Πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από έλεγχο ή επιθεώρηση
- Οι τοπικές αρχές , για επιθεωρήσεις πυρκαγιάς, οικοδόμους, θέματα υγείας και ασφάλειας και πιθανές παραβιάσεις του νόμου για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA)
- Κρατικές υπηρεσίες , για τον φόρο επί των πωλήσεων, την εγγραφή επιχειρήσεων και θέματα απασχόλησης
- Ομοσπονδιακές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένου του OSHA, του ADA, του τμήματος μισθών και ωρών και των μεταναστών / τελωνείων (ICE).
Ακολουθεί ένας κατάλογος κρατικών και ομοσπονδιακών υπηρεσιών που μπορούν να ελέγξουν ή να επιθεωρήσουν την επιχείρησή σας.
Είδη ελέγχων και επιθεωρήσεων
- Ορισμένοι οργανισμοί πρέπει να επιθεωρήσουν την επιχείρησή σας όταν ανοίξει. Αυτές είναι συνήθως τοπικές επιχειρήσεις όπως το τμήμα υγείας ή το κτίριο.
- Ορισμένοι οργανισμοί επιθεωρούν σε τακτική βάση . Οι τοπικοί ελεγκτές πυρκαγιάς και υγείας έρχονται συνήθως σε ένα περιστρεφόμενο χρονοδιάγραμμα.
- Μερικοί οργανισμοί μπορούν να έρθουν στην επιχείρησή σας χωρίς προειδοποίηση χωρίς λόγο . Το OSHA είναι ένας από τους οργανισμούς αυτούς.
- Ορισμένοι οργανισμοί απαντούν σε μια καταγγελία από έναν υπάλληλο ή πελάτη ή άλλο πρόσωπο. Οι επιθεωρητές μετανάστευσης, οι επιθεωρητές ADA και οι επιθεωρητές του OSHA ανταποκρίνονται σε καταγγελίες υπαλλήλου ή πελάτη. Οι ελεγκτές του IRS ή οι κρατικοί ελεγκτές φόρων μισθωτών μπορούν να απαντήσουν σε καταγγελία από ανεξάρτητο ανάδοχο.
Προετοιμαστείτε πριν από έναν έλεγχο ή μια επιθεώρηση
Καταστήστε χρόνο για να προετοιμαστείτε για πιθανούς ελέγχους ή επιθεωρήσεις:
- Δημιουργήστε έναν κατάλογο πιθανών οργανισμών που μπορούν να επιθεωρήσουν την συγκεκριμένη επιχείρησή σας. Συμπεριλάβετε υπηρεσίες που ενδέχεται να εμφανιστούν λόγω της ιδιαιτερότητας της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις που βασίζονται σε τρόφιμα ενδέχεται να έχουν επιθεωρητή υγείας.
- Γνωρίστε τα δικαιώματά σας για κάθε είδος επιθεώρησης. Μπορείτε να ζητήσετε από τον επιθεωρητή να επιστρέψει αργότερα, όταν είναι πιο βολικό για σας; Έχετε το δικαίωμα να συνοδεύσετε τον επιθεωρητή ή τον ελεγκτή;
- Καθίστε μαζί με τον πληρεξούσιό σας και συζητήστε τα δικαιώματά σας και τις ευθύνες σας κατά τη διάρκεια αυτών των ελέγχων και επιθεωρήσεων.
- Ρυθμίστε τις διαδικασίες για εσάς και το προσωπικό σας να ακολουθήσετε όταν εμφανίζεται ένας επιθεωρητής ή ο ελεγκτής και εκπαιδεύστε το προσωπικό σας για το τι πρέπει να κάνετε. Ίσως θα ήταν καλή ιδέα να τοποθετήσετε αυτές τις διαδικασίες σε ένα φορητό υπολογιστή κάπου.
- Αποφασίστε ποιος θα πρέπει να ειδοποιηθεί όταν φτάσει ένας επιθεωρητής. Τι πρέπει να κάνει το προσωπικό σας αν δεν είστε διαθέσιμοι; Ποιος είναι επόμενος υπεύθυνος; Πρέπει να ενημερωθεί ο πληρεξούσιος σας και πότε;
- Ελέγξτε τα επιχειρησιακά σας αρχεία που σχετίζονται με αυτήν την επιθεώρηση, για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβή, πλήρη και σύμφωνα με το νόμο. Για παράδειγμα, ένας ομοσπονδιακός ή κρατικός επιμελητής μισθών και ωρών θα θέλει να δει φύλλα χρόνου ή άλλα αρχεία χρονομέτρησης.
Το νούμερο ένα που πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης ή ελέγχου:
Να είστε ευγενικοί και εξυπηρετικοί. Η στάση σας θα πρέπει να είναι: "Θέλουμε να υπακούμε στο lay και να κάνουμε το σωστό, βοηθήστε μας να μάθουμε τι είναι αυτό." Εάν υπάρχουν ζητήματα, θέλουμε να τα διορθώσουμε.
- Επαληθεύστε την ταυτότητα του επιθεωρητή και βεβαιωθείτε ότι ο επιθεωρητής διαθέτει τα κατάλληλα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένου ενός εντάλματος, εάν είναι απαραίτητο. Οι ψεύτικοι επιθεωρητές εμφανίζονται μερικές φορές προσπαθώντας να εκφοβίσουν τους εργοδότες να υποβληθούν σε επιθεωρήσεις, να πληρώσουν πρόστιμα ή ποινές ή να αγοράσουν πακέτα συμμόρφωσης.
- Στη συνέχεια, βάλτε το σχέδιό σας στη θέση του.
- Κάντε φωτογραφίες ή διατηρήστε ένα αρχείο καταγραφής της επιθεώρησης ή του ελέγχου. Ακολουθήστε τον επιθεωρητή ή ρωτήστε εάν μπορείτε να συμμετάσχετε στον έλεγχο.
- Μην προσφέρετε εθελοντικά τίποτα . Αν σας ζητηθεί μια ερώτηση, απαντήστε. Μην προσθέτετε τίποτα στην απάντησή σας.
- Μετά το πέρας του ελέγχου ή της επιθεώρησης, ζητήστε επανεξέταση. Οι περισσότεροι επιθεωρητές ή ελεγκτές δεν θα δεσμευτούν σε κάτι συγκεκριμένο, αλλά θα πρέπει να σας δώσουν μια γενική ιδέα για το αν υπήρξαν παραβιάσεις και τι να περιμένετε στη συνέχεια.
Μετά από έλεγχο ή επιθεώρηση
Εάν οι παραβάσεις έχουν υποβληθεί από τον επιθεωρητή, ενδέχεται να έχετε το δικαίωμα να ασκήσετε προσφυγή. Η αντιμετώπιση αυτού του βήματος εξαρτάται από την ειδική υπηρεσία. Ως επακόλουθο, κάθε οργανισμός πρέπει να σας παράσχει γραπτό αρχείο παραβιάσεων, ανεξάρτητα από το εάν αυτές είναι διορθωμένες και πώς και τι πρόστιμα και κυρώσεις επιβάλλονται.
Σε αυτό το σημείο, πιθανότατα θέλετε να επικοινωνήσετε με τον πληρεξούσιό σας για να συζητήσετε μια απάντηση.
Εάν δεν υπάρχουν παραβιάσεις από την επιθεώρηση, συζητήστε με τους υπαλλήλους σας τι συνέβη καλά, τι ακούσατε ή είδατε και τι μπορείτε να μάθετε να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά.
Για σχεδόν κάθε επιχείρηση, θα υπάρξει μια επόμενη φορά.