Βασικές συμβουλές προγραμματισμού συμβάντων για την αποφυγή ενός καταστροφικού ειδικού συμβάντος
Αλλά όταν πρόκειται για προγραμματισμό εκδηλώσεων, ένας αρμόδιος διευθυντής εκδηλώσεων θα προσπαθεί πάντοτε να μετριάσει το νόμο του Μέρφι, αναγνωρίζοντας την πιθανότητα τα πράγματα να ξεπεράσουν και να σχεδιάσουν ανάλογα.
Ως διαχειριστής εκδηλώσεων, είναι δική σας ευθύνη να βεβαιωθείτε ότι η ειδική εκδήλωση του πελάτη σας λειτουργεί ομαλά και με όσο το δυνατόν λιγότερες δυνατότητες.
Στον πραγματικό κόσμο δεν είναι εφικτό να καλύπτετε κάθε πιθανότητα, αλλά τουλάχιστον θα πρέπει να γνωρίζετε τα λάθη σχεδιασμού κρίσιμων γεγονότων που πρέπει να αποφεύγει κάθε διευθυντής γεγονότων.
Η προειδοποίηση είναι προεντεταμένη, οπότε ας δούμε πέντε βασικές συμβουλές που μπορεί να σας βοηθήσουν να αποφύγετε μια καταστροφική πλημμύρα στο επόμενο προγραμματισμένο συμβάν σας.
- Κακή επικοινωνία - αυτό είναι ίσως το πιο συνηθισμένο λάθος που έγιναν από άπειρους σχεδιαστές γεγονότων και είναι ένα που πρέπει να αποφευχθεί με κάθε κόστος. Η κακή επικοινωνία (όπως στην κακή επικοινωνία ή χωρίς επικοινωνία) μπορεί να συμβεί καταστροφή. Η κακή επικοινωνία είναι συχνά το αποτέλεσμα έλλειψης προσοχής στη λεπτομέρεια, ειδικά όταν πρόκειται για τη λίστα ελέγχου συμβάντων σας. Είναι απολύτως σημαντικό να επικοινωνείτε αποτελεσματικά τόσο με την ομάδα εσωτερικών εκδηλώσεων όσο και με τους προμηθευτές σας. Παρόλο που δεν επιθυμείτε να διοργανώσετε μικροεπιχειρήσεις σε όλους, πρέπει να ξέρετε ποιος κάνει τι και πότε θα εξασφαλίσει ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς και ότι τηρούν το χρονοδιάγραμμά τους.
- Κακή ή έλλειψη σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης - υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι τουλάχιστον μερικά πράγματα θα πάνε στραβά τις ημέρες και ώρες που οδηγούν στην εκδήλωσή σας. Ακόμα χειρότερο, μερικά πράγματα πιθανόν να πάνε άσχημα κατά τη διάρκεια της ειδικής εκδήλωσής σας. Αυτό είναι φυσιολογικό και αναμενόμενο. Ένας επαγγελματίας προγραμματιστής γεγονότων σκέφτεται μπροστά, προσδιορίζει τι μπορεί να πάει στραβά, και έχει ένα καλό σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε ισχύ. Για παράδειγμα, τι γίνεται αν το σύστημα εγγραφής σας δυσλειτουργεί την ημέρα της εκδήλωσης; Τι θα συμβεί αν εξαντλούμε τρόφιμα επειδή εμφανίζονται επιπλέον άτομα; Τι γίνεται αν ο βασικός ομιλητής σας δεν εμφανίζεται ή φτάνει αργά; Αν συμβεί κάτι από αυτά, θα μπορούσατε να το αντιμετωπίσετε; Με άλλα λόγια, θα έχετε ένα σχέδιο Β;
- Ανεπαρκής μεταφορά - είστε απολύτως βέβαιοι ότι η μεταφορά που έχετε οργανώσει για να πάρετε εκπροσώπους και παρουσιαστές από και προς την εκδήλωσή σας είναι επαρκής; Ελέγξτε μέσα στις εβδομάδες που έλαβαν μέρος στην εκδήλωσή σας και την ημέρα της εκδήλωσης ότι όλες οι απαιτήσεις μεταφοράς πληρούνται επαρκώς. Πρέπει να σκεφτείτε από την άποψη της έκτακτης ανάγκης. Τι θα συμβεί εάν ένα όχημα σπάσει το πρωί της εκδήλωσής σας; Έχετε διαθέσιμη εναλλακτική μεταφορά;
- Έλλειψη σαφούς σήμανσης - Τίποτα δεν είναι πιο απογοητευτικό για όσους συμμετέχουν σε ένα ειδικό γεγονός από το να συγχέεται με το πού πραγματοποιείται η επόμενη παρουσίαση. Αποφύγετε αυτό βεβαιωθείτε ότι εμφανίζετε επαρκή σήμανση που είναι εύκολη στην ανάγνωση και κατανόηση. Είναι καλύτερο να μεταβείτε στη θάλασσα και να έχετε υπερβολική σήμανση από ό, τι οι χαμένοι συμμετέχοντες και να ζητάτε συνεχώς οδηγίες.
- Ανεπαρκής προσωπικός στο χέρι - την ημέρα της ειδικής εκδήλωσής σας, πιθανότατα πρόκειται να αντιμετωπίσετε μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων. Μην κάνετε το λάθος να βασίζεστε σε ένα ή δύο άτομα για να αντιμετωπίζετε τις ερωτήσεις ή τις ανησυχίες των αντιπροσώπων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καλή βαθμολογία για τους συμμετέχοντες και, πάνω απ 'όλα, βεβαιωθείτε ότι μεταξύ της ομάδας σχεδιασμού εκδηλώσεων και του προσωπικού που παρέχεται από τους πωλητές, θα εξυπηρετήσετε επαρκώς την εκδήλωσή σας.
Εκτός από τη σκέψη και τον προγραμματισμό μπροστά για το τι μπορεί να πάει στραβά, για να εξασφαλιστεί μια ομαλή και επιτυχημένη εκδήλωση, η καλύτερη πολιτική είναι πάντα να ελέγχει και να ελέγχει διπλά.