Φορολογικές υποθέσεις
Αυτό το άρθρο σας οδηγεί σε ορισμένα από τα θέματα που σχετίζονται με τους οδηγούς εργαζομένων των εταιρικών αυτοκινήτων.
Μόνο επαγγελματική χρήση είναι εκπτώσιμη
Δεν έχει σημασία ποιος οδηγεί ένα αυτοκίνητο ή ποιος είναι ιδιοκτήτης ενός αυτοκινήτου, μόνο η επαγγελματική χρήση αυτού του αυτοκινήτου εκπίπτει ως επιχειρηματικό έξοδο. Όποιος οδηγεί το αυτοκίνητο πρέπει να διατηρεί καλά αρχεία της οδήγησης για επαγγελματική χρήση.
Το επιχειρηματικό συμβάν πρέπει να καταγράφεται την ημέρα που συνέβη και πρέπει να περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες του σκοπού, της ημερομηνίας και της θέσης ή των διανυθέντων χιλιομέτρων.
Μπορείτε να δώσετε στους υπαλλήλους αυτόματη αποζημίωση
Οι περισσότερες επιχειρήσεις δίνουν στους υπαλλήλους αυτόματη αποζημίωση για την επιστροφή τους για έξοδα οδήγησης αυτοκινήτου για επιχειρηματικούς σκοπούς. Το επίδομα μπορεί να δοθεί εκτός από την παροχή του αυτοκινήτου στον εργαζόμενο.
Η αποζημίωση αυτή δεν αποτελεί φορολογητέο εισόδημα για τον εργαζόμενο, εφόσον χορηγείται μέσω ενός υπεύθυνου σχεδίου. Ένα υπεύθυνο σχέδιο είναι ένα σύνολο διαδικασιών που η επιχείρησή σας θέτει σε εφαρμογή για να λογαριάσει επαρκώς τα χρήματα που δίνουν στον εργαζόμενο. Το IRS θέλει να σιγουρευτεί ότι δεν δίνετε στους εργαζόμενους οφέλη, αλλά ότι πρόκειται για νόμιμες επιχειρηματικές δαπάνες που πληρώνονται από τον εργαζόμενο και επιστρέφονται από εσάς.
Πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σχετικό σχέδιο IRS
Βασικά, για να έχετε ένα υπεύθυνο σχέδιο, τα έξοδα αυτοκινήτου πρέπει να έχουν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό, ο εργαζόμενος πρέπει να σας παρέχει επαρκή αρχεία που να δείχνουν την επαγγελματική χρήση και τα ποσά που δαπανώνται και ο εργαζόμενος πρέπει να επιστρέψει τυχόν επιπλέον αποζημιώσεις μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Το αυτόματο επίδομα που δίνετε στους υπαλλήλους μπορεί να προσδιοριστεί χρησιμοποιώντας είτε το πρότυπο συντελεστή IRS (διαφορετικό κάθε χρόνο) είτε τα πραγματικά έξοδα. Η μέθοδος που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από εσάς, με κάποιους περιορισμούς.
Εάν δεν δημιουργήσετε και χρησιμοποιήσετε ένα υπεύθυνο σχέδιο, οποιαδήποτε αποζημίωση ή αποζημίωση που δίνετε στους υπαλλήλους για οδήγηση είναι φορολογητέα σε αυτά και πρέπει να συμπεριλάβετε τα ποσά επιστροφής στην αμοιβή τους και να παρακρατήσετε φόρους.
Η χρήση ενός αυτοκινήτου από τον εργαζόμενο είναι όφελος για την κατάσταση εργασίας
Ένα πλεονέκτημα της κατάστασης εργασίας, σύμφωνα με το IRS, είναι "ιδιοκτησία και υπηρεσίες που παρέχετε σε έναν υπάλληλο, έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να εκτελέσει τη δουλειά του". Το επίδομα αυτό αποκλείεται από το εισόδημα του εργαζομένου, με την προϋπόθεση ότι ο εργαζόμενος θα μπορούσε να πάρει την έκπτωση επί προσωπικής φορολογικής δήλωσης. Στην περίπτωση εταιρικού αυτοκινήτου. Θυμηθείτε, αυτή είναι μόνο η επαγγελματική χρήση του αυτοκινήτου που είναι (α) επιτρεπτή ως επιχειρηματική δαπάνη και (β) δεν φορολογείται στον εργαζόμενο ως παροχή.
Όμως, η χρήση των αυτοκινήτων από τους υπαλλήλους για προσωπικούς λόγους δεν εκπίπτει ως επιχειρηματικό έξοδο, ούτε στον εργαζόμενο ούτε στην επιχείρησή σας. Δείτε πώς λειτουργεί αυτό:
Η προσωπική χρήση ενός αυτοκινήτου εταιρείας είναι φορολογητέο επίδομα
Βασικά, οτιδήποτε δίνετε στους εργαζόμενους είναι μια φορολογητέα παροχή. Αν δίνετε σε έναν υπάλληλο τη χρήση ενός αυτοκινήτου, η προσωπική χρήση από τον υπάλληλο θεωρείται από το IRS ως μη περιουσιακό όφελος.
Η Intuit Payroll αναφέρει ότι "ένα μέρος της αξίας του αυτοκινήτου θεωρείται μέρος της συνολικής αποζημίωσης του υπαλλήλου για φορολογικούς σκοπούς." Πρέπει να εξετάσετε την αξία αυτού του οφέλους και να το δείξετε στην αμοιβή του υπαλλήλου και βεβαίως να παρακρατήσετε τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους και φόρους FICA (Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare) από το ποσό αυτό, όπως από άλλες αμοιβές και παροχές.
Αυτοκίνητα περιλαμβάνονται στην ιδιοκτησία μιας επιχείρησης
Μια τελευταία σημείωση: Τα επαγγελματικά οχήματα βρίσκονται σε ειδική κατηγορία ακινήτων για επιχειρηματικούς φόρους. Θεωρούνται εισηγμένα ακίνητα, τα οποία περιλαμβάνουν ακίνητα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο για επαγγελματικούς όσο και για προσωπικούς λόγους.
Είτε δίνετε το αυτοκίνητο σε έναν υπάλληλο είτε χρησιμοποιείτε μόνοι σας, αν το αυτοκίνητο χρησιμοποιείται για λιγότερο από 50% του χρόνου για επιχειρηματικούς σκοπούς, μπορείτε ακόμα να αφαιρέσετε την επιχειρηματική χρήση, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε σταθερή απόσβεση.
Εάν αποφασίσετε να δώσετε ένα εταιρικό αυτοκίνητο σε έναν υπάλληλο
Ας δούμε ένα παράδειγμα για να δούμε πώς όλα αυτά τα πράγματα λειτουργούν:
Η επιχείρησή σας εκμισθώνει ένα αυτοκίνητο και το δίνει στη Μαρία για χρήση για επαγγελματική οδήγηση.
Η Mary πρέπει να τηρεί καλά αρχεία για τη διάσπαση μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης και να παρέχει στην εταιρεία σας λεπτομερείς αναφορές. Για το σκοπό αυτό, ας πούμε ότι οδηγεί το 50% για τις επιχειρήσεις και το 50% για τις προσωπικές χρήσεις.
Δεν έχει σημασία ποιος οδηγεί το αυτοκίνητο, η μίσθωση είναι στο όνομα της εταιρείας, έτσι ώστε η μίσθωση να εκπέσει ως επιχειρηματικό έξοδο, αλλά μόνο στο βαθμό που χρησιμοποιείται για επιχειρηματικούς σκοπούς. (Εάν το αυτοκίνητο αγοράζεται, η απόσβεση του αυτοκινήτου είναι εκπεστέα, και πάλι μόνο για το επιχειρηματικό μέρος της χρήσης του.)
Αν αποζημιώσετε τη Μαρία για τις δαπάνες της επιχείρησής της, δεν χρειάζεται να θεωρήσετε ότι αυτή η επιστροφή είναι φορολογητέα αν έχετε ένα υπεύθυνο σχέδιο, όπως περιγράφεται παραπάνω.
Όμως, η αξία του αυτοκινήτου για τον προσωπικό χρόνο οδήγησης πρέπει να συμπεριληφθεί στο εισόδημα της Mary (και ισχύουν παρακρατήσεις). Εάν η μηνιαία μίσθωση για το αυτοκίνητο της εταιρείας Mary Drive είναι $ 500, θα πρέπει να συμπεριλάβετε 250 δολάρια το μήνα στο paycheck της.
Γιατί είναι σημαντικό να διατηρείτε καλά αρχεία για επαγγελματική χρήση
Όπως μπορείτε να δείτε από την παραπάνω συζήτηση, είναι πολύ σημαντικό ο οδηγός του εταιρικού αυτοκινήτου να διατηρεί άριστα αρχεία για να αποδείξει το ύψος της επιχειρηματικής οδήγησης.
Αυτή η απόδειξη είναι απαραίτητη:
- Έτσι μπορείτε να επιστρέψετε τα έξοδα οδήγησης των εργαζομένων και να μην τα συμπεριλάβετε στην αμοιβή του υπαλλήλου
- Για να αποδείξετε την επιχειρηματική σας χρήση, έτσι δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε αυτό το μέρος της αξίας του αυτοκινήτου στην αμοιβή των εργαζομένων,
- Έτσι μπορείτε να αφαιρέσετε περισσότερα έξοδα απόσβεσης, και
- Έτσι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερο την αξία του αυτοκινήτου για τις άλλες επιχειρηματικές σας δαπάνες.
Περισσότερες πληροφορίες στις δημοσιεύσεις του IRS
- Δημοσίευση IRS 535 - Αμοιβή Επιχειρηματικών Εξόδων
- Δημοσίευση του IRS 15-B - Φορολογικός οδηγός εργοδότη για περιθωριακά οφέλη
- Δημοσίευση του IRS 463 - Δαπάνες ταξιδιών, ψυχαγωγίας, δώρων και αυτοκινήτων
- Φορολογικό Θέμα IRS 510 - Επιχειρηματική Χρήση Αυτοκινήτου
Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο απευθύνεται μόνο σε γενικές πληροφορίες. Δεν πρόκειται για φορολογική ή νομική συμβουλή. Ελέγξτε με τους φορολογικούς και οικονομικούς σας συμβούλους προτού αρχίσετε να παραδίδετε στους εργαζόμενους τα κλειδιά στα αυτοκίνητα της εταιρείας.