Πολλά ξενοδοχεία έχουν βασιστεί σε ιστοσελίδες του ξενοδοχείου RFP (Αίτηση Υποβολής Προτάσεων), όπως το Conventionplanit.com και το sabrehotelrfp.com, για να προωθήσουν τις δυνατότητές τους για συναντήσεις και συνέδρια. Έχουν επίσης αναπτύξει τις δικές τους ηλεκτρονικές μορφές RFP.
Ωστόσο, πολλοί σχεδιαστές είναι απρόθυμοι να στείλουν τα RFPs ξενοδοχείων τους μέσω τρίτων μηχανών αναζήτησης. Πολλοί σχεδιαστές προτιμούν να υποβάλλουν τα αιτήματά τους για προσφορές ξενοδοχείων απευθείας στο ξενοδοχείο και τα κέντρα συνεδρίων.
Τι πληροφορίες περιλαμβάνεται σε ένα ξενοδοχείο RFP;
Ένα εξαιρετικό εργαλείο που βοηθά τους σχεδιαστές να αρχίσουν να αναπτύσσουν τις δικές τους φόρμες για προσφορές ξενοδοχείων και άλλες ανάγκες εκδηλώσεων είναι τα εργαλεία ανταλλαγής πρακτικών αποδεκτά από το Συμβούλιο Βιομηχανίας της Συνέλευσης.
Τα βασικά στοιχεία ενός RFP του ξενοδοχείου πρέπει να περιλαμβάνουν τα εξής:
- Τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας του αιτητή (όνομα, τίτλος, οργάνωση, διεύθυνση, τηλέφωνο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ.)
- Ημερομηνίες συμβάντων (παρέχουν τουλάχιστον δύο διαφορετικές επιλογές)
- Απαιτούνται μπλοκ δωματίων (ημερομηνίες και αριθμοί δωματίων)
- Αιτήσεις αίθουσας συνεδριάσεων (ημερομηνίες, μεγέθη δωματίων, ποσότητες)
- Απαιτήσεις τροφίμων και ποτών
- Απαιτήσεις προσβασιμότητας
- Απαιτήσεις αποστολής και παραλαβής
- Άλλες σχετικές πληροφορίες
Αξιοποιώντας τα εργαλεία RFP
Επιπλέον, η Global Business Travel Association (GBTA) παρέχει στα μέλη της ένα εκτεταμένο εργαλείο RFP ξενοδοχείων το οποίο οι σχεδιαστές συμβάντων ενδεχομένως επιθυμούν να εξετάσουν.
Στοιχεία του ξενοδοχείου GBTA περιλαμβάνουν τα εξής:
- Πληροφορίες σχετικά με την επισκόπηση των εγκαταστάσεων του ξενοδοχείου
- Πληροφορίες επισκόπησης αιτήτριας RFP
- Στοιχεία συμβολαίου δωματίου
- Μέγεθος του συνολικού χώρου συνάντησης ενός ξενοδοχείου
- Συνολικός αριθμός αιθουσών συνεδριάσεων
- Μέγεθος της μεγαλύτερης αίθουσας χορού ή αίθουσας συνεδριάσεων ενός ξενοδοχείου
- Ύψος οροφής για τη μεγαλύτερη αίθουσα χορού ή αίθουσα συνεδριάσεων
- Το ξενοδοχείο διαθέτει μόνιμη αίθουσα συσκέψεων;
- Πόσα άτομα θα φιλοξενήσει η αίθουσα συνεδριάσεων;
- Το ξενοδοχείο έχει αφιερώσει χώρο έκθεσης;
- Ποιο είναι το μέγεθος του χώρου έκθεσης;
- Ποια είναι η απόσταση από το κέντρο συνεδρίων;
- Ποιο είναι το όνομα του συνεδριακού κέντρου;
- Ποιο είναι το ποσοστό φόρου στα τρόφιμα και τα ποτά;
- Ποια είναι η χρέωση του επίσημου λογαριασμού;
- Χρεώνονται τα τέλη εξυπηρέτησης δεξιώσεων;
- Παρέχει το ξενοδοχείο υπηρεσίες εσωτερικού ήχου (A / V);
- Το ξενοδοχείο θα προσφέρει έκπτωση στις υπηρεσίες A / V εντός του ξενοδοχείου;
- Το ξενοδοχείο θα επιτρέψει στους πελάτες να φέρουν εκτός A / V πωλητές;
- Πόσες αίθουσες συσκέψεων διαθέτουν ασύρματο Internet υψηλής ταχύτητας;
- Πώς μπορούν οι αίθουσες συσκέψεων να περιέχουν τηλεδιάσκεψη;
- Υπάρχει χρέωση για τη χρήση των δικών του πωλητών A / V;
- Το ξενοδοχείο δέχεται εταιρικές "κάρτες συνάντησης" για πληρωμή;
- Παρέχει το ξενοδοχείο τιμές για συνεδριάσεις;
Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμο να μοιραστείτε με τις πωλήσεις ξενοδοχείων το είδος της εκδήλωσης που φιλοξενείτε. Αυτό θα τους δώσει μια εικόνα για τους στόχους που μπορεί να έχει η συνάντησή σας.
Τα καλά νέα για τη συνεργασία με τα ξενοδοχεία είναι ότι οι περισσότεροι θα πρέπει να είναι αρκετά έμπειροι στο να βάζουν μαζί παρόμοια γεγονότα και ένας μεγάλος διευθυντής πωλήσεων ή τροφοδοσίας θα μπορεί να μοιράζεται μαζί σας περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους οι υπεύθυνοι σχεδιασμού των εκδηλώσεων μπορούν να επιτύχουν τους στόχους τους.