Το Σύστημα CCRRA - Σύλληψη, Έλεγχος, Ανασκόπηση, Εγγραφή, Πράξη
Εδώ είναι πέντε απλά βήματα για τη δημιουργία ενός απλού οικονομικού συστήματος αρχειοθέτησης : Capture, Check, Record, Review, Act.
Κατ 'αρχάς, CAPTURE τις πληροφορίες.
Αν δεν υπάρχει, δεν υπάρχει. Καθώς ξεκινάτε την επιχείρησή σας, παίρνετε τη συνήθεια να καταγράφετε τα πάντα, έτσι ώστε να γίνεται αυτόματα. Η "σύλληψη" είναι το πιο δύσκολο και το πιο σημαντικό μέρος της διαδικασίας. είναι θέμα δημιουργίας της συνήθειας συλλογής πληροφοριών. Παρακολουθήστε κάθε ποσό που ξοδεύετε για την επιχείρησή σας και κάθε ποσό που λαμβάνετε ως πωλήσεις. Μην ανησυχείτε σε αυτό το σημείο για να κάνετε τίποτα με τις πληροφορίες. Απλώς βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία που συλλαμβάνετε περιλαμβάνουν (α) περιγραφή του στοιχείου, (β) το ποσό και (γ) την ημερομηνία.
Δεύτερον, ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι πλήρεις και σωστές.
Κάθε δύο εβδομάδες, περάστε μια ώρα περνώντας από τα πάντα και ελέγχοντας το. Ελέγξτε ότι όλες οι πληροφορίες που έχετε είναι έτοιμες για εγγραφή.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει την ημερομηνία και το ποσό, και αρκετές λεπτομέρειες για το τι δαπάνη ήταν για αυτό μπορείτε να την καταγράψετε με ακρίβεια. Για παράδειγμα, μια σημείωση για "χαρτί, $ 3.55, 7/12" μπορεί να μην είναι αρκετή πληροφορία. Ποιο ήταν το χαρτί; Ήταν αυτή η εφημερίδα που αγοράσατε για το γραφείο; Ή αγοράσατε μια δέσμη χαρτιού για τον υπολογιστή;
Ρυθμίστε μια συγκεκριμένη ώρα για ένα ραντεβού με τον εαυτό σας στο τέλος των εναλλασσόμενων εβδομάδων (κάθε άλλη Παρασκευή, για παράδειγμα) για να ελέγξετε τα πάντα. Μην περιμένετε πολύς χρόνος. όσο περισσότερο περιμένετε να το κάνετε αυτό, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να θυμάστε και να συλλέξετε πληροφορίες.
Τρίτον, καταγράψτε τις πληροφορίες για να το αποθηκεύσετε.
Η καταγραφή σημαίνει να βάζεις τις οικονομικές πληροφορίες σε χρήσιμη μορφή. Αφού ελεγχθούν τα πάντα, μεταβείτε στον λογιστή για να τα καταγράψετε ή εγγραφείτε μόνοι σας. Κάντε αυτό το μήνα. Καταχωρίστε τις πληροφορίες σε υπολογιστικό φύλλο ή λογισμικό λογιστικής. Μπορεί επίσης να διαπιστώσετε ότι το ηλεκτρονικό λογισμικό λειτουργεί για εσάς, ώστε εσείς και ο λογιστής σας να μπορείτε να δείτε και να συζητήσετε τις πληροφορίες. Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει τα πάντα κάθε μήνα, ώστε να μπορείτε να το αναθεωρήσετε.
Τέταρτον, εδραιώστε και αναθεωρήστε τις πληροφορίες.
Αφού καταγραφούν τα οικονομικά σας στοιχεία κάθε μήνα, εκτυπώστε τέσσερις αναφορές:
- ισολογισμό
- κατάσταση αποτελεσμάτων (p & l)
- λογαριασμός εισπρακτέων εισπρακτέων λογαριασμών , και
- πληρωτέα έκθεση.
Για κάθε αναφορά, συμπεριλάβετε μια σύγκριση με τις ίδιες πληροφορίες αναφοράς από τον περασμένο μήνα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε συγκεκριμένες πληροφορίες μέσα σε αυτές τις αναφορές.
Τέλος, ACT, με βάση αυτό που γνωρίζετε.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, το "ACT" μπορεί να σημαίνει να μην κάνεις τίποτα, αν όλα φαίνονται καλά.
Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να σημαίνει αλλαγή. Δημιουργήστε "σημεία ενεργοποίησης" όπου οι πληροφορίες σας αναγκάζουν να ενεργήσετε. Ακολουθούν μερικά σημεία ενεργοποίησης:
- Ισολογισμός . Αν βλέπετε ότι οι υποχρεώσεις αυξάνονται κάθε μήνα για τρεις μήνες (γεγονός που πιθανώς σημαίνει ότι τα περιουσιακά στοιχεία και / ή τα έξοδα αυξάνονται επίσης), μειώστε τις δαπάνες.
- Κατάσταση Αποτελεσμάτων . Αν δείτε ότι μια συγκεκριμένη δαπάνη αυξάνεται ως ποσοστό των πωλήσεων, αναρωτηθείτε γιατί αυξάνεται. Εάν η αύξηση είναι απαραίτητη, μπορεί να θέλετε να μειώσετε τις δαπάνες για άλλες δαπάνες, για να διατηρήσετε το επίπεδο κέρδους σας.
- Γήρανση εισπρακτέων λογαριασμών . Να είστε βέβαιοι να πηγαίνετε μετά από αργούς πληρωτές. Όσο περισσότερο αφήνετε το χρέος να μη καταβληθεί, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να λάβετε τα χρήματα. Εγκαταστήστε ένα σύστημα συλλογών, όπως αναφέραμε παραπάνω, για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πληρώσει άμεσα και ότι δεν επιβραβεύονται αργά πληρωτές για να υποθέσετε ότι δεν θέλετε τα χρήματά σας.
- Λογαριασμοί πληρωτέοι . Πληρώστε ό, τι μπορείτε όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Προσπαθήστε να πληρώσετε νωρίς για να λάβετε εκπτώσεις. Αν δεν μπορείτε να πληρώσετε όλους τους λογαριασμούς σας, πληρώστε αυτούς που θα σας προκαλέσουν κυρώσεις ή που θα επηρεάσουν την πιστοληπτική σας ικανότητα. Ακόμη και αν κάποιος άλλος είναι υπεύθυνος για την πληρωμή λογαριασμών, είστε το πρόσωπο που είναι τελικά υπεύθυνο για να βεβαιωθείτε ότι τα χρέη της επιχείρησής σας πληρώνονται.
Ακόμα κι αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τα οικονομικά συστήματα, θα πρέπει να είστε σε θέση να το θέσετε σε κίνηση και να το κρατήσετε σε λειτουργία. Το πιο δύσκολο μέρος είναι η συλλογή των πληροφοριών. Μόλις δημιουργήσετε τη "συνήθεια συλλογής", θα βρείτε τα υπόλοιπα που θα έρθουν μαζί της.
Θυμηθείτε, CCRRA - Καταγράψτε τις οικονομικές πληροφορίες για την επιχείρησή σας, Ελέγξτε την κάθε δεύτερη εβδομάδα, Καταγράψτε και αναθεωρήστε τις πληροφορίες κάθε μήνα, στη συνέχεια ενεργήστε όπως είναι απαραίτητο για να διατηρήσετε την οικονομική σας κατάσταση να κινείται ομαλά. Αν ακολουθήσετε αυτό το απλό σύστημα πέντε βημάτων, θα ελαχιστοποιήσετε τα "σκουπίδια" και τα προβλήματα που σχετίζονται με αυτό και θα μεγιστοποιήσετε την οικονομική σας κατάσταση.
Ένα καλά οργανωμένο χρηματοπιστωτικό σύστημα θα κρατήσει την επιχείρησή σας οικονομικά βιώσιμη για πολλά χρόνια.