Ας συζητήσουμε 5 από τις πιο σημαντικές εκτιμήσεις που πρέπει να αξιολογηθεί πριν από την επίλυση του προϋπολογισμού του εκδηλώματός σας για έξοδα εκτύπωσης.
Ευθυγραμμίστε τα ονόματα των δωματίων σας με το ακίνητο
Σε αυτή τη σύγχρονη εποχή της αναγνώρισης χορηγίας, θα δείτε συχνά ένα δωμάτιο breakout που ονομάζεται μετά από έναν συμμετέχοντα χορηγό. Αυτό έχει νόημα, καθώς είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τονίσουμε τους συνεισφέροντες στο συνέδριο. Ωστόσο, ένα πράγμα που δεν θέλετε να κάνετε είναι να παρακάμψετε τα ονόματα των δωματίων του χώρου σας. Για παράδειγμα, εάν ο χώρος έχει ορίσει τη γενική αίθουσα συνεδριάσεών σας ως αίθουσα συναντήσεων 4, τότε θα πρέπει να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην πινακίδα και στα προγράμματα. Μετά από αυτό το πρωτόκολλο, θα βοηθήσουν όλους, από τα στελέχη μέχρι τους επιστάτες, τους άμεσους χαμένους συμμετέχοντες στη σωστή θέση. Διαφορετικά, μια χαμένη ψυχή που αναζητά το δημιουργικά ονομάζεται "Χρυσό Δωμάτιο" μπορεί να περάσει σε πολλά άτομα πριν πάρει τις σωστές πληροφορίες.
Χρησιμοποιήστε το Velcro για να προσθέσετε ευελιξία στο σήμα σας
Αυτό είναι ένα απλό τέχνασμα που θα σας εξοικονομήσει πολλή ταλαιπωρία την ημέρα εκδήλωσης.
Δημιουργήστε μερικές γενικές πινακίδες κατεύθυνσης με βέλη Velcro που μπορείτε να αλλάξετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Ορισμένα μοντέλα κυκλοφορίας είναι αδύνατο να προβλεφθούν και έχοντας την ευελιξία να τοποθετήσετε κατευθυντική σήμανση σε ένα τσίμπημα μπορεί να σας εξοικονομήσει από την καταστροφή. Κατά μήκος της ίδιας γραμμής, μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από τη λειτουργικότητα του Velcro για να επανατοποθετήσετε σήμανση για μελλοντικά γεγονότα.
Για παράδειγμα, τα σήματα στάθμευσης και τουαλέτα είναι τα είδη των πράξεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για σχεδόν κάθε γεγονός.
Βεβαιωθείτε ότι τα σημάδια σας ξεχωρίζουν από το υπόλοιπο
Ένα κοινό πρόβλημα για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι η έλλειψη επικρατούσας σήμανσης συμβάντων από ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα. Ο απλούστερος τρόπος να περάσετε από αυτό είναι να αναλάβετε την ευθύνη για όλες τις ανάγκες σήμανσης. Φυσικά, είναι λογικό να γίνει απογραφή των διαθέσιμων επιλογών, αλλά μην ξεχνάτε ότι ίσως χρειαστεί να μοιραστείτε μερικούς από αυτούς τους πόρους με άλλα γεγονότα στο χώρο της εκδήλωσης. Οι επώνυμες πινακίδες που ξεχωρίζουν από τη λεπτή σήμανση του χώρου είναι πολύ πιο διακριτές για τους καλεσμένους σας. Οι άνθρωποι έχουν την τάση να περπατούν δεξιά παρελθόν σήμανση σπίτι, οπότε βεβαιωθείτε ότι το εμπορικό σήμα ή το λογότυπό σας εμφανίζεται σαφώς για να προσελκύσουν την προσοχή.
Πάρτε τους επισκέπτες σας στην μπροστινή πόρτα πρώτα
Μην περιμένετε τους συμμετέχοντες να εισέλθουν στο ακίνητο πριν αρχίσετε να τις κατευθύνετε. Οι ενδείξεις εισόδου και στάθμευσης είναι κρίσιμες για να βεβαιωθείτε ότι οι παρευρισκοί πάρκο και να εισέλθουν στο κτίριο στο σωστό σημείο. Εμπιστέψου με; δεν θέλετε να είστε το πρόσωπο που χαιρετίζει έναν καταχωρίζοντα που έχει μόλις περάσει μισό μίλι επειδή σταθμεύουν στην λάθος πλευρά του κτιρίου! Μια καλή στρατηγική σήμανσης ξεκινάει στην πρώτη θέση ένας επισκέπτης θα προσγειωθεί στους λόγους ιδιοκτησίας.
Ποτέ μην υποτιμάτε τη δύναμη της ανθρώπινης αλληλεπίδρασης
Ανεξάρτητα από το πόσο εντυπωσιακά τα σημάδια σας μπορεί να σας φαίνονται, δεν μπορούν ποτέ να αντικαταστήσουν την αξία ενός φιλικού προσώπου. Οι θεατές, οι κλητήρες και οι υπάλληλοι στάθμευσης θα είναι πάντα η καλύτερη άμυνα εναντίον χαμένων και ερεθισμένων παρευρισκομένων. Τα περισσότερα συνεδριακά κέντρα προσφέρουν αυτές τις υπηρεσίες σε ωριαία βάση ή μπορείτε να καταθέσετε εθελοντές από τον οργανισμό σας. Ένας στρατηγικός πίνακας εγγραφής θα ανακουφίσει κάποια από την ανάγκη για στελέχωση, αλλά σιγουρευτείτε ότι περνάτε από την ιδιοκτησία του χώρου και προσδιορίστε τις τοποθεσίες όπου οι φιλοξενούμενοί σας θα μπορούσαν ενδεχομένως να χαθούν.
Η καλύτερη προσέγγιση για την ανάπτυξη μιας στρατηγικής καλής συμβολής συμβάντων είναι να ρίξετε όλες τις υποθέσεις σας έξω από το παράθυρο. Κάθε ξενοδοχείο και συνεδριακό κέντρο έχει κάποιο επίπεδο σήμανσης αποθέματος, αλλά δεν πρέπει να το βασίζεστε ως την κύρια πηγή οδηγιών για τη διάσκεψη σας.
Σε έναν κόσμο όπου η διαφήμιση μας ωθεί από κάθε γωνία, η αποτελεσματική σήμανση συμβάντων πρέπει να ξεχωρίζει και να προσελκύει την προσοχή των παρευρισκομένων σας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο περιλαμβάνει το λογότυπο του συνεδρίου σας σε όλες τις πινακίδες ή ακόμα πιο σίγουρα, ένα καθορισμένο μέλος του προσωπικού να χαμογελάει και να απαντά σε ερωτήσεις καθώς φτάνουν οι επισκέπτες.