Τοποθετήστε ένα πλάνο υποστήριξης στη θέση του
Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει πάντα να υπάρχει ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση αιφνίδιων ασθενειών ή άλλων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, αλλά εάν ένας βασικός υπάλληλος υπονοεί μια αναχώρηση ή δίνει ειδοποίηση, πρέπει αμέσως να καταλήξετε σε ένα σχέδιο για να χειριστεί κάποιος άλλος τα καθήκοντά του.
Οι διαχειριστές υψηλού επιπέδου και οι δυνητικοί αναπληρωτές θα πρέπει να κατανοούν κάθε πτυχή του ρόλου του.
Ένα μεγάλο μέρος ενός σχεδίου διαδοχής είναι η τεκμηρίωση. Τα πάντα για τα οποία εργάζεται ένας εργαζόμενος πρέπει να αποτελούν μέρος ενός δημόσιου εγχειριδίου, ενός ημερολογίου, μιας λίστας υποχρεώσεων ή ενός αρχείου. Αυτή η τεκμηρίωση πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας για εξωτερικά μέρη καθώς και εξηγήσεις για το πώς οι μακροεντολές του Excel, τα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών ή άλλες συντομεύσεις που δημιουργούνται από την εργασία των εργαζομένων.
Το σχέδιο πρέπει επίσης να περιλαμβάνει έναν σαφή κατάλογο προτεραιοτήτων, έτσι ώστε οι εναπομείναντες εργαζόμενοι να μην είναι συγκλονισμένοι και να γνωρίζουν ποια καθήκοντα υπερισχύουν του υφιστάμενου έργου τους.
Εξετάστε την ασφάλεια των πληροφοριών
Οι βασικοί υπάλληλοι έχουν συχνά πρόσβαση σε τραπεζικούς λογαριασμούς, σε σημαντικά ηλεκτρονικά συστήματα και σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Ενώ οι περιπτώσεις εκ προθέσεως παραπτώματος ή κλοπής πληροφοριών είναι σπάνιες, εξακολουθεί να είναι η καλύτερη πρακτική να καταργηθεί η πρόσβασή τους μόλις δεν το χρειάζονται πλέον.
Εκτός από την κατάργηση της πρόσβασης, πρέπει να διασφαλίσετε ότι τη διατηρείτε.
Για παράδειγμα, ένας άλλος υπάλληλος μπορεί να χρειαστεί να του δοθεί εξουσιοδότηση υπογραφής ελέγχου για να διατηρήσει ένα σύστημα υπογραφής ελέγχου δύο υπογραφών. Εάν ο αναχωρώντας υπάλληλος εγγραφεί για μια ηλεκτρονική υπηρεσία, όπως η αναλυτική ιστοσελίδα σας, χρησιμοποιώντας το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι έχετε να του μεταβιβάσει τα διαπιστευτήρια.
Εκδώστε ένα τελικό paycheck και τα οφέλη
Οι αναχωρούντες εργαζόμενοι δικαιούνται να καταβάλουν το τελικό τους paycheck και οποιεσδήποτε δεδουλευμένες παροχές, όπως μη χρησιμοποιημένες ημέρες διακοπών.
Οι πληρωμές για τις δεδουλευμένες παροχές εξαρτώνται από τη σύμβαση εργασίας σας και τους τοπικούς νόμους.
Το κρατικό δίκαιο ορίζει επίσης το χρονοδιάγραμμα για την πραγματοποίηση της πληρωμής. Γενικά έχετε τι θα ήταν η κανονικά προγραμματισμένη ημέρα πληρωμής αν ο εργαζόμενος είχε μείνει στην εταιρεία σας. Πολλές εταιρείες προτιμούν να υπογράφουν οι υπάλληλοι αναχώρησης για την τελική πληρωμή τους την τελευταία ημέρα τους. Εργαστείτε με τις υπηρεσίες λογιστικής σας για να υπολογίσετε το τελικό οφειλόμενο ποσό.
Ενημερώστε τις οικονομικές καταστάσεις σας
Εάν ένας εργαζόμενος έχει ήδη κερδίσει δικαιώματα προαίρεσης αγοράς μετοχών ή αναβαλλόμενη αποζημίωση, η δαπάνη και η συνοδευτική υποχρέωση πιθανόν να έχουν ήδη καταχωρηθεί στα βιβλία σας. Εάν η αναχώρηση προκαλεί ένα χρυσό αλεξίπτωτο ή άλλη σύμβαση, η οφειλόμενη αποζημίωση μπορεί να είναι μόνο υποσημείωση - εάν περιλαμβάνεται καθόλου στις οικονομικές καταστάσεις σας.
Αντί να περιμένετε μέχρι την επόμενη περίοδο αναφοράς, ο λογιστής σας θα πρέπει να πραγματοποιήσει αμέσως τις κατάλληλες καταχωρίσεις στο ημερολόγιο ώστε να αντανακλά τις οικονομικές συναλλαγές που σημειώθηκαν κατά την αναχώρηση του υπαλλήλου. Αυτό σας δίνει προειδοποίηση προειδοποίησης σε περίπτωση που πρέπει να εξηγήσετε ή να προσαρμόσετε για μια αλλαγή στα κέρδη που προκαλούνται από οποιεσδήποτε πληρωμές.
Ειδοποιήστε τους επενδυτές
Οι περισσότεροι υπάλληλοι θεωρούνται ότι αντικαθίστανται και οι αναχωρήσεις τους είναι απίθανο να θεωρηθούν σημαντικές για τις επενδυτικές αποφάσεις.
Ωστόσο, υπάρχουν εξαιρέσεις. Ένα παράδειγμα θα ήταν η αποχώρηση ενός κορυφαίου επιστήμονα του οποίου η αναχώρηση θα έβλαπτε την έρευνα που θεωρείται κεντρική για τις επιχειρήσεις της εταιρείας του.
Ανεξάρτητα από αυτό, ως βέλτιστη πρακτική, θα πρέπει να στείλετε μια δήλωση που θα ενημερώνει τους επενδυτές σας για την αποχώρηση οποιουδήποτε βασικού υπαλλήλου. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ηρεμήσετε τους φόβους της αναταραχής ή της διαφωνίας στις τάξεις σας και να εμποδίσετε τους επενδυτές να σκέφτονται να τραβήξουν την υποστήριξη τους. Είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να ενημερώνετε τους επενδυτές για το τι συμβαίνει στο εσωτερικό της εταιρείας σας και για να τους ενημερώσετε πώς σχεδιάζετε να προχωρήσετε.