Η έκδοση αυτών των καρτών στους υπαλλήλους σημαίνει ότι μπορούν να πραγματοποιούν ορισμένες συναλλαγές για λογαριασμό της επιχείρησης και στη συνέχεια να καταθέτουν όλες τις αποδείξεις στον επικεφαλής οικονομικό διευθυντή στο τέλος κάθε μήνα. Ως εταιρεία, αντί να εκδίδετε προκαταβολές σε μετρητά σε κάθε υπάλληλο, οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες αποδειχθούν η καλύτερη επιλογή, δεδομένου ότι δεν θα εμπλακείτε στις παρενοχλήσεις να δώσετε μετρητά.
Ωστόσο, προτού εκδώσετε εταιρικές κάρτες, πρέπει να θέσετε τα προληπτικά μέτρα σε ισχύ. Χωρίς να υπάρχει κάτι τέτοιο, υπάρχει η δυνατότητα για ορισμένους υπαλλήλους να καταχρώνται τα κεφάλαια των επιχειρήσεων . Ο κίνδυνος μη εξουσιοδοτημένων αγορών αυξάνεται όταν οι εταιρικές πιστωτικές κάρτες βρίσκονται στα χέρια τους και δεν υπάρχουν προστατευτικά μέτρα. Για τον έλεγχο αυτού του κινδύνου, οι ακόλουθες πολιτικές θα βοηθήσουν:
Στην αρχή, ορίστε προσδοκίες
Κατά την έκδοση των καρτών, συνιστάται να ορίσετε και να ενημερώσετε όλους τους υπαλλήλους σχετικά με το τι αναμένεται από αυτούς όταν πρόκειται για χρήση κάρτας. Πρέπει να θεσπίσετε μια πολιτική που να εξηγεί με ειλικρίνεια την ευθύνη του κατόχου της κάρτας, τον τύπο των εξόδων που πρέπει να χρησιμοποιούνται τα φύλλα και τον τύπο των εγγράφων που πρέπει να υποβάλετε για κάθε δαπάνη.
Αυτό είναι ένα από τα βασικά πράγματα που κάθε εταιρεία θα πρέπει να θέσει σε εφαρμογή έτσι ώστε να περιορίσει τον τρόπο με τον οποίο ο κάτοχος της κάρτας χρησιμοποιεί την κάρτα. Χωρίς να το κάνετε αυτό, η επιχείρησή σας θα επιβαρυνθεί με πρόσθετα έξοδα που ποτέ δεν είχαν εγγραφεί στον προϋπολογισμό, γεγονός που μακροπρόθεσμα αυξάνει το κόστος λειτουργίας της επιχείρησης.
Βεβαιωθείτε ότι οι Κάρτες είναι σωστά κατανοητοί
Όπως γνωρίζουμε, οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν έχουν την κουλτούρα ανάγνωσης. Αυτό σημαίνει ότι εάν απλώς αποκαλύπτετε τις εταιρικές κάρτες των εργαζομένων με μια νόμιμη εκτύπωση των κανόνων χωρίς να τις ανακαλύψετε για το πώς ή τι αναμένεται σε σχέση με τη χρήση της κάρτας δεν θα βοηθήσει, αφού πολλοί από αυτούς μπορούν να χρησιμοποιήσουν την κάρτα χωρίς να διαβάσουν κανόνες.
Για να αποφύγετε το παραπάνω σενάριο, καλό είναι να διοργανώσετε μια συνάντηση με τους υπαλλήλους και να τα ακολουθήσετε μέσω της πολιτικής. Μετά από αυτό, θα ήταν καλό για αυτούς να αναγνωρίσουν γραπτώς την κατανόηση της πολιτικής. Αυτό σημαίνει ότι σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αντιτίθεται σε όσα ορίζει η πολιτική, πρέπει να ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα.
Να είστε ευχαριστημένοι με τις δαπάνες
Κατά περιόδους, οι περισσότεροι εργαζόμενοι τείνουν να αντιτίθενται στους κανόνες και να καταλήγουν σε δαπάνες περισσότερο από ό, τι περιγράφεται στην πολιτική. Με αυτό στο μυαλό σας, είναι καλό να κρατάτε κλειστά καρτέλες για τη χρήση των επιχειρηματικών πιστωτικών καρτών . Ο επικεφαλής οικονομικός διευθυντής πρέπει να ενημερώνει τους επόπτες σε κάθε τμήμα ότι θα τους ανατεθεί η ευθύνη της εποπτείας των υπαλλήλων με κάρτες στο εν λόγω τμήμα.
Κάτι τέτοιο θα ελαχιστοποιήσει την κακή χρήση καρτών από τους υπαλλήλους. Όταν ένας υπάλληλος γνωρίζει ότι υπάρχει κάποιος να παρακολουθεί τις δαπάνες των καρτών, θα φοβούνται να συμμετάσχουν σε τυχόν απαγορευμένες αγορές που δεν αναφέρονται στην πολιτική.
Έχετε στη διάθεσή σας προστατευτικά μέτρα
Τα χρήματα είναι ένας οικονομικός πόρος και ως εκ τούτου είναι πολύ σπάνιο. Αυτό σημαίνει ότι όταν ένας υπάλληλος παραβιάζει τα προνόμια χρήσης της κάρτας, το βάρος μεταφέρεται αμέσως από αυτά στην εταιρεία. Έχοντας αυτό υπόψη, είναι εντάξει να θέσετε όρια δαπανών σε κάθε κάρτα.
Σε όσους βρίσκονται σε διευθυντικές θέσεις θα μπορούσαν να δοθούν υψηλότερα όρια σε σύγκριση με εκείνα των χαμηλότερων τάξεων. Αυτό το μέτρο έχει ως στόχο να μειώσει τον κίνδυνο να κάνει μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές. Το καθορισμένο όριο δαπανών δεν πρέπει ποτέ να ξεπεραστεί και πρέπει να αναφέρεται στην πολιτική. Σε περίπτωση που κάποιοι υπάλληλοι ξεπεράσουν το όριο, το επιπλέον ποσό πρέπει να αφαιρεθεί από την μισθοδοσία τους συν μία ποινή.
Πάντα να διεξάγετε μια ετήσια επισκόπηση
Το πρόγραμμα πιστωτικών καρτών της εταιρείας πρέπει να αναθεωρείται κάθε χρόνο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να έχουν μετακινηθεί από ένα τμήμα σε άλλο και δεδομένου ότι κάθε τμήμα έχει συγκεκριμένο όριο δαπανών, υπάρχει ανάγκη ετήσιας αναθεώρησης του προγράμματος.
Με τον τρόπο αυτό, επιτρέπει στους προϊσταμένους των τμημάτων να εκδίδουν νέα όρια δαπανών σύμφωνα με τις ευθύνες κάθε υπαλλήλου. Αν ένας εργαζόμενος εργάζεται σε ένα τμήμα που δεν χρειάζεται πλέον μια εταιρική πιστωτική κάρτα, τότε μπορεί να αφαιρεθεί από το πρόγραμμα.
Αύξηση της αποτελεσματικότητας με την πραγματοποίηση παρακολούθησης Ups
Είναι καλό να έχετε κάποιον που δεν ανήκει στην εταιρεία σας ή ούτε κάτοχο κάρτας να κάνει περιλήψεις συναλλαγών για λογαριασμό της εταιρείας και να τις υποβάλει στο τέλος κάθε μήνα. Ο κύριος σκοπός αυτού του καθορισμένου ατόμου θα είναι να αναφέρει τα ονόματα των υπαλλήλων που δεν έδωσαν έγκαιρες εξηγήσεις και δηλώσεις σχετικά με τη χρήση της κάρτας τους.
Αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος για να ελέγξετε ποιοι υπάλληλοι τηρούν τις πολιτικές των καρτών και ποιοι δεν είναι. Μετά από μια ορισμένη χρονική περίοδο, μπορείτε να επιλέξετε να σπάσετε ένα μαστίγιο σε εκείνους τους αιώνες κατόχους καρτών που πάντοτε αντιτίθενται στις πολιτικές είτε με τη λήψη των καρτών μακριά από αυτές προσωρινά ή μόνιμα.
Αξιολογήστε τα Outliers
Θυμηθείτε ότι μια εταιρική κάρτα που εκδίδεται από έναν υπάλληλο θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο σε ορισμένα στοιχεία που είναι χρήσιμα για την εταιρεία και δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιηθούν για την αγορά προσωπικών αντικειμένων παρά μόνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Επομένως, υπάρχει ανάγκη να παρακολουθούνται όλες οι δαπάνες που κάθε εργαζόμενος χρησιμοποιεί στην κάρτα στο τέλος κάθε μήνα.
Εάν ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι χρησιμοποιούν την κάρτα σε προσωπικά αντικείμενα, πρέπει να γίνει μια ενδελεχής αξιολόγηση για να διαπιστωθεί εάν επρόκειτο για έκτακτη ανάγκη ή όχι. Εάν δεν πρόκειται για επείγουσα περίπτωση, πρέπει να ληφθούν πειθαρχικά μέτρα κατά του κατόχου της κάρτας. Αντίθετα, αν επρόκειτο για κατάσταση έκτακτης ανάγκης, τα έξοδα που θα προκύψουν θα πρέπει να αφαιρεθούν από τον μισθό του κατόχου της κάρτας χωρίς πειθαρχική δίωξη εναντίον τους.
Διαχωρίστε τον Κίνδυνο
Η πολιτική της εταιρικής σας κάρτας θα πρέπει να διασφαλίζει ότι ο χρήστης του προσωπικού είναι προσωπικά υπεύθυνος για όλα τα υπόλοιπα πιστωτικών καρτών με δική του ευθύνη. Με την εφαρμογή μιας τέτοιας πολιτικής, η εταιρεία θα χρειαστεί να αποζημιώσει μόνο τους μεμονωμένους κατόχους καρτών σύμφωνα με το ποσό των εγκεκριμένων εξόδων.
Αυτό το αναφέρουμε ως κατανομή κινδύνου μεταξύ της εταιρείας και των εργαζομένων. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος αντιμετώπισης των υπαλλήλων που τείνουν να αγοράζουν τα προσωπικά τους αντικείμενα χρησιμοποιώντας την κάρτα, δεδομένου ότι θα τους δοθεί μόνο ένα ποσό που αντιστοιχεί μόνο με τα εγκεκριμένα έξοδα.