Βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε το σεβασμό προς τους πελάτες και τους άλλους καλούντες
Ο τηλεφωνητής έχει γίνει ένα τυποποιημένο μέρος κάθε τηλεφωνικού συστήματος business class . Όχι μόνο θα ξέρει πώς να αφήσει ένα επαγγελματικό μήνυμα τηλεφωνητή τηλεφωνητή θετικά στην εταιρεία σας, είναι σημαντικό για την επαγγελματική εικόνα σας επίσης.
Κάθε εργαζόμενος που χρησιμοποιεί το τηλέφωνο ως μέρος της δουλειάς του θα πρέπει να γνωρίζει πώς να αφήσει ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό μήνυμα. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για νέους ή άπειρους υπαλλήλους να αφήσουν τα επαγγελματικά, ευγενικά τηλεφωνικά μηνύματα που θα επιστραφούν.
01 - Σκεφτείτε πρώτα
02 - Εισαγάγετε τον εαυτό σας
Ξεκινήστε κάθε μήνυμα τηλεφωνητή εισάγοντας τον εαυτό σας, οπότε ο παραλήπτης γνωρίζει ποιος καλεί αμέσως. Θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σας και το όνομα της εταιρείας σας. Παράδειγμα: "Αυτή είναι η Jane Doe που καλεί από την εταιρεία X για την Suzy Jones σχετικά με το λογαριασμό σας". Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να προφέρετε το όνομα του ατόμου που καλείτε, ότι δεν θέλετε να τους προσβάλλετε πριν μιλήσετε μ 'αυτούς.
03 - Μιλήστε αργά
Μιλήστε αρκετά αργά, ώστε το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα να μπορεί να ακούσει κάθε λέξη. Είναι πολύ απογοητευτικό όταν πηγαίνετε για να ανακτήσετε ένα μήνυμα μόνο για να διαπιστώσετε ότι το άλλο πρόσωπο μιλάει πολύ γρήγορα για να γίνει κατανοητό. Βεβαιωθείτε ότι αν αφήσετε έναν αριθμό επανάκλησης, επαναλάβετε το δύο φορές, έτσι ώστε το άτομο να το καταγράψει.
04 - Μιλήστε ξεκάθαρα
Μιλήστε απευθείας στο ακροστόμιο του τηλεφώνου σας με σαφή και επαρκώς διαμορφωμένο τόνο φωνής. Μην κρατάτε το τηλέφωνο ανάμεσα στο μάγουλο και τον ώμο σας έτσι ώστε το επιστόμιο να τοποθετείται από το λαιμό σας. αυτό είναι καλό κατά τη διάρκεια της κλήσης ή ενώ το τηλέφωνο κουδουνίζει στο άλλο άκρο, αλλά όχι όταν είστε συνδεδεμένοι.
05 - Κρατήστε το Σύντομο
Δεν χρειάζεται να αφήσετε κάθε λεπτομέρεια στο μήνυμα του τηλεφωνητή σας. Τα περισσότερα τηλεφωνικά συστήματα των επιχειρήσεων έχουν χρονικό όριο ενός έως δύο λεπτών για μηνύματα πριν τερματιστεί η κλήση. Αφήστε μια σύντομη περίληψη του λόγου για την κλήση σας και κλείστε με ένα αίτημα για μια επιστροφή κλήσης.
06 - Τελειώστε επαγγελματικά
Ακριβώς όπως μια επαγγελματική επιστολή επιχειρήσεων, τέλος, δίνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εάν εσείς το άτομο δεν είστε εξοικειωμένοι με εσάς ή ίσως έχετε πρόβλημα να σας τοποθετήσουμε, επαναλάβετε το όνομα και την εταιρία σας μαζί με τον καλύτερο τρόπο για να φτάσετε σε εσάς. Εάν έχετε ήδη μια ισχυρή σχέση συνεργασίας, ίσως μπορείτε να παραλείψετε να επαναλάβετε το όνομά σας, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει τον καλύτερο αριθμό για να σας καλέσει ξανά και πότε θα είστε διαθέσιμοι.
07 - Πτώση κλήσης;
Εάν πιστεύετε ότι το μήνυμα του φωνητικού ταχυδρομείου σας έπεσε από το σύστημα αυτόματου τηλεφωνητή πριν τελειώσετε, δοκιμάστε ξανά την κλήση και απομακρύνετε λέγοντας στο πρόσωπο ότι πιστεύετε ότι το προηγούμενο μήνυμα σας έχει καταργηθεί. Προσπαθήστε να το κρατήσετε σύντομο. δεν θέλετε να συναντήσετε ως παράσιτο. Απλά δηλώστε ξανά το όνομά σας και αφήστε τον αριθμό σας, με χαιρετισμό όπως "Ήθελα απλώς να είμαι σίγουρος ότι πήρατε το μήνυμά μου, ακούγεται σαν να είμαστε αποσυνδεδεμένοι.
08 - Πρακτική και δοκιμάστε τον εαυτό σας
Εάν δεν είστε βέβαιοι ή αισθάνεστε νευρικοί για να αφήσετε επαγγελματικά μηνύματα, ε, πρακτική με έναν φίλο ή έναν συνάδελφο. Αφήστε τους ένα δείγμα μηνύματος τηλεφωνητή και τους ζητήστε κριτική: Μιλάτε πολύ γρήγορα ή μήπως είναι δύσκολο να καταλάβετε; Ίσως αξίζει να αφήσετε τον εαυτό σας ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να ακούσετε πώς ακούγεται.