Πώς να κάνετε έναν προϋπολογισμό μηδενικού κόστους για την επιχείρησή σας

Ο μηδενικός προϋπολογισμός ακούγεται σαν μία από αυτές τις ιδέες που οι αρχάριοι επιχειρηματίες εισάγουν σε μια συζήτηση όταν θέλουν να εντυπωσιάσουν τους καπετάνιους της βιομηχανίας και των αγγέλων επενδυτών. Αλλά η ιδέα δεν χρειάζεται να σας τρομάξει μακριά ή να σας στείλει κρυπτογράφηση για να το χρησιμοποιήσετε σε κάθε εκδήλωση δικτύωσης. Αντ 'αυτού, καταλαβαίνετε ότι πρόκειται για μια στοιχειώδη προσέγγιση της διαχείρισης των επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις σε κάθε κλίμακα, από τις μικροεπιχειρήσεις έως τις πολυεθνικές εταιρείες, και μπορεί επίσης να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί με βιωσιμότητα .

Τι είναι ένας προϋπολογισμός μηδέν;

Ξεκινώντας από μια "μηδενική βάση" (δηλαδή, χωρίς μεταφερόμενα υπόλοιπα ή έξοδα), κάθε περίοδος στο ημερολόγιο της εταιρείας προϋπολογίζεται εξ ολοκλήρου σε σχέση με τις ανάγκες και τα κόστη για αυτήν την περίοδο. Εάν ένα μήνα, ένα τέταρτο ή κάθε χρόνο, μια περίοδος μπορεί να είναι οποιαδήποτε μέτρηση του χρόνου που λειτουργεί καλύτερα για την επιχείρησή σας.

Στην αρχή μιας νέας περιόδου, οι οικονομικές απαιτήσεις και οι δικαιολογημένες δαπάνες είναι οι βασικές εισροές για τον προϋπολογισμό της εταιρείας, ανεξάρτητα από το αν ο προϋπολογισμός ήταν υψηλότερος ή χαμηλότερος από την προηγούμενη περίοδο. Όταν ξεκινήσει η επόμενη περίοδος, επιστρέφετε στη μηδενική βάση και επαναλάβετε τη διαδικασία.

Πώς λειτουργεί?

Ο παραδοσιακός προϋπολογισμός ή ο προϋπολογισμός βάσει κόστους περιλαμβάνει τη διαχείριση εργασιών μιας επιχείρησης βάσει του προϋπολογισμού από προηγούμενες περιόδους. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αναμένει αύξηση της παραγωγής κατά 5 τοις εκατό χάρη στην προσγείωση νέου πελάτη, απλά προσθέτουν 5 τοις εκατό στον προϋπολογισμό από την προηγούμενη περίοδο.

Ο προϋπολογισμός βάσει προϋπολογισμού προϋποθέτει ότι όλες οι προηγούμενες δαπάνες παραγωγής και λειτουργίας είναι απαραίτητες και προχωρά στη διατήρηση του προϋπολογισμού για αυτές τις λειτουργίες χωρίς περαιτέρω ανάλυση.

Σε μηδενικούς προϋπολογισμούς, κάθε δαπάνη πρέπει να αιτιολογείται σε κάθε περίοδο, έτσι τα επαναλαμβανόμενα έξοδα επανεξετάζονται, κατόπιν εγκρίνονται, προσαρμόζονται ή διακόπτονται με βάση την αναγκαιότητα.

Και τα νέα έξοδα αναλύονται με την ίδια προσοχή όπως στον παραδοσιακό προϋπολογισμό, αλλά πάντοτε με την κατανόηση ότι το κόστος θα πρέπει να βελτιστοποιηθεί για αποδοτικότητα και αξία.

Για παράδειγμα, εάν είστε σολωπρένερ που εκτελεί μια δημιουργική εταιρεία χαρτιού από το σπίτι σας, μπορείτε να αποφασίσετε να εφαρμόσετε έναν μηδενικό προϋπολογισμό για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα αφού αποφασίσετε να πάρετε την επιχείρησή σας διεθνή και να πλοίο στο εξωτερικό. Μια περιοχή που μπορεί να επηρεάσει αυτό είναι το κόστος εκτύπωσης. Μετά από μια ολοκληρωμένη ανασκόπηση, συνειδητοποιήσατε ότι θα μπορούσατε να αντισταθμίσετε τα πρόσθετα έξοδα αποστολής και να συντομεύσετε τον χρόνο ανακύκλωσης αγοράζοντας δύο νέους εκτυπωτές και εκμεταλλευόμενοι την μαζική αγορά για μελάνι εκτυπωτή χάρη σε μια νέα συνεργασία με έναν τοπικό προμηθευτή. Κάθε περίοδος, θα επανεξετάσατε όλα ή τα έξοδά σας για να διαπιστώσετε εάν το κόστος δικαιολογείται στον προϋπολογισμό σας με μια πολύτιμη απόδοση της επένδυσής σας .

Πώς ξεκινάτε;

Τα βήματα για την έναρξη μιας μηδενικής μεθόδου προϋπολογισμού είναι απλά:

1. Προσδιορίστε τον στόχο σας. Ελπίζετε να αυξήσετε τα έσοδα κατά 10%; Θέλετε να μειώσετε το κόστος κατά 2%; Ο στόχος σας πρέπει να είναι μετρήσιμος και εφικτός εντός του χρονικού πλαισίου που έχετε επιλέξει.
2. Εξετάστε πώς μπορείτε να επιτύχετε αυτόν τον στόχο. Τι έχετε στο οπλοστάσιό σας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προσαρμογή του κόστους, της αποτελεσματικότητας ή των πόρων για την επίτευξη του στόχου σας;

1. Ελέγξτε τις επιλογές σας από το βήμα 2. Η υλοποίηση μιας εργασίας θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τον στόχο σας; Ή χρειάζεστε να εφαρμόσετε διάφορα μαθήματα δράσης; Και αν ναι, τα ξεδιπλώνετε ξεχωριστά με την πάροδο του χρόνου ή όλα μαζί;
2. Προτεραιώστε τα νέα σας καθήκοντα και τεκμηρίωση των αναγκαίων δαπανών για την υλοποίηση.
3. Αξιολογήστε όλα τα έξοδα και τις δαπάνες που είναι απαραίτητες για την επόμενη περίοδο σε κάθε πτυχή της επιχείρησής σας (ή το τμήμα που σκοπεύετε να προσαρμόσετε για να πετύχετε τον στόχο σας). Συμπεριλάβετε το απαραίτητο κόστος για τις νέες εργασίες που τεκμηριώσατε στο βήμα 4.
4. Εάν η αξιολόγηση πληρεί την έγκρισή σας και όλα τα έξοδα είναι δικαιολογημένα, αναλάβετε την υλοποίηση και ακολουθήστε τον προϋπολογισμό σας.
5. Στο τέλος της περιόδου, εξετάστε τις μετρήσεις σας και προσδιορίστε αν έχετε εκπληρώσει το στόχο σας. Η εφαρμογή έγινε ομαλά; Εάν έγιναν λάθη, θέλετε να προσαρμόσετε και να προχωρήσετε με τη διαδικασία στην επόμενη περίοδο; Ή να διακόψετε εντελώς τις εργασίες;

1. Ξεκινήστε από το βήμα 1 στην αρχή μιας νέας περιόδου.

Γιατί μπορεί να είναι σωστό για εσάς;

Λόγω της λεπτομερούς δομής της, ο μηδενικός προϋπολογισμός επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ενσωματώνουν νέες στρατηγικές σε μια χρονική περίοδο χωρίς τον φόβο να χάσουν τη βιωσιμότητα. Συχνά εγκαθίσταται σε μια κυλιόμενη βάση, η διαδικασία προσφέρει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων την ευκαιρία να βουτήξουν βαθιά στα σχέδια υλοποίησής τους και να αποφύγουν τις αυξήσεις του προϋπολογισμού του προϋπολογισμού, οι οποίες ενδέχεται να μην εμφανίζουν απόδοση της επένδυσης για μεγάλες χρονικές περιόδους.

Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου διαχείρισης των επιχειρήσεων είναι ότι μπορεί να μειώσει αποτελεσματικά το κόστος για τις καθημερινές εργασίες. Οι πόροι διατίθενται μόνο όταν χρειάζονται, μειώνοντας τα απόβλητα και τους πλεονασμούς, ενώ παράλληλα αυξάνεται η επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων που απαιτούν καλύτερο συντονισμό για να παραμείνουν στον προϋπολογισμό.

Γιατί δεν μπορεί να είναι σωστό για σας;

Είναι αλήθεια ότι η μέθοδος μπορεί να οδηγήσει σε μείωση του λειτουργικού κόστους για τις μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά αυτό συχνά σημαίνει ότι τα τμήματα που δεν παράγουν έσοδα μπορούν να αλλάξουν βραχυπρόθεσμα ή να υποαπασχολούνται. Όταν ορισμένες περιοχές του προϋπολογισμού σας, όπως η παραγωγή ή οι πωλήσεις, δικαιολογούν εύκολα τα έξοδά τους, άλλες απαραίτητες λειτουργίες όπως η εξυπηρέτηση πελατών ή η έρευνα και ανάπτυξη ενδέχεται να έχουν δυσκολότερο χρόνο για να δικαιολογούν τα έξοδά τους πέρα ​​από το ελάχιστο.

Ένα άλλο μειονέκτημα του μηδενικού προϋπολογισμού είναι ότι μπορεί να είναι χρονοβόρα σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό με βάση το κόστος ή τον προϋπολογισμό βάσει δραστηριοτήτων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις μεγαλύτερες εταιρείες, αλλά ισχύει και για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Η μετάβαση σε κάθε στοιχείο γραμμής κάθε περιόδου που δικαιολογεί την αναγκαιότητά της μπορεί να είναι έντασης εργασίας και μια αναποτελεσματική χρήση του χρόνου σας.

Πού μπορεί να σας πάρει;

Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, ο μηδενικός προϋπολογισμός απαιτεί να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στο τι οδηγεί την αξία στη διαδικασία σας. Αν και χρονοβόρα, είναι μια μέθοδος, όταν χρησιμοποιείται σωστά, που μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη βιωσιμότητα και ισορροπημένη ανάπτυξη.

Τελικά, κάθε επιχειρηματίας που επιλέγει να χρησιμοποιεί μηδενικό προϋπολογισμό για τις δραστηριότητές του, θα μάθει βεβαίως τη σημασία της επένδυσης χρόνου και πόρων για την καθοδήγηση της αποδοτικότητας και της αξίας της επιχείρησής τους.