Βήματα για τον έλεγχο του κόστους και την προστασία της κατώτατης γραμμής της εταιρείας σας
Εάν είστε εργοδότης που έχει εργαζόμενους που επιβαρύνονται με έξοδα κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας, ένας εξαιρετικός τρόπος για να παρακολουθήσετε αυτές τις δαπάνες και το κόστος ελέγχου είναι με εταιρικές πιστωτικές κάρτες για τους υπαλλήλους. Χρησιμοποιείται σωστά, οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε πολλούς από τους επιχειρηματικούς σας στόχους. Δυστυχώς, μπορεί επίσης να αποδειχθεί ότι είναι η ανατροπή τόσο εσάς όσο και των υπαλλήλων σας, καθώς προετοιμάζουν το δρόμο για την ελεύθερη πτώση των εταιρειών ή τουλάχιστον μερικές βαθμίδες κάτω από τη σκάλα.
Τι είναι μια Εταιρική Πιστωτική Κάρτα;
Οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες είναι μια ομάδα διακανονισμών που είναι ξεχωριστές και ξεχωριστές από τις προσωπικές και τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Μια εταιρεία μπορεί να παρέχει στους υπαλλήλους της εταιρικές πιστωτικές κάρτες για να χρεώνει εγκεκριμένα, επιχειρηματικά έξοδα, συνήθως ταξιδιού. Μια εταιρική πιστωτική κάρτα συνήθως εκδίδεται στο όνομα της εταιρείας και με το όνομα του υπαλλήλου σε αυτό. Σε αντίθεση με τις προσωπικές και τις μικρές επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες , οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες εκδίδονται από λίγους μόνο οργανισμούς. Εκδίδονται επίσης απευθείας μεταξύ της επιχείρησης και του εκδότη.
Γνωρίζοντας τους Κανόνες
Ανεξάρτητα από το πού προέρχεται μια εταιρική πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να γίνεται αποδεκτή με πλήρη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί. Αυτό δεν ισχύει μόνο για το άτομο που χρησιμοποιεί την κάρτα, αλλά και για την εταιρεία. Αυτό αποτρέπει πολλές παρανοήσεις που μπορεί να κοστίσει ο καθένας. Πρώτα από αυτά είναι ποιος είναι υπεύθυνος για την πληρωμή.
Ορισμένες κάρτες φέρουν την πρόβλεψη ότι παρά την ύπαρξη επιχειρησιακής πιστωτικής κάρτας, ο εργαζόμενος είναι υπεύθυνος για την εξασφάλιση της πληρωμής. Για άλλους, η εταιρεία που εργάζεται ένας υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την πληρωμή.
Θέση των κανόνων σε δράση
Ένα από τα βασικά οφέλη της χρήσης εταιρικών πιστωτικών καρτών είναι το γεγονός ότι επιτρέπουν στους εργοδότες να παρακολουθούν στενότερα τις δαπάνες των υπαλλήλων τους, ειδικά όταν βρίσκονται εκτός γραφείου για ταξίδια.
Κάθε εταιρεία που εκδίδει εταιρική πιστωτική κάρτα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πολιτικές της σχετικά με τις διαδικασίες, τα όρια δαπανών και τους περιορισμούς κατανοούνται και ακολουθούνται από τους υπαλλήλους. Για παράδειγμα, ορισμένα έξοδα, όπως αεροπορικά εισιτήρια και ενοικιάσεις αυτοκινήτων, μπορούν να τοποθετηθούν στην πιστωτική κάρτα , ενώ αυτά όπως το κόστος καυσίμων και διοδίων πρέπει να προέρχονται από την τσέπη ενός υπαλλήλου.
Οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να κατανοήσουν ότι ακόμη και όταν εγκρίνονται χρεώσεις ειδικού χαρακτήρα, μπορούν να τους επιβληθούν όρια. Κανόνες όπως αυτό μπορεί να εφαρμοστεί ευρεία βούρτσα ή σύμφωνα με ορισμένες κατηγορίες εμπόρων. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να εγκρίνει ένα συγκεκριμένο όριο δαπανών για γεύματα, ειδικά όταν διασκεδάζουν πελάτες, αλλά εάν ο ίδιος αντιπρόσωπος αποφασίσει ότι θέλει να στείλει λουλούδια σε έναν πελάτη, αυτό μπορεί να μην επιτρέπεται. Οι προηγούμενοι περιορισμοί στις δαπάνες μιας κάρτας μπορούν να περιορίσουν αυτόν τον τύπο δαπανών.
Αποφυγή παγίδων
Κάθε φορά που εκδίδεται μια εταιρική πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να υπάρχει κάποια κατανόηση από τον υπάλληλο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτή η κάρτα. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν ακόμη μαθήματα κατάρτισης σχετικά με τη χρήση εταιρικών πιστωτικών καρτών, έτσι ώστε οι βασικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση τους να είναι κοινές σε όλους και κανείς δεν μπορεί να πει ότι δεν γνώριζαν τους κανόνες έκδοσης.
Ένας κύριος κίνδυνος των εταιρικών πιστωτικών καρτών είναι όταν οι υπάλληλοι αναμειγνύουν προσωπική και επαγγελματική χρήση . Προφανώς, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρεώνεται προσωπική δαπάνη έναντι εταιρικής πιστωτικής κάρτας. Ευτυχώς, με τους σωστούς ελέγχους σε αυτή την κάρτα, αυτά τα είδη των προβλημάτων των δαπανών μπορούν να ελεγχθούν και να εξαλειφθούν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτά τα προβλήματα εμφανίζονται όταν ένας υπάλληλος θέλει να παρακάμψει την ταλαιπωρία της πραγματοποίησης δύο διαφορετικών συναλλαγών την ίδια στιγμή, σκέπτοντας ότι "μπορώ να επιστρέψω την εταιρεία αργότερα". Από την άλλη πλευρά, σε πολλές περιπτώσεις δεν λαμβάνεται ποτέ υπόψη αυτό το γεγονός και ορίζει τον υπάλληλο σε μια πορεία σύγκρουσης με τη διοίκηση της εταιρείας.
Μια Φιλελεύθερη Εφαρμογή της Κοινής Αίσθησης
Αν υπάρχει μια ανοδική πορεία προς τη χρήση εταιρικών πιστωτικών καρτών , είναι η δυνατότητα οι εταιρείες να κρατούν τους υπαλλήλους ενήμερους ότι παρακολουθούνται.
Αυτό, όμως, δεν πρέπει να ανησυχεί. Πρέπει να επισημαίνει στους υπαλλήλους ότι οι δαπάνες τους στο όνομα της επιχείρησης είναι σημαντικές και ότι πρέπει να ασκούν κοινή λογική στον τρόπο με τον οποίο ξοδεύουν τα ταμεία της εταιρείας. Οτιδήποτε άλλο επηρεάζει αρνητικά την κατώτατη γραμμή μιας εταιρείας, η οποία επηρεάζει και τους εργαζόμενους.