Κατάλογος των βημάτων στην προετοιμασία της κατάστασης ταμειακών ροών
Τρεις ακρογωνιαίοι λίθοι εγγράφων οποιασδήποτε επιχείρησης είναι η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ο ισολογισμός και η κατάσταση των ταμειακών ροών . Από τις τρεις, η Κατάσταση Ταμειακών Ροών μπορεί να είναι η πιο σημαντική διότι είναι το ένα έγγραφο που σας λέει εάν θα έχετε τα χρήματα που χρειάζεστε για να τρέξετε την επιχείρησή σας. Περιγράφει τη ροή κεφαλαίων (το οποίο είναι το κεφάλαιο κίνησης) μέσα και έξω από την επιχείρησή σας στη δεδομένη λογιστική περίοδο και σας δείχνει πού κυμαίνεται η επιχείρηση - τι λειτουργεί καλά και πού απαιτούνται βελτιώσεις.
Η διαφορά μεταξύ του Ισολογισμού και της Κατάστασης Ταμειακών Ροών
Μερικές φορές οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στην αρχή της σταδιοδρομίας τους βρίσκουν τις διαφορές μεταξύ αυτών των εγγράφων λίγο συγκεχυμένες, ιδιαίτερα τον ισολογισμό έναντι της κατάστασης των ταμειακών ροών.
Ουσιαστικά, ο ισολογισμός είναι ένα στατικό έγγραφο. Σας δίνει ένα στιγμιότυπο της επιχείρησης σε ένα δεδομένο χρονικό σημείο - τα περιουσιακά της στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια. Δεν λέει τίποτα για το πώς η τάση της επιχείρησης είναι ακριβώς αυτή ακριβώς τη στιγμή.
Η κατάσταση των ταμειακών ροών, από την άλλη πλευρά, είναι δυναμική - μοιάζει περισσότερο με ένα βίντεο που σας δείχνει τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση αλλάζει με την πάροδο του χρόνου. Αυτές είναι σημαντικές πληροφορίες, διότι σας δείχνουν ποιες πτυχές της επιχείρησης βελτιώνονται - για παράδειγμα, το εισόδημα μπορεί να αυξάνεται προς τα πάνω - και ποιες πτυχές δεν είναι - οι μισθοί ή το κόστος των υλικών, παραδείγματος χάριν, μπορεί να παρουσιάζουν ανοδική τάση. Αυτό σας λέει τι πρέπει να κάνετε δίπλα για να εξασφαλίσετε τη συνεχή επιτυχία της επιχείρησης.
Πώς να δημιουργήσετε μια δήλωση ταμειακών ροών
Μια άλλη ερώτηση που τίθεται συχνά είναι πόσο συχνά πρέπει να αναπτύξετε μια δήλωση ταμειακών ροών. Σε μερικές περιπτώσεις, οι επαγγελματίες λογιστές συνιστούν να ετοιμάζετε μια δήλωση ταμειακών ροών κάθε μήνα επειδή, για πολλές επιχειρήσεις, οι μηνιαίες χρεώσεις είναι συνήθη και τα λειτουργικά έξοδα - όπως το ενοίκιο και οι μισθοί - συχνά πληρώνονται κάθε μήνα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι δηλώσεις τριμηνιαίων ταμειακών ροών ενδέχεται να λειτουργούν. Σε απόλυτο ελάχιστο επίπεδο, η κατάσταση των ταμειακών ροών πρέπει να καταρτίζεται ετησίως, αλλά για να παρακολουθείτε τις βασικές τάσεις σας, μπορεί να θέλετε να προετοιμάσετε τη δήλωση ταμειακών ροών πιο συχνά.
Ωστόσο, προτού μπορέσετε να καταρτίσετε μια κατάσταση ταμειακών ροών, θα χρειαστεί να ετοιμάσετε δύο άλλα λογιστικά έγγραφα, τη δήλωση εισοδήματος και τον ισολογισμό .
01 - Η Κατάσταση Αποτελεσμάτων
Για μια καθορισμένη λογιστική περίοδο, η Κατάσταση Αποτελεσμάτων δείχνει πόσα χρήματα έχετε πάρει - τα έσοδά σας - και ποια ήταν τα έξοδά σας. Η διαφορά μεταξύ των δύο είναι το μικτό σας κέρδος . Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων θα πρέπει να καταρτίζεται όσο συχνά χρειάζεστε τις πληροφορίες. Κάποιες επιχειρήσεις - οι χαρτοπαικτικές λέσχες είναι ένα ακραίο παράδειγμα - ίσως χρειαστεί να ετοιμάζετε μια δήλωση αποδοχών καθημερινά Οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι πολύ λιγότερο ευμετάβλητες και η παρακολούθηση της επιχείρησης απαιτεί είτε εβδομαδιαία είτε μηνιαία κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Εδώ μπορεί να μοιάζει η μηνιαία κατάσταση λογαριασμού του DJ:
Δήλωση εισοδήματος του τοπικού υπαλλήλου του GrandMaster
για το Μήνα που λήγει στις 31 Αυγούστου 2016
Έσοδα
Πωλήσεις CDs $ 470.00
Έσοδα από Λέσχες $ 7,030.00
Συνολικά έσοδα $ 7.500,00
Εξοδα
Κόστος των CD που πωλήθηκαν $ 150.00
Κόστος ταξιδιού $ 700.00
Ενοικιάσεις εξοπλισμού $ 2,500.00
Επισκευές εξοπλισμού 900,00 δολάρια
Συνολικά έξοδα $ 4.250
Καθαρό εισόδημα $ 3.250
02 - Ο Ισολογισμός
Το επόμενο έγγραφο που θα χρειαστεί να προετοιμάσετε είναι ο ισολογισμός. Και πάλι, το όνομα του εγγράφου σας δίνει μια ιδέα για το τι δείχνει ένας ισολογισμός: η ισορροπία μεταξύ των στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού σας. Ο ισολογισμός, καθορίζοντας τη διαφορά μεταξύ όλων των στοιχείων ενεργητικού της εταιρείας και όλων των υποχρεώσεων της εταιρείας, σας δίνει ένα στιγμιότυπο της αξίας της επιχείρησης σε μια δεδομένη ημερομηνία.
Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα που δείχνει την ουσία του εγγράφου του ισολογισμού:
Τοπικός τύπος GrandMaster
Ισολογισμός
στις 31 Αυγούστου 2016
Τρέχοντα Περιουσιακά Στοιχεία
Μετρητά $ 17.500 Σημειώσεις πληρωτέα $ 5.000
Λογαριασμοί Απαιτήσεις $ 3.000 Λογαριασμοί πληρωτέοι $ 1.200
Αποθέματα CD $ 900
Σύνολο ενεργητικού $ 21.400 Σύνολο υποχρεώσεων $ 6.200
Ιδιότητα $ 15.200
Συνολικές Υποχρεώσεις και Ίδια Κεφάλαια $ 21.400
03 - Ανάπτυξη Συγκριτικών Ισολογισμών
Σε αυτό το σημείο, είστε σχεδόν έτοιμοι να προετοιμάσετε την κατάσταση των ταμειακών ροών. Πριν όμως μπορείτε να το κάνετε αυτό, θα χρειαστείτε όχι μόνο ένα ισολογισμό, αλλά δύο: το ένα για την προηγούμενη λογιστική περίοδο και το άλλο για την τρέχουσα περίοδο που μόλις προετοιμάσατε.
Γιατί; Αυτό συμβαίνει επειδή αναζητάτε αλλαγές από τη μία λογιστική περίοδο στην άλλη. Τα έσοδα είναι πάνω ή κάτω; Τι γίνεται με τις δαπάνες; Πώς αυτό επηρεάζει την καθαρή θέση της εταιρείας σας; Η σύγκριση του προηγούμενου Ισολογισμού με τον μεταγενέστερο ισολογισμό σας δείχνει πώς κατευθύνεται η επιχείρησή σας.
Η κατάσταση των ταμειακών ροών αφορά τις αλλαγές στη θέση της εταιρείας σε μετρητά, όπως φαίνεται από τη σύγκριση των ισολογισμών των δύο ετών.
Η προετοιμασία δύο ισολογισμών (ή συγκριτικών ισολογισμών) συνδέεται άμεσα με το επόμενο βήμα - την ανάπτυξη της κατάστασης ταμειακών ροών.
04 - Η Κατάσταση Ταμειακών Ροών
Τώρα είστε έτοιμοι να ετοιμάσετε την κατάσταση των ταμειακών ροών . Τα βασικά βήματα που θα λάβετε περιλαμβάνουν:
- Δηλώνοντας το καθαρό σας εισόδημα για την περίοδο
- Λογιστική για τα μη ταμειακά σας έξοδα
- Να προβεί στις κατάλληλες προσαρμογές για κέρδη (ή απώλειες) από πωλήσεις περιουσιακών στοιχείων
- Σημειώνοντας αλλαγές σε όλα τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία (δηλαδή, η διαφορά μεταξύ των προηγούμενων και των μεταγενέστερων εγγραφών του ισολογισμού)
- Λογιστική των μεταβολών των υποχρεώσεων (η διαφορά μεταξύ των προηγούμενων και των μεταγενέστερων καταχωρίσεων του ισολογισμού.