διορθώσετε συναλλαγές και καταχωρήσεις που δεν μπορούν να εκτελεστούν με άλλους τρόπους, όπως προσαρμογές στα κέρδη ή τις ζημίες.

Η διαδικασία εισόδου σε περιοδικά είναι αρκετά απλή, αλλά μπορείτε να κάνετε μια καταχώρηση περιοδικών για έναν πελάτη ή έναν πωλητή κάθε φορά. Αν θέλετε να διορθώσετε πολλαπλά υπόλοιπα πελατών ή πωλητών με αυτό τον τρόπο, θα πρέπει να καταχωρίσετε ξεχωριστές καταχωρίσεις. Αυτή τη στιγμή, το QuickBooks δεν κυκλοφόρησε μια μαζική επιλογή εισαγωγής, παρόλο που το QuickBooks 2017 εισάγει κάποιες επιλογές εισαγωγής δεδομένων εξοικονόμησης χρόνου.

Τι είναι η καταχώρηση σε ημερολόγιο;

Μια εγγραφή γενικού ημερολογίου είναι μια λογιστική συναλλαγή που καταχωρείται ή δημοσιεύεται απευθείας στο γενικό μητρώο . Το γενικό βιβλίο μιας εταιρείας ενεργεί ως η κύρια ομάδα λογαριασμών που χρησιμοποιείται για την καταγραφή των ισολογισμών και των λογαριασμών αποτελεσμάτων.

Για παράδειγμα, ίσως έχετε εισάγει το μηνιαίο λογαριασμό χρημάτων 100 $ στον λογαριασμό ασφαλιστικών εξόδων της εταιρείας σας κατά λάθος. Μπορείτε να δημοσιεύσετε μια καταχώρηση προσαρμογής για να μειώσετε ή να πιστώσετε τον λογαριασμό ασφαλιστικών εξόδων κατά $ 100 και να αυξήσετε ή να χρεώσετε το λογαριασμό εξόδων κοινής ωφέλειας κατά $ 100 για να διορθώσετε το λάθος σας.

Όλοι οι λογαριασμοί σας θα είναι στη σωστή σειρά και δεν θα χρειαστεί να αλλάξετε το οφειλόμενο ποσό από τον προμηθευτή σας επειδή το μέρος της συναλλαγής καταγράφηκε σωστά.

Καταχωρίσεις για ετήσιες δραστηριότητες

Ο πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής ή λογιστής μπορεί να θέλει να κάνει καταχωρήσεις περιοδικών για να ολοκληρώσει δραστηριότητες τέλους του έτους, όπως η καταχώρηση φορολογικών προσαρμογών στα βιβλία σας, η καταγραφή δαπανών απόσβεσης ή η επανακατηγοριοποίηση εσόδων και εξόδων.

Ο λογιστικός σας επαγγελματίας μπορεί να σας παράσχει συγκεκριμένες πληροφορίες εάν θέλετε να δημοσιεύσετε οι ίδιοι οι εγγραφές του περιοδικού στο τέλος του έτους μαζί με εξηγήσεις γιατί οι καταχωρίσεις ήταν απαραίτητες για την ιδιαίτερη κατάστασή σας.

Πώς να κάνετε γενικές καταχωρήσεις στο QuickBooks

Μπορείτε να κάνετε γενικές εγγραφές στο περιοδικό QuickBooks ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες βήμα προς βήμα:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Εταιρεία > Δημιουργία εγγραφών γενικού ημερολογίου από το μενού στο επάνω μέρος της οθόνης.
2. Αλλάξτε το πεδίο Ημερομηνία , εάν είναι απαραίτητο, στο παράθυρο Δημιουργία γενικών καταχωρήσεων ημερολογίου. Το QuickBooks θα είναι προεπιλεγμένο στην τρέχουσα ημερομηνία, οπότε αν θέλετε να καταχωρίσετε μια καταχώρηση για έναν προηγούμενο μήνα ή χρόνο, φροντίστε να το αλλάξετε ώστε η καταχώρισή σας να καταγράφεται στη σωστή οικονομική περίοδο.
3. Εισαγάγετε έναν αριθμό για την καταχώριση του ημερολογίου σας στο πεδίο Εισαγωγή αριθ. Το QuickBooks θα αριθμοποιήσει αυτόματα τις επόμενες καταχωρήσεις περιοδικών.
4. Καταχωρίστε τον αριθμό λογαριασμού γενικού μητρώου Στη στήλη Λογαριασμός. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον πρώτο λογαριασμό από ένα αναπτυσσόμενο μενού στη στήλη Λογαριασμός.
5. Καταχωρίστε το ποσό χρέωσης ή πίστωσης για τον λογαριασμό που έχετε επιλέξει στη στήλη "Χρέωση" ή "Πιστωτική κάρτα". Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις πρέπει να ισούνται με την ισορροπημένη είσοδο και να επιτρέπουν στο QuickBooks να δημοσιεύει την καταχώριση.

1. Εισαγάγετε ένα περιγραφικό σημείωμα στη στήλη Memo. Θα εμφανίζεται σε αναφορές που περιλαμβάνουν αυτήν την καταχώριση περιοδικού. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά συνιστάται να θυμάστε αργότερα γιατί έγινε η καταχώριση.
2. Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 6 έως ότου οι καταχωρίσεις αντισταθμιστούν πλήρως και η συναλλαγή φτάσει σε μηδενική ισορροπία. Το συνολικό σας ποσό στη στήλη Debit θα πρέπει να ισούται με το σύνολο στη στήλη "Πιστωτική κάρτα" και η καταχώριση του ημερολογίου θα είναι σωστά ισορροπημένη.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο για να αποθηκεύσετε την καταχώριση του περιοδικού και να κλείσετε το παράθυρο ή κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την καταχώριση του ημερολογίου και να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο

Μπορείτε να κάνετε τις περισσότερες γενικές καταχωρήσεις περιοδικών σε QuickBooks χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα, αλλά εάν θέλετε να κάνετε καταχωρήσεις περιοδικών που επηρεάζουν τον λογαριασμό ενός πελάτη ή τους λογαριασμούς του πωλητή, θα πρέπει να τοποθετήσετε τον πελάτη ή τον πωλητή στην πρώτη γραμμή του είσοδος.