Χρησιμοποιήστε ένα ενημερωτικό δελτίο για να διατηρείτε επαφή με τους πελάτες σας
Σκεφτείτε πόσα ενημερωτικά δελτία διαβάζετε κάθε εβδομάδα ή μήνα. Σας αρέσει να τα παίρνετε και να τα διαβάζετε; Βρίσκετε χρήσιμα τα άρθρα και άλλες πληροφορίες σε αυτά; Ξέρετε ποιος ή ποια εταιρεία τις παράγει; Φυσικά, το κάνετε! Ακολουθούν οι συμβουλές για τη δημιουργία ενός ενημερωτικού δελτίου για τη μικρή επιχείρησή σας.
Μορφές ενημερωτικών δελτίων
Τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να παραχθούν σε διάφορες μορφές. Για τις επιχειρήσεις, οι οικονομικότερες και πιο άμεσα αποδεκτές μορφές ενημερωτικών δελτίων είναι τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία απλού κειμένου, τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία HTML, οι σελίδες HTML στον ιστότοπό σας, τα αρχεία PDF και τα έντυπα έγγραφα. Κάθε μορφή ενημερωτικού δελτίου έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. (Δείτε τον παρακάτω πίνακα.)
Η απόφαση σχετικά με το τύπο της φόρμας των ενημερωτικών δελτίων που χρησιμοποιείται και τη συχνότητα δημοσίευσης του ενημερωτικού σας δελτίου μπορεί να είναι μια διαδικασία δοκιμής και σφάλματος. Για παράδειγμα, πριν από πολλά χρόνια το ενημερωτικό δελτίο μας ξεκίνησε ως μηνιαίο ηλεκτρονικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό χρειάστηκε μόνο δύο ώρες το μήνα για να συγκεντρωθούν.
Με το πέρασμα του χρόνου, το απλό κείμενο δεν ήταν πλέον αρκετό - οι χρήστες αναμενόταν να βλέπουν εικόνες, γραφικά και ακόμη και βίντεο σε ένα ενημερωτικό δελτίο.
Έτσι δοκιμάσαμε ένα σχέδιο ενημερωτικού δελτίου HTML. Αυτά τα ενημερωτικά δελτία αποδείχθηκαν πολύ οπτικά ελκυστικά, αλλά φαινόταν να διαρκέσουν πολύ χρόνο για παραγωγή, περίπου 4-5 ώρες κάθε μήνα.
Ωστόσο, δεν φαίνεται να είναι ακριβώς αυτό που οι αναγνώστες μας ή απόλαυσαν πλήρως την ανάγνωση. Η τρέχουσα μορφή του ενημερωτικού μας δελτίου είναι το PDF και η ανατροφοδότηση έδειξε ότι όλοι αγαπούν τη νέα μορφή, η οποία μπορεί να διαβαστεί σε επιτραπέζιους ή κινητές συσκευές.
Χρειάζεται αρκετός χρόνος για την παραγωγή, αλλά όταν σας αρέσει να είστε δημιουργικοί, δεν φαίνεται να είναι τόσο κακό. Χρησιμοποιούμε τον MS Publisher για να σχεδιάσουμε το ενημερωτικό δελτίο και να το αποθηκεύσουμε σε μορφή PDF. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έγγραφα PDF από το MS Word ή από άλλα εργαλεία δημιουργίας ενημερωτικών δελτίων όπως το Adobe InDesign.
Τύπος ενημερωτικού δελτίου Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
| Μορφή | Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
| Email απλού κειμένου | εύκολο στη διαμόρφωση | Η παρωχημένη - περιορισμένη μόνο στο κείμενο - δεν μπορεί να περιλαμβάνει γραφικά ή φανταχτερή μορφοποίηση |
| Δεν απαιτεί ακριβό λογισμικό | ||
| HTML Email | Οπτικά ελκυστικά | Περιορισμένο σε μέγεθος |
| Επιτρέπει δημιουργικότητα | Μπορεί να προβληθεί πλήρως μόνο όταν ο αναγνώστης είναι συνδεδεμένος | |
| HTML Web Page | Ατελείωτες δυνατότητες σχεδιασμού | Χρειάζεται χρόνος για το σχεδιασμό |
| Δωμάτιο για μεγάλο περιεχόμενο και γραφικά | Ο αναγνώστης πρέπει να είναι συνδεδεμένος στο διαδίκτυο για προβολή | |
| Μπορεί να είναι όσο θέλετε | ||
| Δεν χρειάζεται να στέλνετε ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | ||
| Ατελείωτες δυνατότητες σχεδιασμού | Όσο μεγαλύτερη είναι η μορφή, τόσο μεγαλύτερη είναι η παραγωγή | |
| Δωμάτιο για μεγάλο περιεχόμενο και γραφικά | Πρέπει να έχετε μια εφαρμογή που μπορεί να δημιουργήσει περιεχόμενο PDF (ή πρόγραμμα μετατροπής) | |
| Μπορεί να είναι όσο θέλετε | ||
| Μπορεί να στείλει μόνο ένα μήνυμα κειμένου με σύνδεσμο προς τη σελίδα | ||
| Οι αναγνώστες μπορούν να σώσουν στον υπολογιστή τους και να διαβάσουν με τον ελεύθερο χρόνο τους | ||
| Τυπώνω | Ατελείωτες δυνατότητες σχεδιασμού | Κόστος για εκτύπωση και ταχυδρομείο |
| Δωμάτιο για μεγάλο περιεχόμενο και γραφικά | ||
| Μπορεί να είναι όσο θέλετε |
Περιεχόμενο ενημερωτικού δελτίου
Πολλοί άνθρωποι που σκέφτονται να δημιουργήσουν ένα ενημερωτικό δελτίο για τις μικρές επιχειρήσεις τους, ρωτούν ποιο περιεχόμενο περιεχομένου πρέπει να συμπεριληφθεί. Και πάλι, το κοινό-στόχος σας θα είναι ο κύριος παράγοντας που θα καθορίσει τι θέλετε να συμπεριλάβετε.
Αλλά δεν έχει σημασία ποιος είναι το ακροατήριό σας, φροντίστε να κάνετε το ενημερωτικό σας περιεχόμενο έγκαιρο. Αν ένα παγκόσμιο γεγονός μπορεί να επηρεάσει τη βιομηχανία σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε περιεχόμενο ενημερωτικού δελτίου που να δείχνει τις διάφορες πιθανές οπτικές γωνίες.
Μια άλλη ερώτηση που πολλοί αναγνώστες (και οι μελλοντικοί συντάκτες ενημερωτικών δελτίων) ρωτούν είναι: "Πού βρίσκετε το περιεχόμενό σας στο ενημερωτικό δελτίο;" Στην πραγματικότητα, το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου στο ενημερωτικό δελτίο μου βρίσκει. Δηλώνω εγώ προσωπικά το περιεχόμενο των ενημερωτικών δελτίων αλλά και πληροφορίες από άλλους συγγραφείς και πηγές.
Μόλις ξεκινήσετε τη δημοσίευση ενός ενημερωτικού δελτίου, εκτός από την ανάρτησή του στον ιστότοπό σας ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα των πελατών σας, μπορείτε επίσης να την υποβάλετε στους καταλόγους της Ezine.
Οι περισσότεροι από αυτούς τους καταλόγους θα σας ρωτήσουν εάν αποδέχεστε το περιεχόμενο των ενημερωτικών δελτίων. Απαντώντας ναι, οι συγγραφείς θα υποβάλουν τα άρθρα τους για το ενημερωτικό δελτίο σας.
Το BestEzines.com σάς επιτρέπει να υποβάλλετε το ενημερωτικό δελτίο ή το ezine σας ανά κατηγορία και να το αναθεωρείτε από τους επισκέπτες.
Ένας άλλος τρόπος για να βρείτε το περιεχόμενο του ενημερωτικού δελτίου είναι να διαβάσετε άλλα ενημερωτικά δελτία και ιστολόγια που είναι παρόμοια με τα δικά σας ή που στοχεύουν παρόμοιες αγορές. Αν εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο άρθρο, blog ή άλλο περιεχόμενο ενημερωτικού δελτίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επικοινωνήστε με τον συντάκτη του ενημερωτικού δελτίου ή τον συντάκτη του άρθρου και ζητήστε να το χρησιμοποιήσετε πριν προχωρήσετε και να το συμπεριλάβετε στο ενημερωτικό δελτίο σας. Οι συντάκτες θα εκτιμήσουν ότι διαβάζετε το περιεχόμενό τους στο ενημερωτικό δελτίο και οι συγγραφείς συνήθως επιθυμούν να έχουν αντίγραφα δημοσιεύσεων στα οποία εμφανίζονται τα άρθρα τους και να ζητήσουν αντίγραφο ή να εγγραφούν στο ενημερωτικό δελτίο σας.
Μόλις έχετε πλησιάσει έναν συγγραφέα, πιθανότατα θα προστεθείτε στη λίστα αλληλογραφίας τους και θα σας στείλουν μελλοντικά άρθρα που είναι κατάλληλα για το ενημερωτικό δελτίο σας.
Μπορείτε επίσης να παραλάβετε άρθρα από διάφορους ιστότοπους που συλλέγουν άρθρα αυστηρά με σκοπό να τους προσφέρουν ως περιεχόμενο ενημερωτικού δελτίου. Ένα παράδειγμα είναι το EZineArticles.com.
Άλλες ιδέες για πιθανό περιεχόμενο για το ενημερωτικό δελτίο σας είναι:
- ειδικές ημερομηνίες για το μήνα,
- αστεία ή limericks (βεβαιωθείτε ότι δεν είναι προσβλητικό),
- χρήσιμοι σύνδεσμοι και συμβουλές,
- σταυρόλεξα ή παζλ αναζήτησης λέξεων,
- μαρτυρίες,
- τα προφίλ των πελατών ή των επαφών σας,
- κριτικές βιβλίων,
- επερχόμενες εκδηλώσεις στον κλάδο σας ( εμπορικές εκθέσεις κ.λπ.),
- και φυσικά πληροφορίες για το τι προσφέρει η επιχείρησή σας.
Ορισμένες από τις παραπάνω προτάσεις για το περιεχόμενο ενημερωτικών δελτίων θα έρθουν σε εσάς μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, blogs ή απλά σερφάρισμα στο 'Net. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει έναν φάκελο στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και μια περιοχή στη λίστα αγαπημένων σας στο πρόγραμμα περιήγησής σας για οτιδήποτε μπορεί να φαίνεται σαν καλό περιεχόμενο ενημερωτικού δελτίου.
Είτε επιλέγετε να συμπεριλάβετε τη διαφήμιση στο ενημερωτικό δελτίο σας είναι η δική σας επιλογή, αλλά μην το παρακάνετε. Είναι ένας τρόπος για να κάνετε λίγα δολάρια για να αντισταθμίσετε το χρόνο σας, αλλά αναρωτηθείτε μια ερώτηση, "Πόσο διαφήμιση θέλω να δω σε ένα ενημερωτικό δελτίο;"
Επίσης, μάθετε με παράδειγμα. Τι γίνεται με άλλα ενημερωτικά δελτία που λαμβάνετε ότι σας αρέσουν και δεν σας αρέσουν; Απλά θυμηθείτε να σκεφτείτε τους αναγνώστες σας όταν αποφασίζετε τι να συμπεριλάβετε στο ενημερωτικό δελτίο σας. Ρωτήστε τους για ανατροφοδότηση και τι θα ήθελαν να δουν συμπεριλαμβάνονται στα επερχόμενα θέματα. Η παραγωγή ενός επιτυχημένου ενημερωτικού δελτίου δεν είναι τόσο δύσκολο, αλλά πρέπει να είστε βέβαιος να κάνετε τον χρόνο να το κάνετε σε τακτική βάση.
Προώθηση ενημερωτικών δελτίων
Το επόμενο βήμα για την επιτυχία του ενημερωτικού δελτίου σας είναι να το προωθήσετε. Τα παρακάτω είναι μόνο μερικές προτάσεις:
- Συμπεριλάβετε τα αρχεία του άρθρου σας στον ιστότοπό σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα έντυπο ηλεκτρονικής διεύθυνσης εγγραφής για τους επισκέπτες σας.
- Βάλτε μια σύνδεση με το ενημερωτικό δελτίο σας στις γραμμές υπογραφής που χρησιμοποιείτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
- Εάν γράφετε άρθρα, φροντίστε να προσθέσετε μια σύντομη πρόταση σχετικά με το ενημερωτικό δελτίο σας στα στοιχεία επικοινωνίας που θα συμπεριλάβετε στο τέλος.
- Προσκαλέστε τους αναγνώστες των ενημερωτικών δελτίων σας να μεταβιβάσουν κάθε θέμα του ενημερωτικού σας δελτίου στους φίλους και τους συνεργάτες τους.
- Εάν επιτρέπετε, ανακοινώστε ότι το τρέχον τεύχος του ενημερωτικού δελτίου σας είναι διαθέσιμο σε οποιαδήποτε λίστα συζήτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκεστε. Μην συμπεριλάβετε το ενημερωτικό δελτίο, συμπεριλάβετε μόνο οδηγίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι μπορούν να το αποκτήσουν και πώς μπορούν να εγγραφούν για να το λάβουν αυτόματα.
- Ανταλλαγή διαφημίσεων ή πληροφοριών με άλλους εκδότες ενημερωτικών δελτίων.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε υποβάλει το ενημερωτικό δελτίο σας σε διάφορες ιστοσελίδες υποβολής, όπως αυτές που ανέφερα παραπάνω.
Ανεξάρτητα από το πώς επιλέγετε να διαμορφώσετε το ενημερωτικό δελτίο σας ή τι επιλέγετε να συμπεριλάβετε σε αυτό, τα ενημερωτικά δελτία είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παρουσιάσετε την επιχείρησή σας, να δημιουργήσετε αξιοπιστία ως εμπειρογνώμονα στον τομέα σας και να είστε σε επαφή με τις επαφές σας.
Δείτε επίσης:
10 τρόποι χαμηλού κόστους για την προώθηση της επιχείρησής σας
Πώς να δημιουργήσετε ένα Social Media Plan