Διαχείριση και τήρηση λογαριασμού Petty Cash
Τα μικρά μετρητά αναφέρονται σε μικρές ποσότητες μετρητών που διατηρούνται σε μια επιχείρηση. (Ο όρος "ασήμαντο" προέρχεται από το "μικροσκοπικό" ή "μικρό"). Υπάρχουν δύο λόγοι για να κρατήσετε μικροσκοπικά μετρητά:
- Να κάνετε αλλαγές για τους πελάτες ή τους ασθενείς
- Να πληρώσετε για μικρές αγορές που απαιτούν μετρητά, όπως φαγητό για το μεσημεριανό γεύμα ή για καφετιέρα ή για στάθμευση. Οι περισσότερες επιχειρήσεις λιανικής διατηρούν ένα συρτάρι με μετρητά όπως και οι πρακτικές περίθαλψης.
Αμοιβή μετρητών στο σύστημα προκαταβολής, στο οποίο υπάρχει ένα αρχικό χρηματικό ποσό που εισάγεται σε ένα λογαριασμό , το οποίο χρησιμοποιείται για συγκεκριμένο σκοπό (στην περίπτωση αυτή, μικροσκοπικό μετρητά). Όταν ο λογαριασμός πηγαίνει κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό, το σύστημα συμπληρώνεται.
Σε επιχειρήσεις που έχουν συχνή ανάγκη για μικρά μετρητά, συχνά είναι εγκατεστημένες στο front office με ένα μικρό χρηματικό συρτάρι ή κιβώτιο, ή σε μια θέση λιανικής πώλησης χρησιμοποιώντας μια ταμειακή μηχανή. (Ναι, μερικά μέρη εξακολουθούν να χρησιμοποιούν ταμειακή μηχανή.)
Επειδή η ταμειακή οικονομία γίνεται ολοένα και μικρότερη και οι άνθρωποι χρησιμοποιούν περισσότερο χρεωστικές και πιστωτικές κάρτες για μικρές αγορές, η χρήση ενός μικρού συστήματος μετρητών (με "συρτάρι μετρητών") έχει μειωθεί. Αλλά εξακολουθεί να είναι απαραίτητο για κάθε επιχείρηση να βεβαιωθείτε ότι έχετε λογαριασμό για όλες τις μικρές αγορές, ώστε να μπορείτε να τις αφαιρέσετε ως επιχειρηματικά έξοδα.
Πώς λειτουργεί το σύστημα μετρητών Petty
Για να δημιουργήσετε ένα μικροσκοπικό σύστημα μετρητών με συγκεκριμένα, το αρχικό χρηματικό ποσό προέρχεται από το λογαριασμό ελέγχου επιχειρήσεων.
Κάθε αγορά που χρησιμοποιεί μικρά μετρητά πρέπει να τεκμηριώνεται με τον ίδιο τρόπο όπως τα άλλα έσοδα και έξοδα των επιχειρήσεων. Χρησιμοποιώντας ένα μικρό ρεκόρ μετρητών ή μικρά φύλλα μετρητών θα συμβάλει στην καταγραφή αυτών των δαπανών ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αντισταθμίσουν το εισόδημα για επιχειρηματικούς φόρους.
Δημιουργία λογαριασμού Petty Cash
Ξεκινήστε αποφασίζοντας πόσα χρήματα θα χρειαστείτε κάθε μέρα, τόσο για να κάνετε αλλαγές για τους πελάτες και για να κάνετε μικρές πληρωμές σε μετρητά.
Διατηρήστε όσα χρήματα χρειάζεστε στο συρτάρι σας, αλλά όχι πάρα πολύ, οπότε δεν είναι πειρασμός για τους εργαζόμενους ή τους ληστές. Για να καθορίσετε ένα μέγιστο ποσό για μικρά μετρητά, φυλάξτε τα αρχεία για τις δαπάνες για μια χρονική περίοδο, χρησιμοποιώντας ένα μέσο ποσό για κάθε εβδομάδα, για παράδειγμα. Θα χρειαστείτε αυτά τα αρχεία και για φορολογικούς λόγους.
Παρακολούθηση των συναλλαγών
Καθώς ξεκινάτε, παρακολουθείτε πόσα είναι στο μικρό κουτί ή το συρτάρι στην αρχή κάθε ημέρας. Καθώς πραγματοποιείτε κάθε πληρωμή, θα χρειαστείτε μικρά δελτία μετρητών ή μια λίστα συναλλαγών. Για κάθε συναλλαγή, καταγράψτε την ημερομηνία, το ποσό και τι ήταν για.
Να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη, επομένως δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η συναλλαγή σχετίζεται με τις επιχειρήσεις. Δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε την αλλαγή κάθε μέρα. Αλλά στο τέλος κάθε ημέρας, καταγράψτε το ποσό στο μικροσκοπικό συρτάρι μετρητών. Η διαφορά θα πρέπει να συμπίπτει με τις πληρωμές σε μετρητά που πραγματοποιούνται από τους πελάτες και με το σύνολο των μικρών ταμειακών εξόδων που καταβάλλονται από το συρτάρι.
Όταν το μικρό συρτάρι μετρητών φτάσει κάτω από ένα προκαθορισμένο ποσό που καθορίσατε, προσθέστε στο συρτάρι γράφοντας μια επιταγή στο "Petty Cash" και κερδίζοντας αυτόν τον έλεγχο.
Μετρητά και Φόροι
Το πιο σημαντικό μέρος ενός μικρού συστήματος μετρητών είναι η τεκμηρίωση κάθε συναλλαγής.
Οι πράξεις τεκμηρίωσης είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση καταγράφει τις επιχειρηματικές δαπάνες για φορολογικούς σκοπούς . Παρακολουθώντας όλες τις μικρομεσαίες συναλλαγές μετρητών - ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντο- έχετε αρχεία για να υποστηρίξετε τις εκπτώσεις για τα μικρά επαγγελματικά έξοδα. Τα πιο τεκμηριωμένα έξοδα, τόσο υψηλότερες είναι οι αφαιρέσεις σας, τόσο χαμηλότερο είναι ο φόρος για τις επιχειρήσεις.
Επίσης γνωστό ως: μετρητά στο χέρι
Παραδείγματα: Το μικρό χρηματικό συρτάρι χρησιμοποιήθηκε για να κάνει αλλαγές και να πληρώσει για παρεπόμενα επαγγελματικά έξοδα.