Η καθιέρωση μιας αποτελεσματικής στρατηγικής διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένα κρίσιμο μέρος της λειτουργίας μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Παρά ταύτα, ασχολούμαστε συστηματικά με τις ΜΜΕ που αποτυγχάνουν να υιοθετήσουν μια μεθοδική προσέγγιση στην κατάσταση και είναι οι χειρότερες γι 'αυτήν. Η βελτίωση και η βελτιστοποίηση των διαδικασιών εισπρακτέων λογαριασμών φέρνει πολλά οφέλη στο τραπέζι και δεν ισχύουν μόνο για την ίδια την AR. Μια βελτιωμένη και αποδοτική διαδικασία AR επηρεάζει επίσης θετικά την εμπορία, τις πωλήσεις, την εξυπηρέτηση πελατών και τις συνολικές λειτουργίες.
Έτσι αξίζει να αφιερώσετε χρόνο και προσπάθεια για να το βελτιώσετε.
Γιατί η βελτιστοποίηση των απαιτήσεων των λογαριασμών
Όπως και πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ίσως να μην δείτε αμέσως τα οφέλη της βελτιστοποίησης της προληπτικής διαδικασίας των εισερχόμενων λογαριασμών σας. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ωστόσο, κάτι τέτοιο μπορεί να βελτιώσει δραματικά πολλές πτυχές της επιχείρησής σας. Αποτρέπει τα υπάρχοντα κεφάλαια από τη σπατάλη τους, γεγονός που αυξάνει τη ρευστότητα. Με τη σειρά του, μια επιχείρηση είναι σε θέση να μειώσει το χρέος, να μειώσει το κόστος, να αυξήσει το ταμείο και, σε πολλές περιπτώσεις, να ξεπεράσει τον ανταγωνισμό.
Ένα σημαντικό μέρος της βελτιστοποίησης των διαδικασιών εισπρακτέων λογαριασμών είναι να είναι επίμονα για την έναρξη της διαδικασίας νωρίς. Πολύ συχνά, οι επιχειρήσεις είναι τόσο πρόθυμες να κάνουν πωλήσεις ότι αντιμετωπίζουν τους εισπρακτέους λογαριασμούς ως μια δεύτερη σκέψη. Η έναρξη της διαδικασίας νωρίς σημαίνει να συζητάμε πράγματα όπως όρους πληρωμής στα πρώτα στάδια της σχέσης πελατείας. Η απόκτηση ενός νέου πελάτη με ηλεκτρονικές πληρωμές από την αρχή της διαδικασίας είναι ένα άλλο παράδειγμα λήψης μιας προδραστικής προσέγγισης στην κατάσταση.
Πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο, δεσμεύστε την επιχείρησή σας να κάνει την είσπραξη λογαριασμών προτεραιότητα όσο το δυνατόν νωρίτερα στη διαδικασία.
Τυπικές Παγίδες Εισπρακτέων Λογαριασμών
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά πιέζουν τους λογαριασμούς που εισπράττονται στον οπίσθιο καυστήρα, υποθέτοντας ότι η αφήνοντας αρκετά καλά από μόνη της είναι τελείως λεπτή. Ωστόσο, οι κακές πρακτικές AR προκαλούν διάφορα προβλήματα για τις επιχειρήσεις.
Από την επέκταση της πιστοληπτικής ικανότητας σε πελάτες χωρίς επιφύλαξη για την αποτυχία της έγκαιρης παρακολούθησης των παρελθόντων λογαριασμών, οι ανεπαρκείς πρακτικές AR πιάνουν χρόνο, χρήμα και παραγωγικότητα από μια επιχείρηση. Παράγουν συχνά ένα φαινόμενο κυματισμού που αγγίζει σχεδόν κάθε πτυχή της λειτουργίας μιας εταιρείας. Το χειρότερο μέρος όλων είναι ότι πολλά από τα προβλήματα αποφεύγονται εύκολα.
Άλλα κοινά θέματα που σχετίζονται με την AR περιλαμβάνουν η εσφαλμένη εφαρμογή και κατανομή των πληρωμών σε μετρητά, η απουσία προσοχής στην ακρίβεια των τιμολογίων και των λογαριασμών και η αποτυχία να δημιουργηθούν και να χρησιμοποιηθούν σωστά οι εκθέσεις για να μηδενιστούν πιθανά ζητήματα. Οποιαδήποτε από αυτές και άλλες βλάβες μπορεί να προκαλέσει εκτεταμένα ζητήματα ακόμη και για πολύ επιτυχημένες και κερδοφόρες επιχειρήσεις, γι 'αυτό αξίζει περισσότερο να λάβουμε μέτρα για να τα διορθώσουμε το συντομότερο δυνατόν.
Βελτιστοποιήστε αυτές τις πέντε δραστηριότητες για βελτιωμένη επεξεργασία εισπρακτέων λογαριασμών
Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών είσπραξης λογαριασμών φαίνεται αρκετά δύσκολη από την αρχή. Ωστόσο, υιοθετώντας μια μεθοδική προσέγγιση στην κατάσταση, μπορείτε να εφαρμόσετε αλλαγές που θα έχουν ως αποτέλεσμα αρκετά γρήγορες και δραματικές βελτιώσεις. Για την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, εντοπίσαμε πέντε δραστηριότητες οι οποίες, όταν βελτιστοποιηθούν σωστά, θα βελτιώσουν δραστικά τη συνολική λειτουργία της διαδικασίας είσπραξης λογαριασμών σας και, με τη σειρά τους, θα παράγουν πολλά συναρπαστικά οφέλη για την επιχείρησή σας στο σύνολό της:
- Διατηρήστε ακριβή δεδομένα πελατών - Κεντρικοποίηση της διαδικασίας βασικών δεδομένων για την εξασφάλιση της ακρίβειας των λογαριασμών πελατών και οι πληροφορίες αποτελούν κρίσιμο μέρος της δημιουργίας και διατήρησης μιας αποτελεσματικής διαδικασίας είσπραξης λογαριασμών. Για παράδειγμα, οι ανακριβείς διευθύνσεις μπορούν να προκαλέσουν την αποστολή τιμολογίων σε λάθος μέρος, γεγονός που έχει ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις πληρωμών. Οι λογαριασμοί πελατών πρέπει να ελέγχονται σε συνεχή βάση για να ελέγχουν ανωμαλίες όπως ασυνήθιστοι ή ακατάλληλοι όροι πληρωμής, όρια πίστωσης, εκπτώσεις και παρόμοια. Οι αλλαγές στα δεδομένα των πελατών θα πρέπει να τεκμηριώνονται δεόντως και θα πρέπει να δημιουργηθούν έλεγχοι για να αποτραπεί η πρόσβαση ή η επεξεργασία δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.
- Δημιουργία σαφούς και συνοπτικής διαδικασίας έγκρισης πίστωσης - Πολύ συχνά, οι επιχειρήσεις γλιστρούν στις επιζήμιες πιστωτικές συνήθειες προκειμένου να ενισχύσουν τις πωλήσεις. Φυσικά, αυτό οδηγεί σε έναν φαύλο κύκλο που μπορεί τελικά να είναι καταστροφικός για μια εταιρεία. Η επέκταση της πίστωσης μπορεί να είναι πολύ καλή, αλλά πρέπει να καθοριστεί μια σαφής διαδικασία για την επίτευξη αυτού του στόχου. Θα πρέπει να περιλαμβάνει σαφείς οδηγίες σχετικά με το πότε και πώς θα αξιολογούνται και θα παρακάμπτονται τα πιστωτικά όρια, πότε θα τεθούν οι λογαριασμοί σε αναμονή και πώς θα λειτουργήσει η διαδικασία υποβολής αιτήσεων. Πρέπει να πραγματοποιούνται τακτικές αναθεωρήσεις της διαδικασίας έγκρισης πίστωσης, επειδή οι συνθήκες αλλάζουν.
- Δημιουργήστε μια αποτελεσματική διαδικασία χρέωσης - Η χρέωση και η τιμολόγηση των πελατών πρέπει να είναι ακριβείς και εξορθολογισμένες ώστε να είναι αποτελεσματικές. Τα σφάλματα στην τιμολόγηση, οι μονάδες μέτρησης και τα παρόμοια μπορούν να προκαλέσουν σοβαρότατο χάος. Επιπλέον, τα τιμολόγια πρέπει να δημιουργούνται και να αποστέλλονται έγκαιρα και ο τρόπος με τον οποίο παράγονται πρέπει να είναι συνεπής και καθορισμένος. Ένας τρόπος για να βελτιώσετε τη χρέωση και την τιμολόγηση είναι με την αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερο, γι 'αυτό μην φοβάστε να βασίζεστε στην τεχνολογία εδώ. Χρησιμοποιήστε αναφορές εξαίρεσης για τον εντοπισμό προβληματικών λογαριασμών. Εάν είναι δυνατόν, δημιουργήστε μια πύλη πελατών για να μετατοπίσετε μερικές από τις εργασίες στους πελάτες, δίνοντάς τους μια αίσθηση αυτονομίας.
- Εξακολουθήστε τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων μετρητών - Κατά την άφιξή σας, οι πληρωμές πρέπει να εφαρμόζονται σωστά. Θα πρέπει να εφαρμόζονται στον σωστό πελάτη και στα κατάλληλα τιμολόγια. Διαφορετικά, εάν προκύψουν διαφωνίες ή ζητήματα αργότερα, η προσπάθεια να μηδενιστεί το αρχικό πρόβλημα θα είναι πολύ δύσκολη. Οι πληρωμές θα πρέπει επίσης να εφαρμοστούν γρήγορα, ώστε να διασφαλίσετε ότι σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή, γνωρίζετε ποιοι λογαριασμοί είναι τρέχοντες και που έχουν λήξει. Ένας δυνητικός τρόπος βελτιστοποίησης της διαδικασίας είναι η προσφορά ενός περιορισμένου αριθμού επιλογών πληρωμής για απλότητα. Δημοσιεύστε καταχωρήσεις περιοδικών έγκαιρα και πολύ πριν τις ημερομηνίες διακοπής. Όποτε είναι δυνατόν, αποφεύγετε να κάνετε ντάμπινγκ σε μετρητά μέχρι να έχετε τον χρόνο να υπολογίσετε πού πρέπει να πάτε.
- Βελτιστοποιήστε τη διαδικασία συλλογής - Η σωστή βελτιστοποίηση των εισπρακτέων λογαριασμών καθιστά πολύ πιο εύκολη τη συλλογή πληρωμών με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο. Όταν εφαρμόζονται σωστά οι πληρωμές, για παράδειγμα, είναι εύκολο να προσδιορίσετε ποιοι λογαριασμοί κινδυνεύουν να εισέλθουν σε προεπιλογή. Οι προσπάθειες συλλογής πρέπει να είναι συνεπείς και μεθοδικές. Πρέπει να θεσπιστεί σαφώς καθορισμένη διαδικασία διαπραγμάτευσης των σχεδίων πληρωμών, ώστε να διασφαλιστεί η συνοχή με τους γενικούς στόχους της εταιρείας. Οι διαδικασίες πρέπει να αυτοματοποιούνται όσο το δυνατόν περισσότερο, ώστε να μειώνεται ο κίνδυνος σφαλμάτων από τη μη αυτόματη είσοδο.
Οκτώ καλύτερες πρακτικές για την υιοθέτηση βελτιώσεων των διαδικασιών είσπραξης λογαριασμών
Το Αμερικανικό Κέντρο Παραγωγικότητας και Ποιότητας, ή το APQC, καθιέρωσε ένα σύνολο προτύπων που ονομάζεται Ανοικτά Πρότυπα. Περιγράφουν τις βέλτιστες πρακτικές για την επεξεργασία εισπρακτέων λογαριασμών και θα πρέπει να αποδειχθούν ανεκτίμητοι καθώς εργάζεστε για την τελειοποίηση των διαδικασιών AR σας. Συνοψίσαμε τα οκτώ πιο σημαντικά σημεία από τα Ανοικτά Πρότυπα APQC για την καλύτερη εξυπηρέτησή σας:
- Εξαλείψτε τα εμπόδια για την παραλαβή των πληρωμών - Για παράδειγμα, συμβουλευτείτε τους πελάτες σας για να μάθετε ποιες μέθοδοι πληρωμής λειτουργούν καλύτερα γι 'αυτούς. Από εκεί, σκεφτείτε να προσφέρετε μια διαφορετική επιλογή επιλογών πληρωμής για να διευκολύνετε τους πελάτες να πληρώνουν έγκαιρα τα τιμολόγιά τους.
- Προτεραιότητα στη διαχείριση των πιστωτικών καρτών - Μην παρατείνετε την πίστωση με ευκολία για να διατηρήσετε τις πωλήσεις μαζί. Αυτή η στρατηγική αποτυγχάνει σε μεγάλο χρονικό διάστημα και είναι μόνο ένα παράδειγμα των πολλών πιθανών προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν εξαιτίας των κακών διαδικασιών διαχείρισης της πίστωσης.
- Αξιολόγηση τακτικών λογαριασμών - Καθορίστε ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση της κατάστασης των εισπρακτέων λογαριασμών σας. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να γίνεται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Όσο πιο γρήγορα βρίσκετε σφάλματα, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να τα διορθώσετε - και τόσο λιγότερο πιθανό είναι να προκαλέσουν σημαντικά προβλήματα στην επιχείρησή σας.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο περιορισμού των όρων πληρωμής - Δεν υπάρχει κανένας νόμος που να λέει ότι όλοι οι πελάτες πρέπει να έχουν όρους πληρωμής καθαρής περιόδου 30. Πολλές φορές, με τη χρήση βραχύτερων όρων πληρωμής, οι πελάτες με βραδύ ρυθμό πληρωμής υποχρεώνονται να πληρώσουν τουλάχιστον λίγο πιο γρήγορα, γι 'αυτό είναι μια πολύ χρήσιμη επιλογή.
- Δημιουργία διαδικασίας επίλυσης διαφορών χρέωσης - Καθορίστε μια συγκεκριμένη διαδικασία για τη διαχείριση των διαφορών χρέωσης. Αυτό δεν θα απλοποιήσει μόνο τη διαδικασία, αλλά θα βελτιώσει την ικανοποίηση του πελάτη καθότι η ομάδα σας θα γνωρίζει επακριβώς τι πρέπει να κάνει όταν δημιουργείται μια διαφορά.
- Αυτοματοποίηση - Διερεύνηση διαφόρων τύπων λογισμικού και άλλων μορφών τεχνολογίας για την αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερων διαδικασιών εισπρακτέων λογαριασμών. Όσο περισσότερο μπορείτε να αφαιρέσετε το ανθρώπινο στοιχείο, τόσο πιο ακριβής και αξιόπιστη θα είναι η όλη διαδικασία. Πολλά προγράμματα είναι δαπανηρά, αλλά η απόδοση της επένδυσης είναι σημαντική, καθώς υπάρχουν λιγότερα λάθη και σε πολλές περιπτώσεις η παραγωγικότητα των εργαζομένων ενισχύεται επίσης.
- Δημιουργήστε μια διαδικασία Proactive Συλλογές - Κάνετε τις συλλογές κορυφαία προτεραιότητα και την επιβάλλετε, δημιουργώντας μια σαφή, συνοπτική στρατηγική συλλογής. Στην ιδανική περίπτωση, επιδιώξτε να παρέμβετε νωρίς. Όταν ένας λογαριασμός γλιστρά στη στήλη του παρελθόντος, η ομάδα σας θα πρέπει να είναι πάνω από αυτό και να ξέρει ακριβώς τι να κάνει.
- Bill Ηλεκτρονικά - Εάν έχετε τα μέσα για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε να χρεώνετε τους πελάτες ηλεκτρονικά. Ενώ θα υπάρξουν μερικοί που δεν μπορούν να υποστηρίξουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τις πληρωμές, οι περισσότερες εταιρείες έχουν επί του παρόντος αυτό το γεγονός. Όσο λιγότεροι έλεγχοι χαρτιού πρέπει να επεξεργαστείτε και να στείλετε ταχυδρομείο θα πρέπει να στείλετε, τόσο πιο εύκολη και ακριβέστερη θα είναι η όλη διαδικασία.
Όπως μπορείτε να δείτε, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή για να βελτιώσετε και να βελτιστοποιήσετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας. Μπορείτε να επιλέξετε να πάρετε μια περιοχή κάθε φορά, ή μπορείτε να βυθίσετε τον πλήρη ατμό μπροστά και να το ανανεώσετε ταυτόχρονα. Είτε έτσι είτε αλλιώς, τα βήματα που παίρνετε για τη βελτιστοποίηση των εισπρακτέων λογαριασμών σας θα αποπληρωθούν με ακρίβεια μακροπρόθεσμα.