Εκτός από τις βασικές λειτουργίες γραφείου, ο βοηθός διοίκησης και ο εκτελεστικός γραμματέας είναι επίσης υπεύθυνοι για τη σύνταξη ή την προετοιμασία εκθέσεων, την οργάνωση και τον προγραμματισμό συνεδριάσεων, την επισκόπηση των εισερχόμενων μηνυμάτων για τον προσδιορισμό της σημασίας τους, την προετοιμασία των ημερησίων συνεδριάσεων, την έρευνα, την προετοιμασία αλληλογραφίας και την επίβλεψη και την κατάρτιση των υπαλλήλων γραφείου κατώτερου επιπέδου.
Αυτοί οι ρόλοι μπορεί να απαιτούν διαφορετικά επίπεδα εμπειρίας και να έχουν οποιονδήποτε από αυτούς τους παρόμοιους τίτλους εργασίας:
- Βοηθός διαχειριστή εισαγωγής
- Διοικητική Βοηθός
- Ανώτερος διοικητικός βοηθός
- Εκτελεστικός Γραμματέας
- Ανώτερος εκτελεστικός γραμματέας
- Διευθυντής γραφείου
- Ανώτερος Διευθυντής Γραφείου
Σημείωση: Οι θέσεις νομικού και ιατρικού βοηθού είναι εντελώς διαφορετικές και απαιτούν ειδική εκπαίδευση που απαιτείται στο επάγγελμα στο οποίο εργάζονται.
Διαφορές μεταξύ διοικητικών βοηθών και εκτελεστικών γραμματέων
Οι ρόλοι των εκτελεστικών γραμματέων και των διοικητικών βοηθών έχουν σημαντικές αλληλεπικαλύψεις και οι διαφορές στους ρόλους ποικίλλουν ανάλογα με τον οργανισμό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο εκτελεστικός γραμματέας επικεντρώνεται σε περισσότερα διοικητικά καθήκοντα για έναν διευθυντή ή στελέχη, όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων, ο προγραμματισμός ταξιδιών, ο χειρισμός γραπτών επικοινωνιών και μάλιστα η τήρηση λογιστικών βιβλίων. Ένας βοηθός διοίκησης μπορεί να επικεντρωθεί σε περισσότερα καθήκοντα επιχειρήσεων και να αναλάβει περισσότερο ηγετικό ρόλο σε ορισμένες δυνατότητες, δημιουργώντας ατζέντες για συναντήσεις ή συνέδρια, διαχειρίζοντας τους προϋπολογισμούς και χειρίζοντας την τιμολόγηση του πωλητή.
Οι διοικητικοί βοηθοί ενδέχεται να υποχρεωθούν να έχουν μια πιο εξειδικευμένη εκπαίδευση σε ορισμένες περιπτώσεις όπου η διαχείριση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων είναι κρίσιμη.
Βασικές Δεξιότητες Εργασίας
Τόσο οι εκτελεστικοί γραμματείς όσο και οι διοικητικοί βοηθοί έχουν ένα βασικό σύνολο δεξιοτήτων εργασίας που είναι απαραίτητες σε κάθε ρόλο. Αυτά περιλαμβάνουν εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες, άριστες ικανότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας, καθώς και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και τον επαγγελματισμό.
Πρέπει να διαθέτουν τεχνική επάρκεια με εργαλεία αυτοματισμού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των βασικών λειτουργιών λογισμικού όπως το Microsoft Word, το Excel και το PowerPoint, καθώς και εργαλεία λογιστικής όπως το QuickBooks .
Βοηθός διοίκησης ή εκτελεστικός γραμματέας σε ένα μικρό γραφείο
Σε ένα μικρό γραφείο, οι ευθύνες ενός διοικητικού βοηθού ή ενός εκτελεστικού γραμματέα συνήθως εκτελούνται από μια ποικιλία υπαλλήλων γραφείου. Κάποια δουλειά μπορεί πράγματι να γίνει από τα στελέχη της ίδιας της εταιρείας και οι ρόλοι του διοικητικού βοηθού ή του εκτελεστικού γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν μεγαλύτερη ποικιλία ευθυνών όπως απαιτείται στον μικρότερο οργανισμό.
Βοηθός διοίκησης ή εκτελεστικός γραμματέας σε μεσαίο γραφείο
Καθώς αυξάνεται το μέγεθος μιας επιχείρησης, αυξάνεται η ανάγκη για ένα άτομο που είναι ιδιαίτερα οργανωμένο και μπορεί να εκτελέσει μια μεγάλη ποικιλία εργασιών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για στελέχη που διοικούν εταιρείες που απαιτούν υψηλά επίπεδα εμπιστευτικότητας και ακεραιότητας για την επιχείρηση που διεξάγεται.
Βοηθός διοίκησης ή εκτελεστικός γραμματέας σε μεγάλο γραφείο
Είναι κοινό για ένα μεγάλο γραφείο να έχει πολλούς διοικητικούς βοηθούς ή / και εκτελεστικούς γραμματείς. Σε αυτό το μέγεθος της εταιρείας, είναι συνήθως απαραίτητο να έχετε έναν διευθυντή γραφείου που να συντονίζει το προσωπικό που εξυπηρετεί τα στελέχη της εταιρείας.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διοικητικός βοηθός θα συνοδεύει την εκτελεστική εξουσία σε μακρά επαγγελματικά ταξίδια, προκειμένου να βοηθήσει με τις ρυθμίσεις των συναντήσεων, τον προγραμματισμό και άλλα σημαντικά οργανωτικά καθήκοντα.