Πώς να επιλέξετε τη σωστή μέθοδο υπολογισμού.
Η επιλογή της κατάλληλης λογιστικής μεθόδου για την επιχείρησή σας είναι μια σημαντική απόφαση που θα κατευθύνει τελικά τα πάντα, από τη χρηματοοικονομική αναφορά σε φορολογικές καταθέσεις.
Στα πρώτα στάδια μιας μικρής επιχείρησης, η ταμειακή βάση είναι συχνά η μέθοδος "go-to" για τη διατήρηση των βιβλίων, ενώ πιο σύνθετες ή μεγαλύτερες επιχειρήσεις με ένα εκατομμύριο δολάρια ή περισσότερα σε ετήσια έσοδα χρησιμοποιούν τη βάση αυτοτέλειας των χρήσεων.
Ωστόσο, οι λόγοι για μια συγκεκριμένη επιλογή μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες των επιχειρήσεων.
Η επιλογή της σωστής μεθόδου για την επιχείρησή σας απαιτεί κάποια εκτίμηση, ειδικά επειδή το IRS αναμένει να επιλέξετε μία μέθοδο και να τη διατηρήσετε.
Τι είναι η Βασική Λογιστική Βάσης;
Η λογιστική μέθοδος ταμειακής βάσης είναι το σύστημα που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι για τα προσωπικά τους οικονομικά, όπως η παρακολούθηση της ισορροπίας στους λογαριασμούς ελέγχου τους. Τα λογιστικά στοιχεία της ταμειακής βάσης καταγράφουν τα έσοδα και τα έξοδα κατά τη στιγμή της πραγματοποίησης της συναλλαγής.
Με προσωπικό λογαριασμό ελέγχου, οι καταθέσεις (έσοδα) προστίθενται στο υπόλοιπο όταν εισπράττονται τα κεφάλαια, ενώ οι επιταγές (έξοδα) αφαιρούνται όταν συντάσσονται. Η λογιστική της ταμειακής βάσης μιας επιχείρησης λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.
Οι πωλήσεις καταγράφονται όταν λαμβάνεται η πληρωμή και τα έξοδα καταγράφονται όταν πληρώνονται, ανεξάρτητα από το πότε παραδίδονται οι υπηρεσίες ή ότι προκύπτουν έξοδα. Με απλά λόγια, η λογιστική βάση μετρητών βασίζεται στο πότε τα χρήματα αλλάζουν τα χέρια.
Τι είναι η Λογιστική των Δεδουλευμένων Βάσεων;
Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση προορίζεται να ταιριάζει με τα έσοδα και τα έξοδα με αυτά που προκύπτουν ή παραδίδονται, ανεξάρτητα από το πότε εκδίδεται ή εισπράττεται η πληρωμή.
Αυτό είναι έντονα διαφορετικό, διότι στοχεύει στη συσχέτιση των εξόδων και των εσόδων, ώστε να συμβάλει στην επίτευξη μεγαλύτερης αποδοτικότητας και επιχειρηματικής υγείας.
Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Ο πελάτης σας τοποθετεί μια παραγγελία για $ 1.000 και στέλνετε το προϊόν, επιτρέποντάς του 30 ημέρες για να πληρώσει για την παραγγελία. Θα καταγράψετε τις πωλήσεις κατά την τρέχουσα περίοδο, με την καταχώρηση αντισταθμίσεων στο λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών στον ισολογισμό. Όταν λαμβάνετε την πληρωμή από τον πελάτη, δεν θα χρειαστεί να καταγράψετε πωλήσεις. Αντίθετα, οι εγγραφές θα είναι σε μετρητά και εισπρακτέους λογαριασμούς.
- Λαμβάνετε ένα λογαριασμό κοινής ωφέλειας στις 30 Ιουνίου για επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας του Ιουνίου, αλλά δεν σκοπεύετε να το πληρώσετε μέχρι τις 10 Ιουλίου. Πριν κλείσετε τα βιβλία σας για τον Ιούνιο, θα εισπράξετε την υποχρέωση με την καταχώρηση εισόδου στα χρεωστικά έξοδα κοινής ωφέλειας και στους πιστωτικούς λογαριασμούς πληρωτέους. Τον Ιούλιο, θα επισημάνετε το λογαριασμό στους λογαριασμούς πληρωτέους ως πληρωμένους.
- Ανανεώνετε μια ετήσια άδεια χρήσης για $ 1.200 τον Ιανουάριο. Ωστόσο, αντί να καταγράψει δαπάνη ύψους 1.200 δολαρίων για τον Ιανουάριο, τα έξοδα δαπανώνται για ολόκληρο το έτος στα 100 δολάρια το μήνα.
Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της κάθε μεθόδου
Η ταμειακή μέθοδος της λογιστικής είναι η απλούστερη μέθοδος και η μέθοδος που είναι πιο εξοικειωμένη με την πλειοψηφία των ανθρώπων, ιδιαίτερα ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Επίσης, σας δίνει την καλύτερη εικόνα για το πόσα μετρητά έχετε πραγματικά διαθέσιμο για τη λειτουργία της επιχείρησής σας.
Ωστόσο, μπορεί να προσφέρει μια προκατειλημμένη εικόνα του κέρδους και της ζημίας σας καθώς τα έξοδα και τα έσοδα αναγνωρίζονται συχνά σε διαφορετικές περιόδους.
Για παράδειγμα, υποθέστε ότι ξοδεύετε 2.000 δολάρια στις 25 Ιουνίου για να αγοράσετε προϊόντα για να καλύψετε την παραγγελία ενός πελάτη. Ο πελάτης σας παίρνει την παραγγελία του την 1η Ιουλίου και σας πληρώνει $ 3.000. Στην απίθανη περίπτωση που δεν είχατε άλλες συναλλαγές για κανέναν μήνα, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων θα παρουσίαζε απώλειες $ 2.000 τον Ιούνιο και κέρδος $ 3.000 τον Ιούλιο.
Η μέθοδος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση κάνει καλύτερη εργασία αντιστοίχισης των εσόδων και εξόδων στην κατάλληλη περίοδο. Αυτό σας δίνει μια πιο σαφή αξιολόγηση του πραγματικού κέρδους ή απώλειας σας. Ωστόσο, η μέθοδος απόκτησης τείνει να αποκρύψει την άποψή σας για το πόσα λειτουργικά μετρητά στην πραγματικότητα έχετε στη διάθεσή σας, επομένως ίσως χρειαστεί να επανεξετάσετε τη δήλωση ταμειακών ροών σας συχνά για να έχετε καλύτερη εικόνα.
Η μέθοδος απόκτησης είναι επίσης πιο περίπλοκη και χρονοβόρα για την εκτέλεση, μερικές φορές απαιτεί την υποστήριξη των επαγγελματιών λογιστών για την εκτέλεση και την ανάλυση.
Μπορώ να επιλέξω οποιαδήποτε μέθοδο;
Γενικά, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο της λογιστικής σε μετρητά ή σε δεδουλευμένη βάση, αλλά εξετάστε τους κανόνες IRS για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο της δεδουλευμένης:
- Εταιρείες που λειτουργούν ως εταιρεία C με ακαθάριστες εισπράξεις που υπερβαίνουν κατά μέσο όρο τα 5 εκατομμύρια δολάρια ετησίως για τα τρία τελευταία χρόνια.
- Δεν μπορείτε να ικανοποιήσετε τον ορισμό IRS ενός φορολογικού καταφυγίου .
- Εάν διατηρείτε ένα απόθεμα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο της δεδουλευμένης εγγραφής για την καταγραφή των αγορών αποθεμάτων σας και των πωλήσεών σας, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υβριδική μέθοδο που σας επιτρέπει να καταγράφετε άλλα έξοδα και έσοδα, όπως ενοίκια ή έσοδα από τόκους, σε ταμειακή βάση.
Η καλύτερη μέθοδος για την επιχείρησή σας
Η επιλογή της λογιστικής μεθόδου εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως το μέγεθος της επιχείρησής σας, το επίπεδο άνεσης σας με τις λογιστικές διαδικασίες και τη φύση της επιχείρησής σας. Αν είστε νεοσύστατη επιχείρηση ενός ατόμου, οι ανάγκες σας δεν θα είναι οι ίδιες με μια καθιερωμένη κατασκευαστική ανησυχία με 100 υπαλλήλους.
Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι εάν διατηρήσετε ένα απόθεμα, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο της δεδουλευμένης εγγραφής για να καταγράψετε μέρος των καταχωρίσεών σας και όταν η επιχείρησή σας υπερβαίνει το όριο των ακαθάριστων εισπράξεων, το IRS πιθανώς θα σας αναγκάσει να μετατρέψετε πλήρως τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση . Ίσως να είναι ευκολότερο να βουτήξετε στη μέθοδο απόκτησης από την αρχή αντί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο "υβριδικού" ή να αντιμετωπίσετε ριζικές αλλαγές στο μέλλον.