10 συμβουλές για επιτυχημένες εσωτερικές εταιρικές εκδηλώσεις
Εάν σας έχει δοθεί η εντολή να σχεδιάσετε το ετήσιο πάρτι διακοπών για την εταιρεία σας, ακολουθήστε μερικές βασικές οδηγίες για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ειδική εκδήλωσή σας και μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το κόστος χωρίς να επηρεάσετε την ποιότητά του. Αξιολογώντας προσεκτικά τον καλύτερο τρόπο προσέγγισης και εκτέλεσης αυτού του πάρτι διακοπών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εμπειρία που όχι μόνο ενισχύει το ηθικό της εταιρείας αλλά και αυξάνει τα επίπεδα ικανοποίησης και διατήρησης των εργαζομένων.
Είναι σημαντικό να ξεκινήσετε με τα βασικά στοιχεία - ποιο θέμα θα έπρεπε να έχει το κόμμα, πού θα έπρεπε να πραγματοποιηθεί, πόσοι άνθρωποι έρχονται, πότε πρέπει να συμβεί και ποια τρόφιμα και ποτά θα εξυπηρετηθούν κατά τη διάρκεια της περίπτωσης - πριν προχωρήσουμε σε εξειδικευμένο σχεδιασμό και τελικά την εκτέλεση συμβάντων.
01 - Τα βασικά στοιχεία μιας εκδήλωσης διακοπών
Φυσικά, όπως και κάθε άλλο γεγονός ή έργο, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου που να προσδιορίζει τα στοιχεία του συμβάντος για το συμβαλλόμενο μέρος για τις διακοπές. Το θέμα, ο τόπος, η ώρα, η ημερομηνία, ο αριθμός των επισκεπτών, οι επιλογές τροφίμων και ποτών, η διακόσμηση και η ημερήσια εκδήλωση πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν αρχίσετε να εκτελείτε την εκδήλωσή σας.
Κάθε καλό κόμμα χρειάζεται αυτά τα βασικά στοιχεία για να είναι επιτυχημένα, αλλά όχι όλα πρέπει να τεθούν σε πέτρα πριν αρχίσετε να εκτελείτε για να καλύψετε τις ανάγκες σας (όπως εξασφάλιση χώρου, κράτηση εστιατορίου ή προγραμματισμός ατζέντας).
Αν και υπάρχουν πολλοί τρόποι προσέγγισης αυτών των αποφάσεων και οι αποφάσεις για ιδέες υψηλότερου επιπέδου, όπως το θέμα και το χρονοδιάγραμμα, συχνά πέφτουν σε στελέχη της εταιρείας αντί του παραγωγού γεγονότων, είναι καλύτερο να συνεργαστείτε με μια ομάδα για να αποφασίσετε ποιες λεπτομέρειες είναι κατάλληλες για το συγκεκριμένο σας Εταιρία.
02 - Επιλέξτε τον πιο αποτελεσματικό χρόνο για να κρατήσετε το συμβάν σας
Δυστυχώς, ο καθένας δεν μπορεί να έχει την ευκαιρία να συμμετάσχει στην εκδήλωση, επειδή κάποιος πρέπει να μείνει πίσω και να απαντήσει σε κλήσεις και ερωτήσεις πελατών. Αλλά μια εκδήλωση με το μεσημεριανό γεύμα επιτρέπει στον οργανισμό να ελέγχει το κόστος και να μειώνει τις υποχρεώσεις του προσωπικού χρόνου και των υποχρεώσεων των εργαζομένων.
Προφανώς, εάν ο οργανισμός δεν φιλοξενεί πρόγραμμα γεύματος, τότε θα φιλοξενήσουν ένα βραδινό γεγονός, το οποίο επιτρέπει περισσότερους υπαλλήλους, αλλά συχνά μπορεί να έρθει με υψηλότερο κόστος, ανάλογα με το βράδυ της εβδομάδας που πραγματοποιείται.
Λοιπόν, πώς παίρνετε το μεγαλύτερο κτύπημα για το buck ; Ενώ μερικοί μπορεί να πιστεύουν ότι η Παρασκευή είναι η καλύτερη ημέρα για να διεξαχθεί η εκδήλωση επειδή οι περισσότεροι υπάλληλοι θα είναι εκτός για το Σαββατοκύριακο, την Παρασκευή είναι η πιο δημοφιλής μέρα της εβδομάδας σε εστιατόρια και άλλους χώρους-το πιο ακριβό χρόνο. Λίγοι οργανισμοί θα θέλουν να εξετάσουν το βράδυ της Κυριακής, οπότε φαίνεται ότι η επόμενη καλύτερη επιλογή είναι Δευτέρα νύχτα.
03 - Εξετάστε το ενδεχόμενο να φιλοξενήσετε ένα πάρτι εκτός εποχής
Οι αρχές Οκτωβρίου και τα τέλη Ιανουαρίου είναι σπουδαίοι χρόνοι για να διοργανώσετε ένα ετήσιο συνέδριο εκτίμησης, καθώς μπορείτε να βρείτε μια αυξημένη διαθεσιμότητα επιλογών εκτός του χώρου, εξοικονομήστε χρήματα για τα έξοδα τροφοδοσίας και, ενδεχομένως, να πάρετε καλύτερες προσφορές για πακέτα συμβαλλόμενων μερών κατά τη διάρκεια αυτού του γεγονότος εκτός εποχής.
Ένα μειονέκτημα για τη δημιουργία ενός ετήσιου κόμματος εκτίμησης αντί να γιορτάζει τις κοινές ετήσιες αργίες είναι ότι οι εργαζόμενοι μπορεί να μην το θυμούνται αυτό ως παράδοση, καθώς κάνουν τα Χριστούγεννα ή τα πάρτυ της Πρωτοχρονιάς. Θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει διαφημιστική εκστρατεία γύρω από την εκδήλωση αν δεν είναι ένα παραδοσιακό πάρτι διακοπών.
04 - Επιλέξτε μια ομάδα για να εκτελέσετε το συμβάν
Η απόφαση για το σωστό μέγεθος της ομάδας και η επιλογή των καλύτερων μελών της ομάδας είναι απαραίτητα για την επιτυχία της εκδήλωσής σας με όσο το δυνατόν λιγότερη ταλαιπωρία. Τελικά, όμως, δεν είναι το μέγεθος της επιτροπής, αλλά η ποιότητα όσων εργάζονται σε αυτήν καθορίζει το διαμέτρημα μιας ομάδας σχεδιασμού εκδηλώσεων.
Μια μικρότερη ομάδα ατόμων πιθανότατα θα καταστήσει τον σχεδιασμό πιο συμφέρουσα και οικονομικά αποδοτική, αλλά πολλές οργανώσεις εμπλέκουν μια μεγάλη επιτροπή ατόμων, ώστε να εκπροσωπούνται περισσότερες φωνές των εργαζομένων κατά τη φάση σχεδιασμού και εκτέλεσης. Ωστόσο, ο χρόνος που αφιερώνεται στον προγραμματισμό αυτού του είδους εκδήλωσης μπορεί να πάρει μακριά από την καθημερινή παραγωγικότητα των εμπλεκομένων, επομένως μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο δημιουργίας μιας μικρότερης ομάδας ατόμων που έχουν την εξουσία να λαμβάνουν αποφάσεις για την μεγαλύτερη ομάδα.
Επιλέξτε αυτά τα άτομα για την ικανότητά τους να επηρεάζουν θετικά τους άλλους υπαλλήλους και να χρησιμοποιούν την εργασία ως ανταμοιβή ή κίνητρο για τους επιλεγέντες. Ο σχεδιαστής εκδηλώσεων του οργανισμού θα πρέπει να συνεργάζεται με έναν εξουσιοδοτημένο ηγέτη στον τομέα των ανθρώπινων πόρων ή του μάρκετινγκ - κάποιος εξουσιοδοτημένος να εγκρίνει το σχέδιο - για να βοηθήσει στην καθοδήγηση αυτών των αποφάσεων και να επιλέξει τα καλύτερα μέλη της ομάδας.
05 - Δημιουργήστε ένα οικονομικά αποδοτικό μενού Party Party
Τα επιμεταλλωμένα γεύματα είναι συχνά πιο αποδοτικά από ό, τι οι μπουφέδες, και μπορούν να παρουσιαστούν πολύ πιο κομψά από ό, τι ο καθένας σταθεί στη γραμμή και υπηρετεί τον εαυτό του.
Φυσικά, το μενού σας πρέπει να ενισχύσει το θέμα της εκδήλωσής σας και θα πρέπει να προσπαθήσετε να επιλέξετε στοιχεία που ενσωματώνουν τα χρώματα ή το εμπορικό σήμα των εκδηλώσεων σας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να νοικιάσετε ακριβά διακοσμητικά σεντόνια και άλλα υλικά.
Επιλέγοντας μέτρια αντικείμενα ή φρέσκα φρούτα για τα κεντρικά αντικείμενα, περιορίζοντας την κατανάλωση οινοπνεύματος και φιλοξενώντας σε ένα χώρο που έχει τυπικές διακοσμήσεις διακοπών και επιλογές τιμολόγησης τροφίμων, είναι επίσης εξαιρετικοί τρόποι για να μειώσετε το κόστος παρέχοντας στους εργαζομένους σας μια καλή εμπειρία.
06 - Αποφασίστε για τα επίπεδα και τα όρια κατανάλωσης αλκοόλ
Ακόμα, οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν θέλουν να παρευρεθούν σε μια εκδήλωση της εταιρείας που δεν διαθέτει κάποια μορφή αλκοολούχου ποτού. Για το λόγο αυτό, θέλετε να περιορίσετε την επιλογή ποτού ή ακόμη και να δημιουργήσετε φθηνά κοκτέιλ υπογραφής για να μειώσετε το κόστος και να διατηρήσετε τα επίπεδα μέθης σε κατάσταση μέθης.
Επίσης, μπορείτε να περιορίσετε την επιλογή μόνο στο κρασί, κλείνοντας το μπαρ νωρίς και προσφέροντας ποτά μόνο κατά τη διάρκεια του γεύματος για να μειώσετε περαιτέρω το κόστος και να περιορίσετε το ποσό που καταναλώνουν οι εργαζόμενοι ενώ εκπροσωπεί την εταιρεία στην εκδήλωσή σας.
07 - Υπενθυμίστε στους υπαλλήλους της σωστής εθιμοτυπίας
Τα εθιμοτυπικά λάθη που πρέπει να αποφευχθούν στο πάρτι διακοπών περιλαμβάνουν την αποφυγή υπερβολικής κατανάλωσης αλκοόλ, φαγητού, ομιλίας ή διαμαρτυρίας, άφιξης πολύ νωρίς ή φεύγοντας πολύ αργά, φορώντας ακατάλληλη ενδυμασία και προσέλκυση υπερβολικών προσκεκλημένων - τα οποία δεν μπορούν μόνο να επηρεάσουν τις εμπειρίες των άλλων αλλά και το κόστος της επιχείρησης.
Παρόλο που ένα ετήσιο πάρτι διακοπών εταιρειών έχει ως στόχο να φέρει μαζί την ομάδα και χαμηλότερες αναστολές που βρίσκονται συνήθως στο χώρο εργασίας, υπενθυμίστε στους φιλοξενούμενους σας ότι εξακολουθούν να εκπροσωπούν την εταιρεία ακόμα και όταν παρακολουθούν αυτό το γεγονός μετά την εργασία και αναμένεται, συνεπώς, να συμπεριφέρονται με τρόπο κατάλληλο για τον χώρο εργασίας.
08 - Σκεφτείτε να ρυθμίσετε ένα ανταλλαγή δώρων
Σε γενικές γραμμές, πολλές οργανώσεις περιλαμβάνουν πράγματι μια ανταλλαγή δώρων μεταξύ των εργαζομένων στα πάρτι διακοπών τους. Ωστόσο, εάν ο οργανισμός είναι μεγαλύτερος, ίσως αυτό να απομείνει καλύτερα σε επίπεδο τμήματος και όχι στο γεγονός όλων των εργαζομένων, καθώς η οργάνωση σε τέτοια κλίμακα μπορεί να αποδειχθεί δύσκολη - ειδικά αν δεν είστε εξοικειωμένοι με ορισμένα τμήματα και τους υπαλλήλους τους.
Ωστόσο, αν υπάρχει ανταλλαγή δώρων, ίσως είναι καλύτερο εάν ο οικοδεσπότης ή ο διοργανωτής ζητήσει ένα οικονομικό όριο για το δώρο, ίσως $ 10, για να αποφύγει τα ζητήματα που σχετίζονται με την τιμολόγηση των δώρων.
Επιπλέον, η δημιουργία ενός "λευκού ελέφαντα" ή παρόμοιου τύπου ανταλλαγής δώρου all-inclusive, όπου όλοι οι συμμετέχοντες στην εταιρεία καλούνται να συμμετέχουν σε ατομικό επίπεδο, θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην αποτροπή οργανωτικών εφιάλτων ή περιστατικών όπου ένας επισκέπτης δεν λαμβάνει ένα δώρο επειδή κάποιος άλλος ξεχάσει να φέρει ένα.
09 - Εξετάστε αν το Fundraising είναι σωστό για το γεγονός σας
Τα τρόφιμα, τα είδη ένδυσης και οι κινήσεις των παιχνιδιών αποτελούν μέρος του πολιτισμού σε πολλές οργανώσεις, ενώ κάποιοι ενθαρρύνουν τη μεταφορά μετρητών, αλλά αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το συμβαλλόμενο μέρος για την εκτίμηση των υπαλλήλων σας είναι ο σωστός χώρος για μια ευκαιρία συλλογής κεφαλαίων.
Παρόλο που είναι πολύ χρήσιμο να συσχετίσετε μια συγκεκριμένη αιτία για το πάρτι διακοπών, μπορεί να είναι χρήσιμο για την οργάνωση να ενθαρρύνει μόνο τα δώρα και τις δωρεές σε είδος που μπορεί να ωφελήσουν την υποστήριξη της φιλανθρωπίας. Με αυτόν τον τρόπο, ο καθένας έχει τη δυνατότητα να προσφέρει ένα δώρο σε μια τιμή που ταιριάζει με τους προσωπικούς του προϋπολογισμούς.
10 - Αξιολογήστε τις Χορηγίες προμηθευτών για το συμβάν σας
Μερικοί άνθρωποι μπορεί να σκέφτονται να πάρουν χορηγούς πωλητή είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αντισταθμίσει το κόστος των ετήσιων πάρτι διακοπών τους? Ωστόσο, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων και οι πελάτες τους μπορεί να θέλουν να παραμείνουν επικεντρωμένοι στο στόχο για το πάρτι διακοπών τους να εκτιμούν τους υπαλλήλους και όχι να αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες το κόστος για τους χορηγούς.
Οι εργαζόμενοι συχνά θεωρούν ότι το κόστος για αυτές τις ειδικές εκδηλώσεις πρέπει να καλυφθεί από τον επιχειρησιακό προϋπολογισμό λειτουργίας. Εάν ο οργανισμός δεν έχει τη δυνατότητα να φιλοξενήσει μια εκδήλωση εκτίμησης για τους υπαλλήλους του ή αν δεν είναι μέρος του επιχειρηματικού σχεδίου για οποιονδήποτε λόγο, τότε ο εργοδότης δεν θα πρέπει να επιδιώκει εξωτερικά έσοδα για να καλύψει το κόστος μέσω χορηγιών.