Μέχρι τώρα, έχετε εξετάσει κατά πόσο πραγματικά πρέπει να προσλάβετε και να πληρώσετε άλλο μέλος του προσωπικού για να βοηθήσετε στην εργασία σας. Πριν να γράψετε μια περιγραφή εργασίας και να αρχίσετε συνέντευξη, αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε κάποιες ή περισσότερες από τις λειτουργίες που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας βοηθός διοίκησης ή εκτελεστικός γραμματέας χρησιμοποιώντας τεχνολογία.
Αυτό που χωρίζει αυτή την εργασία γραφείου από τις άλλες γραφειοκρατικές και συνήθεις εργασίες γραφείου είναι το επίπεδο ευθύνης και εμπιστευτικότητας που σχετίζονται με αυτή τη θέση. Εκτός από τις βασικές λειτουργίες του γραφείου, ο βοηθός διοίκησης ή ο εκτελεστικός γραμματέας είναι επίσης υπεύθυνος για τη σύνταξη / προετοιμασία εκθέσεων, την οργάνωση / προγραμματισμό συνεδριάσεων, την επανεξέταση της εισερχόμενης αλληλογραφίας για τον προσδιορισμό της σημασίας του, την προετοιμασία ημερήσιων συνεδριάσεων, τη διευθέτηση των ταξιδιών και την κάλυψη των κενών να κάνετε ό, τι είναι απαραίτητο, όπως η κατάθεση για να σας βοηθήσουμε να σας κρατήσουμε οργανωμένους και ως εκ τούτου να επικεντρωθούμε στα καθήκοντά σας.
Ο τίτλος και η αμοιβή για αυτό το άτομο καθορίζουν τον ανώτερο ρόλο που θα διαδραματίσει:
- Βοηθός διαχειριστή εισόδου
- Διοικητική Βοηθός
- Ανώτερος διοικητικός βοηθός
- Εκτελεστικός Γραμματέας
- Ανώτερος εκτελεστικός γραμματέας
- Διευθυντής γραφείου
- Ανώτερος Διευθυντής Γραφείου
Καθώς αυξάνεται το μέγεθος μιας επιχείρησης, αυξάνεται η ανάγκη για ένα άτομο που είναι ιδιαίτερα οργανωμένο και μπορεί να εκτελέσει μια μεγάλη ποικιλία εργασιών.
Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο για τα στελέχη που διαχειρίζονται την εταιρεία προκειμένου να διατηρηθεί υψηλό επίπεδο εμπιστευτικότητας και ακεραιότητας για την επιχείρηση που διεξάγεται. Ως εκ τούτου, αυτή είναι μια κρίσιμη θέση στην εταιρεία και μία που θα πρέπει να απαιτεί μια στοχαστική περιγραφή θέσεων εργασίας και διαδικασία πρόσληψης.
Το πρώτο καθήκον είναι να προετοιμάσετε μια περιγραφή εργασίας για τη νέα μίσθωση που βασίζεται στους τομείς εργασίας που εσείς, ο διαχειριστής μίσθωσης πιστεύετε ότι μπορεί να αντιμετωπιστεί καλύτερα από κάποιον άλλο, ώστε να συνεχίσετε με την ανάπτυξη και τη διαχείριση της εταιρείας . Υπάρχουν διάφορες εκδόσεις περιγραφών θέσεων εργασίας όπως αυτό, αλλά τελικά μόνο εσείς γνωρίζετε τι θα χρειαστείτε και επομένως θα χρειαστεί κάποιο επίπεδο προσαρμογής για να δημιουργήσετε μια περιγραφή εργασίας που σας ταιριάζει και η οποία καλύπτει τις προσωπικές προτιμήσεις σας.
Αφού δημιουργήσετε μια περιγραφή εργασίας, βρείτε ένα μέρος για να διαφημίσετε τη δουλειά, όπως στο Indeed.com ή το Monster. Ήταν η εμπειρία μου ότι οι υποψήφιοι θα αρχίσουν αμέσως να υποβάλουν αίτηση για τη θέση, αν το έχετε διατυπώσει κατάλληλα και έχετε περιγράψει το είδος του εργασιακού περιβάλλοντος όπου θα εργαστούν. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι η περιγραφή εργασίας που δημιουργείται δεν κάνει τη δουλειά μη ενδιαφέρουσα.
Πρέπει να είναι καλά γραμμένο και ελκυστικό για να προσελκύσει τους κατάλληλους υποψηφίους.
Μόλις έχετε τους κορυφαίους υποψηφίους σας, το επόμενο βήμα είναι να τις υποβάλετε σε συνέντευξη και, στην ιδανική περίπτωση, πρόκειται για μια προσωπική συνέντευξη, επειδή αυτός ο υποψήφιος, εάν προσληφθεί, θα έχει υψηλό βαθμό προσωπικής προσοχής μαζί σας και είναι καλύτερο να γνωρίζουμε αν υπάρχει μια τακτοποίηση το συντομότερο δυνατό. Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις συνέντευξης για να καθοδηγήσετε τη διαδικασία.
Η εύρεση του σωστού βοηθού διοίκησης ή του εκτελεστικού γραμματέα μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά στην ημέρα εργασίας σας και σε μεγάλο βαθμό, πόσο επιτυχής θα είστε όταν έχετε τον χρόνο να επικεντρωθείτε και να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας.
Άλλες περιγραφές θέσεων εργασίας:
Υπεύθυνος υποδοχής :
Ιατρικός γραμματέας ή εκτελεστικός βοηθός:
Ταμείο :