Βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει στις τρέχουσες και τις μελλοντικές σας ανάγκες
Αλλά επειδή θα χρησιμοποιείτε συχνά το λογιστικό λογισμικό σας , είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι θα επιλέξετε το λογισμικό λογιστικής που είναι κατάλληλο για την επιχείρησή σας και τις ανάγκες σας.
Είναι προσβάσιμο από κινητό;
Η αγορά λογισμικού μικρών επιχειρήσεων έχει αγκαλιάσει το cloud computing με μεγάλο τρόπο. Οι περισσότεροι νεότεροι πωλητές, όπως τα FreshBooks και το Zoho, δεν προσφέρουν καθόλου τις εκδόσεις υπολογιστών και οι παραδοσιακοί προμηθευτές όπως το Intuit (QuickBooks) έχουν μεταφέρει τις προσφορές λογισμικού στον υπολογιστή τους στον ιστό και κατευθύνουν τους πελάτες τους προς την τιμολόγηση βάσει συνδρομής. Ορισμένοι προμηθευτές εξακολουθούν να προσφέρουν εκδόσεις desktop ή υβριδικές εκδόσεις desktop / cloud.
Οι ηλεκτρονικές εκδόσεις είναι ιδανικές για χρήστες κινητών τηλεφώνων. Εκτός από την υποστήριξη των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων προγραμμάτων περιήγησης στο διαδίκτυο, προσφέρουν συνήθως εφαρμογές iPhone / iPad και Android, καθιστώντας τα ιδανικά για την αποστολή τιμολογίων και την εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με τα έξοδα ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε.
Μήπως ταιριάζει στις λογιστικές σας ανάγκες;
Εάν είστε μοναδικός κάτοχος / ανάδοχος ή ιδιοκτήτης πολύ μικρής επιχείρησης χωρίς πιθανότητες υπαλλήλων, μπορείτε να περάσετε με ένα βασικό λογιστικό πακέτο που χειρίζεται τιμολόγηση, παρακολούθηση δαπανών και παρέχει ένα βασικό σύνολο αναφορών για την τήρηση καρτελών στην επιχείρησή σας.
Συνήθως αυτές οι ανέξοδες προσφορές δεν είναι στην πραγματικότητα αληθινά λογιστικά πακέτα, καθώς δεν εκτελούν λογιστική διπλής εισόδου ( Λογαριασμοί εισπρακτέοι , Λογαριασμοί πληρωτέοι και Γενικός Λογαριασμός ).
Μεγαλύτερες επιχειρήσεις που έχουν εργαζόμενους , έχουν ενσωματωθεί ή έχουν μεγαλύτερες λογιστικές ανάγκες θα χρειαστούν ένα πιο ισχυρό (και ακριβό) πακέτο που μπορεί να πραγματοποιήσει λογιστική διπλής εισόδου και έχει πιο προηγμένα χαρακτηριστικά όπως μισθοδοσία , διαχείριση αποθεμάτων, διαχείριση έργων, CRM), αναλυτικά στοιχεία και μια πολύ ευρύτερη επιλογή αναφορών (και επιλογές προσαρμογής αναφορών).
Ευτυχώς, οι περισσότερες προσφορές προϊόντων σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε με ένα βασικό πακέτο και να επεκτείνετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Υπάρχουν επίσης πολλά πρόσθετα τρίτων για τα πιο δημοφιλή λογιστικά πακέτα, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε (για παράδειγμα) μια ενότητα μισθοδοσίας, αν ο πωλητής δεν προσφέρει τέτοια (βλ. Πρόσθετα QuickBooks).
Ένα άλλο χαρακτηριστικό που είναι πολύ χρήσιμο είναι η πρόσβαση του λογιστή. Το FreshBooks, για παράδειγμα, προσφέρει μια πύλη για τους λογιστές, ώστε ο λογιστής σας να έχει πρόσβαση στις αναφορές FreshBooks και τις καταχωρήσεις σας στο περιοδικό, που σας εξοικονομεί με το χέρι την ανταλλαγή πληροφοριών.
Διαθέτει χαρακτηριστικά ευκολίας χρήσης;
- Το λογισμικό σας επιτρέπει να στέλνετε επιταγές, εντολές αγοράς και τιμολόγια μέσω του "Καθαρού δικτύου";
- Έχει τη δυνατότητα να συνδεθεί ηλεκτρονικά με τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας;
- Είναι ενσωματωμένο σε άλλο λογισμικό που χρησιμοποιείτε συχνά, όπως το Microsoft Office;
- Είναι σε θέση να μετατρέπει δεδομένα από άλλα λογιστικά προγράμματα ή βάσεις δεδομένων;
- Τι θα συμβεί αν αποφασίσετε να μεταβείτε σε άλλο πακέτο λογισμικού στο μέλλον - θα μπορείτε να εξαγάγετε εύκολα και να μεταφέρετε τα υπάρχοντα δεδομένα σας;
Με άλλα λόγια, το λογιστικό λογισμικό θα είναι σε θέση να καλύψει όλες τις ανάγκες σας τώρα και στο μέλλον;
Πόσο απότομη είναι η καμπύλη εκμάθησης;
Όλα τα λογιστικά λογισμικά ισχυρίζονται ότι είναι "φιλικά προς το χρήστη", αλλά θα πρέπει ακόμα να επενδύσετε κάποιο χρόνο στην εκμάθηση πώς να το χρησιμοποιήσετε.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν δεν έχετε κάποιες βασικές γνώσεις λογιστικής. είναι το λογισμικό προσανατολισμένο προς τους επαγγελματίες λογιστικής ή μπορεί κανείς να πάρει up-to-speed με αυτό αρκετά γρήγορα;
Κοιτάξτε προσεκτικά πριν αγοράσετε. Είναι η διασύνδεση χρήστη διαισθητική και άνετη; Θα μπορέσετε (και οι υπάλληλοί σας) να καθίσετε και να το μάθετε ή θα χρειαστείτε μια περαιτέρω επένδυση στην κατάρτιση; Οι περισσότεροι πωλητές προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο (συνήθως 30 ημέρες).
Πόσο καλή είναι η εξυπηρέτηση και υποστήριξη πελατών;
Όσον αφορά την καμπύλη μάθησης, η ηλεκτρονική βοήθεια κάνει το πρόγραμμα. Το λογιστικό λογισμικό διαθέτει λειτουργίες όπως συμβουλές οθόνης, ευρετήριο βοήθειας με δυνατότητα αναζήτησης, επίδειξη και παράδειγμα λογαριασμών για να ξεκινήσετε; Υπάρχουν διαθέσιμα εκτυπώσιμα εγχειρίδια; Και πόσο προσιτή είναι η υποστήριξη της εταιρείας; Ελέγξτε τις online κριτικές για να πάρετε τις εντυπώσεις ανθρώπων που έχουν χρησιμοποιήσει το λογισμικό.
Είναι επεκτάσιμη;
Πόσο εύκολη ή ακριβή είναι η μετάβαση από έναν χρήστη σε πολλούς χρήστες; Οι περισσότερες βασικές προσφορές λογισμικού είναι πρόσβαση ενός χρήστη ή ενός χρήστη + λογιστής. Για να προσθέσετε χρήστες απαιτεί αναβάθμιση σε πιο δαπανηρά σχέδια. Για παράδειγμα, το "Βασικό Σχέδιο" των Βιβλίων Zoho επιτρέπει έναν λογαριασμό χρήστη +, το "Πρότυπο Σχέδιο" επιτρέπει στους δυο χρήστες + λογιστή και το "Επαγγελματικό Σχέδιο" επιτρέπει απεριόριστους χρήστες (βλ. Σχέδια Zoho / Τιμολόγηση).