Πώς να ξέρετε εάν έχετε πρόβλημα ελέγχου αποθέματος
Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δοκιμάσετε την πίεση των διαδικασιών ελέγχου απογραφής. Μία μέθοδος είναι να υποβληθείτε σε μια ανασκόπηση των πρόσφατα αναπάντητων αποστολών στους πελάτες σας. Ήταν κάποια από αυτές τις αποστολές που χάθηκαν εξαιτίας της έλλειψης κατανόησης του τι έχετε στη διάθεσή σας και είναι διαθέσιμο για το σκάφος;
Για παράδειγμα, ίσως να είχατε 100 το καθένα από το Μέρος Α και ένας πελάτης ζήτησε 100 το καθένα. Αλλά δεν χρειάζονταν να το μεταφέρετε μέχρι την επόμενη εβδομάδα, έτσι ώστε το κάθε ένα από το μέρος Α να καθόταν στην αποθήκη σας. Την επόμενη μέρα, ένας άλλος πελάτης τηλεφώνησε και ζήτησε 100 μονάδες από το Μέρος Α. Ήταν μακριά από το γραφείο, φροντίζοντας τα σαράντα εκατομμύρια άλλα πράγματα που ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πρέπει να φροντίσει, οπότε ο άλλος υπάλληλος σας έλαβε την κλήση . Ένας άλλος υπάλληλος έλεγξε και είδε το 100 καθένα από το μέρος Α που καθόταν εκεί και το έστειλε το δεύτερο πελάτη. Την επόμενη εβδομάδα, έπρεπε να στείλετε το 100 μέρος του μέρους Α στον πρώτο πελάτη και δεν ήταν εκεί.
Η μικρή επιχείρησή σας ενδέχεται να έχει πρόβλημα ελέγχου απογραφής. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε όχι μόνο τι έχει η μικρή σας επιχείρηση, αλλά τι έχετε διαθέσιμο για αποστολή. Στην παραπάνω περίπτωση, ενώ ο υπάλληλός σας είδε ότι είχατε 100 για να αποστείλετε το καθένα από το Μέρος Α, δεν υπήρχε καμία διαδικασία που να του επιτρέπει να γνωρίζει ότι οι 100 έχουν εκχωρηθεί σε έναν άλλο πελάτη.
Έλεγχος από κάτω σε φύλλο
Μια άλλη μέθοδος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε πιέσεις τον έλεγχο απογραφής σας είναι να κάνετε έναν έλεγχο από το δάπεδο σε ένα φύλλο. Αυτό σημαίνει ότι περπατάτε στο πάτωμα της αποθήκης σας (ή στο δωμάτιο αποθήκης ή στο ντουλάπι της αίθουσας ή στο γκαράζ - όπου και η μικρή σας επιχείρηση διατηρεί το απόθεμά της) και επιλέγετε μια χούφτα αντικειμένων που πρέπει να μετρήσετε.
Θα συζητήσουμε πόσα στοιχεία θα μετρήσουμε αργότερα, αλλά όταν τελειώσετε, θα πάρετε τους αριθμούς αυτούς στο σύστημα που παρακολουθεί το απόθεμα. Αυτό μπορεί να είναι το WMS σας (σύστημα διαχείρισης αποθήκης), ERP / MRP (προγραμματισμός επιχειρηματικών πόρων / προγραμματισμός απαιτήσεων υλικών), ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, ένα βιβλίο ή, ενδεχομένως, ένα σωρό Post-Its. Εάν δεν διαθέτετε ένα σύστημα που παρακολουθεί το απόθεμά σας - ακόμα και αν είναι μόνο ένας σωρός Post-Its - έχετε ένα ζήτημα ελέγχου απογραφής.
Στους ελέγχους δαπέδου προς φύλλο, συγκρίνετε τις φυσικές μετρήσεις που κάνατε με αυτό που το σύστημα ελέγχου απογραφής σας σκέφτηκε ότι είχατε. Και πάλι, ο στόχος σας πρέπει να είναι 100% ακρίβεια. Εάν οι φυσικοί σας αριθμοί δεν ευθυγραμμίζονται ακριβώς με αυτό που το σύστημα ελέγχου απογραφής σας σκέφτηκε ότι έχετε, ξέρετε γιατί; Και μπορείτε να εφαρμόσετε αντίμετρα για να αποφύγετε αυτό να συμβεί ξανά; Μερικοί από τους πιο δημοφιλείς λόγους που μετράνε δεν ευθυγραμμίζονται περιλαμβάνουν:
- Έχετε λάβει μια αποστολή από τον προμηθευτή σας, αλλά δεν έχετε υπολογίσει τα μέρη στα πλαίσια. Ο κατάλογος συσκευασιών δεν πρέπει να υπολογίζεται ως 100% ακριβής. Ανοίξτε τα πλαίσια και μετρήστε τα περιεχόμενα. Εάν ο προμηθευτής σας λέει ότι σας έστειλαν 1.000 μέρη και σας έστειλαν μόνο 990 τεμάχια και εσείς δεν έχετε καταλάβει το σφάλμα - όχι μόνο έχετε ένα θέμα ελέγχου απογραφής, αλλά μπορεί να καταλήξετε να στέλνετε μικρούς πελάτες σας.
- Στείλατε εξαρτήματα σε έναν πελάτη, αλλά δεν μειώσατε σωστά το απόθεμά σας. Ή καθόλου. Βεβαιωθείτε ότι αφαιρείτε τα αποστολέα εξερχόμενων από τα αποθέματά σας σε πραγματικό χρόνο.
- Τα ζητήματα ποιότητας σας αναγκάστηκαν να καταργήσετε ένα τμήμα του αποθέματός σας από το χρησιμοποιούμενο σωρό του αποθέματος. Ωστόσο, το σύστημα ελέγχου απογραφής σας δεν έχει τρόπο να διαφοροποιήσει τη χρήση μεταξύ των χρηστικών και των μη χρησιμοποιήσιμων, επομένως το σύστημά σας λέει ότι έχετε περισσότερα από αυτά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Η δυνατότητα διαφοροποίησης μεταξύ χρησιμοποιήσιμου και μη χρησιμοποιήσιμου αποθέματος δεν είναι μόνο ένα σημαντικό χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τμήματα με θέματα ποιότητας, αλλά μπορεί επίσης να είναι ένας μηχανισμός για την κατανομή αποθεμάτων σε έναν πελάτη, διατηρώντας ταυτόχρονα αυτά τα στοιχεία σε απόθεμα.
- Είναι τα προϊόντα σας πολύτιμα και εύκολα να περπατήσετε μακριά; Μια εταιρεία που πωλεί άκαμπτα μπορεί να έχει λιγότερη ζημιά από μια εταιρεία που πωλεί χρυσά νομίσματα. Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο ελέγχου απογραφής περιλαμβάνει έναν τρόπο διατήρησης της ασφάλειας των προϊόντων σας. Και εφαρμόστε ένα πρόγραμμα μέτρησης κύκλου που σας βοηθά να παρακολουθείτε το απόθεμά σας.
Βασικά στοιχεία προγράμματος κύκλου μετρήσεων
Ένα πρόγραμμα μέτρησης κύκλου είναι αυτό που συμβαίνει κατά τη διάρκεια αυτών των μετρήσεων από το πάτωμα σε φύλλο. Ένα πρόγραμμα μέτρησης κύκλου είναι μια διαδικασία με την οποία μετράτε τακτικά ένα ποσοστό των μερών σας έτσι ώστε, μέσα σε ένα χρόνο, να τα υπολογίζετε όλα (ή τουλάχιστον όλα τα πιο πολύτιμα μέρη σας).
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα μέτρησης κύκλου σε συνδυασμό με ένα ετήσιο φυσικό απόθεμα , το οποίο συνήθως βοηθάει στη μείωση των αποκλίσεων αυτών των φυσικών αποθεμάτων. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν αριθμούς κύκλων αντί ετήσιων υλικών απογραφών, αλλά δεν το συνιστώ.
Για να καθορίσετε τις παραμέτρους του προγράμματος μέτρησης κύκλου, πρέπει να προσδιορίσετε:
- Πόσα συνολικά μέρη πρέπει να υπολογίζετε;
- Θα τα μετράτε όλα αυτά κατά τη διάρκεια ενός έτους; Εάν όχι, πώς θα καθορίσετε το σημείο αποκοπής; Συνήθως, οι εταιρείες ακολουθούν τον κανόνα 80-20, δηλαδή το 80% της αξίας του αποθέματός σας προέρχεται από το 20% των μερών σας - έτσι επικεντρωνόμαστε στην καταμέτρηση του 20%.
- Πόσο συχνά θα μετρήσετε;
- Ποιος θα κάνει τη μέτρηση; Αν η επιχείρησή σας είναι αρκετά μεγάλη, ο μετρητής κύκλου θα πρέπει να είναι κάποιος του οποίου η απόδοση της εργασίας συνδέεται με την ακρίβεια του αποθέματος. Αυτό βοηθά στην εξάλειψη κάθε πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων στη διαδικασία καταμέτρησης κύκλων. Ο υπολογισμός κύκλου είναι ένας έλεγχος - όχι ένα εργαλείο βαθμολόγησης της απόδοσης εργασίας.
- Πώς θα γίνει η καταμέτρηση; Η διαδικασία από το δάπεδο σε φύλλο είναι η προτιμώμενη μέθοδος. Σε έναν μετρητή κύκλου πρέπει να δίνεται ένας κατάλογος αριθμών και θέσεων εξαρτημάτων. Ο μετρητής πηγαίνει στο πάτωμα και τα μετράει. Δεν πρέπει να έχει ιδέα για το πόσοι να περιμένουν να είναι εκεί. Μια άλλη μέθοδος είναι η καταμέτρηση φύλλων σε πάτωμα. Αυτό είναι το αντίστροφο της μεθόδου δαπέδου προς φύλλο. Η μέθοδος "φύλλα σε πάτωμα" ξεκινά όταν παραδίδετε στον μετρητή σας μια λίστα με τα μέρη και τις αντίστοιχες μετρήσεις σύμφωνα με το σύστημα παρακολούθησης αποθέματός σας. Ο μετρητής ελέγχει έπειτα τις φυσικές ποσότητες στα ράφια σε σύγκριση με τον αριθμό των συστημάτων.
Με την κατανόηση των παραπάνω συντελεστών διαδικασίας μέτρησης κύκλου, μπορείτε στη συνέχεια να χτίσετε το πρόγραμμα μέτρησης κύκλου. Για παράδειγμα, εάν έχετε 500 αριθμούς για να μετρήσετε και μπορείτε να μετρήσετε μία φορά την εβδομάδα, τότε μπορείτε να μετρήσετε 10 μέρη την εβδομάδα (ή μόνο δύο ανά ημέρα). Μέχρι το τέλος ενός έτους 50 εβδομάδων, θα έχετε υπολογίσει και τους 500 αριθμούς αριθμών. Απλά θυμηθείτε να μετρήσετε διαφορετικούς αριθμούς αριθμών με κάθε μέτρηση, για να αποφευχθεί η υπέρμετρη μέτρηση ενός αριθμού εξαρτήματος και η υπο-μέτρηση άλλου.
Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε είναι ο αριθμός των απογραφών σας εκτός λειτουργίας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας μετρητής κύκλου δεν πρέπει να είναι ένας υπεύθυνος αποθήκης ή ένας υπάλληλος ελέγχου απογραφής. Είναι ανθρώπινη φύση για τους υπαλλήλους αυτούς να θέτουν τα διορθωτικά μέτρα χωρίς να κλιμακώνονται τα υποκείμενα θέματα στη διοίκηση. Ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής μικρής επιχείρησης, πρέπει να γνωρίζετε πότε δεν λειτουργούν οι υποκείμενες διαδικασίες ελέγχου απογραφής, ώστε να μπορείτε να εφαρμόσετε αντίμετρα για να αποτρέψετε ζητήματα στα κατάντη.
Επίλυση προβλημάτων ελέγχου αποθέματος
Ένα πρόγραμμα μέτρησης κύκλου, σε συνδυασμό με ένα ετήσιο φυσικό απόθεμα, προχωρεί πολύ προς την επίλυση των προβλημάτων ελέγχου των αποθεμάτων. Τα προγράμματα μέτρησης κύκλων βοηθούν στον εντοπισμό ελλείψεων στον έλεγχο απογραφής, αλλά εξαρτάται από εσάς να κάνετε αλλαγές για να διορθώσετε τα προβλήματα που αποκαλύπτει το πρόγραμμα μέτρησης κύκλου.