Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου δεν μπορούν να αφήσουν τα προσωπικά τους συμφέροντα να παρεμποδίσουν τις αποφάσεις που λαμβάνουν ως διευθυντές. Έτσι, σχεδόν όλες οι εταιρείες έχουν πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων και δηλώσεις που απαιτούν από τους διευθυντές να υπογράψουν.
Τι είναι σύγκρουση συμφερόντων;
Μερικά παραδείγματα καταστάσεων που ενδέχεται να προκαλέσουν σύγκρουση συμφερόντων για ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου:
- Εάν το μέλος του συμβουλίου έχει εξωτερικό επιχειρηματικό ενδιαφέρον σε εταιρεία που ανταγωνίζεται την εταιρεία όπου είναι μέλος του συμβουλίου
- Εάν το μέλος του διοικητικού συμβουλίου είναι ενήμερο για τις αποφάσεις που μπορούν να επηρεάσουν την τιμή των μετοχών της εταιρείας
- Αν το μέλος του συμβουλίου έχει γνώση σχετικά με μια επερχόμενη συγχώνευση ή εξαγορά ή πώληση μιας εταιρείας.
- Εάν ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου έχει προσωπική σχέση με έναν υπάλληλο της εταιρείας.
Σημειώστε ότι μπορεί να υπάρχει ή να μην υπάρχει έγκλημα. Συνήθως μόνο η εμφάνιση αντικανονικότητας ή σύγκρουσης συμφερόντων προκαλεί προβλήματα.
Πότε να προετοιμάσει μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων
Μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων θα πρέπει να προετοιμάζεται από τον δικηγόρο της εταιρείας σας και να υπογράφεται από όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου κατά την πρώτη (οργανωτική) συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου ή όταν προσχωρούν στο διοικητικό συμβούλιο.
Κανένα μέλος του συμβουλίου δεν πρέπει να επιτρέπεται να υπηρετεί χωρίς να υπογράψει αυτήν την πολιτική.
Καθήκοντα των μελών του διοικητικού συμβουλίου
Μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων πρέπει να περιγράφει τα καθήκοντα των μελών του διοικητικού συμβουλίου:
- Δευτερεύοντα καθήκοντα, για οικονομικά και νομικά θέματα. Τα θέματα εμπιστευτικότητας περιλαμβάνουν ευθύνες για την εξυπηρέτηση των επιχειρηματικών συμφερόντων. Αυτή η εμπιστευτική ευθύνη περιλαμβάνει όλες τις άλλες αρμοδιότητες του διοικητικού συμβουλίου.
- Το καθήκον της πίστης, βάζοντας τις ευθύνες του διοικητικού συμβουλίου πάνω από άλλα εξωτερικά συμφέροντα
- Ένα καθήκον εμπιστευτικότητας, διατηρώντας ιδιωτικές τις συναλλαγές και τις πληροφορίες από τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και την επιχείρηση των επιχειρήσεων.
Εξωτερικά ενδιαφέροντα
Οι πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων απαιτούν από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να αποκαλύπτουν εξωτερικά συμφέροντα που αντιβαίνουν στα συμφέροντα της εταιρείας. Αυτές οι πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων περιλαμβάνουν σχέσεις ή ευθύνες (προσωπικές, οικονομικές και άλλες). Η πολιτική επιτρέπει στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να κρατούν έναν διευθυντή από τη συμμετοχή σε μια συζήτηση, αναφορά ή ψηφοφορία επί ενός θέματος. Το μέλος μπορεί επίσης να ανατρέψει τον εαυτό του από το θέμα αυτό.
Συνεχιζόμενη σύγκρουση συμφερόντων
Εάν μια σύγκρουση συμφερόντων είναι σημαντική, συνεχής και ασυμβίβαστη και εάν εμποδίζει την ικανότητα του ατόμου να ασκεί τα καθήκοντα της θέσης, μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων δίνει στον οργανισμό το δικαίωμα να απομακρύνει το άτομο από τη θέση.
Τυπική πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων
Μια πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων για ένα διοικητικό συμβούλιο μπορεί να περιλαμβάνει:
- Ορισμοί, όπως "ενδιαφερόμενο πρόσωπο" και "οικονομικό συμφέρον"
- Συζήτηση σχετικά με την υποχρέωση γνωστοποίησης και προσδιορισμού της ύπαρξης σύγκρουσης συμφερόντων
- Διαδικασίες αντιμετώπισης της σύγκρουσης συμφερόντων από το άτομο ή το συμβούλιο
- Τι συμβαίνει εάν το συμβούλιο καθορίσει ή έχει εύλογη αιτία να πιστεύει ότι έχει σημειωθεί παραβίαση της σύγκρουσης συμφερόντων
- Συζήτηση σχετικά με την αποζημίωση του διευθυντή από τον οργανισμό και την επίδρασή του στη λειτουργία του σκάφους
- Απαιτείται ετήσια επισκόπηση της πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων, γνωστοποίηση εξωτερικών συμφερόντων και επαναδιατύπωση της πολιτικής.
Οι υπογεγραμμένες πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων για κάθε μέλος του διοικητικού συμβουλίου αποτελούν μέρος των εταιρικών αρχείων και πρέπει να φυλάσσονται στο εταιρικό βιβλίο ή φάκελο.